પ્રતિનિધિમંડળ એ મેનેજરના કાર્યોના ભાગને અન્ય કર્મચારીઓને સ્થાનાંતરિત કરવાની પ્રક્રિયા છે. સત્તા સોંપણી: લક્ષણો, સિદ્ધાંતો અને જરૂરિયાતો

, બિઝનેસ કોચ, કોચ કન્સલ્ટન્ટ, તાલીમ વર્કશોપના મેનેજિંગ પાર્ટનર "વ્યક્તિત્વ અને કારકિર્દી"

મેનેજરે સત્તા સોંપવાનો નિર્ણય લીધો અને કાર્ય હાથ ધરનાર કર્મચારીની ઓળખ કરી લીધા પછી તરત જ પ્રતિનિધિમંડળની પ્રક્રિયા શરૂ થાય છે. આ પ્રક્રિયા અસરકારક બનવા માટે, અને તેના અંતે ઇચ્છિત પરિણામ મેળવવા માટે, જેઓ કાર્યો સેટ કરે છે તેઓએ કેટલાક નિયમોનું પાલન કરવું જોઈએ. પ્રતિનિધિમંડળના મુખ્ય મુદ્દા શું છે અને જો તેમની ઉપેક્ષા કરવામાં આવે તો શું થાય છે?

લક્ષ્ય નક્કી કરો, પરિણામ નક્કી કરો

પ્રથમ નિયમ એ છે કે શક્ય તેટલું વિશિષ્ટ રીતે ધ્યેય ઘડવો. શરૂઆતથી જ, મેનેજરે ગૌણને સ્પષ્ટપણે સમજાવવું જોઈએ કે તે કયા પરિણામની અપેક્ષા રાખે છે અને કયા સમયગાળામાં તે અપેક્ષા રાખે છે, કાર્યનું પરિણામ શું હોવું જોઈએ તે નિર્ધારિત કરવું જોઈએ (ઉદાહરણ તરીકે, નવા ગ્રાહકોને આકર્ષિત કરવા, સમયસર યોજાયેલી ઇવેન્ટ વગેરે). શું પરિણામ પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર છે તે વિશે કર્મચારીની સ્પષ્ટ સમજ એ કાર્યના યોગ્ય પ્રતિનિધિત્વ માટે જરૂરી પૂર્વશરત છે. માત્ર પ્રક્રિયાને સોંપવાનો પ્રયાસ, એટલે કે, જે કરવાની જરૂર છે તે જ ગૌણને સૂચવવાનો પ્રયાસ, તેના પરથી પરિણામની જવાબદારી સંપૂર્ણપણે દૂર કરે છે, અને તેની પ્રેરણા અને કાર્યક્ષમતા પણ ઘટાડે છે.

જ્યારે કોઈ કર્મચારીને કાર્ય-પ્રક્રિયા આપવામાં આવે છે (ઉદાહરણ તરીકે, ભાગીદાર કંપનીઓને કૉલ કરવા અને સંસ્થાના સ્પોન્સર બનવાની ઑફર કરવા માટે), વાસ્તવમાં, તેમને કહેવામાં આવે છે કે તેમણે કામના કલાકો દરમિયાન શું કરવું જોઈએ. પરંતુ પ્રવૃત્તિના પરિણામો અહીં વ્યાખ્યાયિત નથી. બીજી વસ્તુ એ છે કે જો કાર્ય પરિણામ પર "આંખ સાથે" સેટ કરવામાં આવે છે: ત્રણ ક્લાયંટ કંપનીઓને શોધવા અને તેમની સાથે કરાર કરવા. તે અત્યંત મહત્વપૂર્ણ છે કે નેતા અપેક્ષિત પરિણામો વિશે ગૌણને જાણ કરે, જેથી બાદમાં ધ્યેય તરફ આગળ વધવાની દ્રષ્ટિ હોય. અને માત્ર ત્યારે જ મેનેજર લક્ષ્ય હાંસલ કરવા માટે (પ્રાધાન્યમાં અધિકૃત કર્મચારી સાથે મળીને) એક યોજના-પ્રક્રિયા વિકસાવી શકે છે.

રશિયનમાં બે પ્રકારના ક્રિયાપદો છે - સંપૂર્ણ અને અપૂર્ણ, અને આ પ્રકારો પરિણામલક્ષી ક્રિયા (શું કરવું?) અને પ્રક્રિયા-ક્રિયા (શું કરવું?) વચ્ચે સ્પષ્ટપણે તફાવત કરે છે. આ દૃષ્ટિકોણથી, સંસ્થામાં વિકસિત જોબ વર્ણનોનું વિશ્લેષણ કરવું યોગ્ય છે: તેઓ ઘણીવાર જણાવે છે કે આ અથવા તે કર્મચારીએ શું કરવું જોઈએ, પરંતુ તેણે શું પ્રાપ્ત કરવું જોઈએ નહીં અને તેના પ્રદર્શનનું મૂલ્યાંકન કયા માપદંડ દ્વારા કરવામાં આવશે.

ધ્યેય સેટિંગનો બીજો મુખ્ય મુદ્દો સ્પષ્ટતા છે. પરીકથાના વાક્ય સમાન કાર્યો "ત્યાં જાઓ, મને ખબર નથી, ક્યાંથી લાવો, મને શું ખબર નથી" પરસ્પર ગેરસમજ તરફ દોરી જાય છે, અને કેટલીકવાર બોસ અને ગૌણ વચ્ચે સંઘર્ષ પણ થાય છે. યોગ્ય રીતે સેટ કરેલ કાર્ય સ્માર્ટ પૃથ્થકરણના માપદંડોને પૂર્ણ કરે છે, એટલે કે, ચોક્કસ (વિશિષ્ટ), માપી શકાય તેવું (માપવા યોગ્ય), પ્રાપ્ત કરી શકાય તેવું (પ્રાપ્ત કરી શકાય તેવું), વાસ્તવિક (સંબંધિત) અને સમય મર્યાદિત (સમયસર) હોવું જોઈએ. સોંપેલ અસાઇનમેન્ટના અમલીકરણ માટેની સ્પષ્ટ અને વાસ્તવિક સમયમર્યાદા "ઇચ્છા" કાર્ય ("પાનખરમાં માસ્ટર ક્લાસ રાખવાનું સરસ રહેશે") ને કાર્ય શ્રેણીમાં અનુવાદિત કરે છે - "પ્રથમ સપ્તાહમાં માસ્ટર ક્લાસ રાખવા માટે ઓક્ટોબર".

આમ, કાર્યના સાચા અને સ્પષ્ટ નિવેદન સાથે, મેનેજર પરિણામ માટેની પ્રાથમિક કાર્યાત્મક જવાબદારીને સ્થાનાંતરિત કરે છે અને કર્મચારી પાસેથી તેની સિદ્ધિ માટે પૂછી/માગણી કરી શકે છે. અને, અલબત્ત, કાર્યો અને સત્તાઓ સીધા જ મેનેજરને સ્થાનાંતરિત કરવી જરૂરી છે, અન્યથા તમને "તૂટેલા ફોન" ની અસર પ્રદાન કરવામાં આવશે.

ચુસ્ત મર્યાદામાં સ્વતંત્રતા

બીજો નિયમ એ કાર્યના પ્રદર્શનમાં ગૌણના અધિકારો અને જવાબદારીઓને સૂચવવાનો છે. કર્મચારીએ સ્પષ્ટપણે સમજવું જોઈએ કે તેણે કયા નિયમો અને ધોરણોનું પાલન કરવું જોઈએ, ધ્યેય પ્રાપ્ત કરવા માટે કયા સંસાધનો ઉપલબ્ધ છે અને કયા નિયંત્રણો સેટ કરવામાં આવ્યા છે.

આ કરવા માટે, મેનેજરે "રમતના નિયમો" - ફ્રેમવર્ક કે જેમાં કર્મચારી કાર્ય કરી શકે તે સેટ કરવું આવશ્યક છે. આ માળખામાં ગૌણની પહેલની સીમાઓ, સ્વતંત્ર નિર્ણય લેવાનો તેનો અધિકાર અને નેતૃત્વ સાથે તેના અન્ય નિર્ણયો અને ક્રિયાઓનું સંકલન કરવાની જવાબદારી નક્કી કરવી જોઈએ. પહેલનું સ્તર સામાન્ય રીતે કર્મચારીની યોગ્યતા દ્વારા નક્કી કરવામાં આવે છે. શું તે પોતે કામ કરવા સક્ષમ છે? શું તેને "ઉપરથી" સલાહ અને ગોઠવણની જરૂર છે? અથવા ગૌણનું સ્તર તેને ફક્ત ઓર્ડરનો એક્ઝિક્યુટર બનવાની મંજૂરી આપે છે? શું તેની ક્રિયાઓ પર સતત દેખરેખ રાખવાની અને સ્પષ્ટ સૂચનાઓ આપવાની જરૂર છે? આ પ્રશ્નોના જવાબો આપીને, નેતા ગૌણની ક્રિયાની સ્વતંત્રતાની ડિગ્રી અને સોંપણીની પ્રગતિ પર તેના નિયંત્રણની ડિગ્રી નક્કી કરી શકે છે.

તે જ સમયે, બીજી વસ્તુ પણ મહત્વપૂર્ણ છે - કાર્ય કરવા માટે સોંપેલ સત્તાઓનો પત્રવ્યવહાર. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, ઇચ્છિત પરિણામ હાંસલ કરવા માટે કર્મચારીને નેતા પાસેથી એટલી શક્તિ, સંસાધનો, સ્વતંત્રતા અને માહિતી પ્રાપ્ત થવી જોઈએ. જો મેનેજર ગૌણને જરૂરી બધું પ્રદાન કરતું નથી, તો પરિણામ જોખમમાં આવશે જો તે સંપૂર્ણપણે "તેના હાથ ખોલે" - કર્મચારી સત્તાનો દુરુપયોગ કરી શકે છે અને વિનાશક "પાવર ગેમ્સ" કરી શકે છે. તે આવા કિસ્સાઓમાં છે કે સેક્રેટરી અથવા ક્લોકરૂમ એટેન્ડન્ટ સંસ્થાના લગભગ મુખ્ય લોકો હોય છે, કારણ કે ડિરેક્ટર સાથે મળવાની અથવા પ્રેક્ષકો દ્વારા તેમના માટે તૈયાર કરવામાં આવેલા કાર્યક્રમમાં હાજરી આપવાની સંભાવના તેમની સદ્ભાવના પર આધારિત હોઈ શકે છે ("ટિકિટ વેચાય છે, પરંતુ ત્યાં પૂરતી સંખ્યા નથી”).

ગૌણની ફરજોના સંદર્ભમાં, તેઓએ નિયંત્રણની પદ્ધતિઓ અને કાર્યની કામગીરી પર અહેવાલ આપવાની રીતો મૂકવાની જરૂર છે. મેનેજરે નિરીક્ષકની ભૂમિકા ટાળવાની જરૂર છે અને તે જ સમયે પોતાને "ક્ષેત્રમાંથી" સમયસર અને ચોક્કસ માહિતી પ્રદાન કરવાની જરૂર છે. જવાબદારીઓમાં સલામતીના ધોરણોનું પાલન, કોર્પોરેટ નીતિશાસ્ત્રના નિયમો, કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટેની સમયમર્યાદા અને અહેવાલોના સ્વરૂપો, ધ્યેય હાંસલ કરતી વખતે ચોક્કસ પદ્ધતિઓ અને તકનીકોનું પાલન વગેરેનો સમાવેશ થઈ શકે છે. મુખ્ય બાબત એ છે કે તમામ "રમતના નિયમો", તેમજ તેમને શા માટે અવલોકન કરવાની જરૂર છે તે ગૌણ અધિકારીઓ દ્વારા સમજાયું હતું. નહિંતર, તોડફોડ ઉશ્કેરવામાં આવી શકે છે: કર્મચારીઓ તેમના દૃષ્ટિકોણથી અર્થહીન પ્રતિબંધોને અટકાવવાનો અથવા ઉલ્લંઘન કરવાનો પ્રયાસ કરશે, જ્યારે બોસ જોતા નથી.

આગળ શું પુરસ્કાર છે?

સફળ પ્રતિનિધિમંડળનો ત્રીજો નિયમ કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે પ્રેરણા પેદા કરવાનો છે. તે "લાકડી" ("તે કરવું જ જોઈએ, અન્યથા તેઓને સજા કરવામાં આવશે") અને "ગાજર" ("જો આપણે તે કરીશું, તો અમને યોગ્ય પુરસ્કાર પ્રાપ્ત થશે") હોઈ શકે છે. પ્રેક્ટિસ બતાવે છે કે જો કર્મચારીઓ કાર્ય પૂર્ણ કરવાના પરિણામોને સમજે તો તેઓ વધુ સારી રીતે કાર્ય કરે છે: તેમને કયા ઇનામની રાહ છે અને કઈ પરિસ્થિતિઓમાં, ઉકેલાયેલ કાર્ય ટીમ અને સમગ્ર સંસ્થાના પરિણામોને કેવી રીતે અસર કરશે, સેવાઓના ગ્રાહકોનું વલણ અને વધારાની આવક. એટલે કે, કર્મચારીઓએ સમજવું જોઈએ કે તેમનો ફાયદો શું છે.

કાર્યની સફળતાપૂર્વક પૂર્ણતા અને નાણાકીય પારિતોષિકો, કારકિર્દીની વૃદ્ધિ, તેમની ક્ષમતાઓને શીખવાની અને સુધારવાની તકો, બિન-સામગ્રીની ઓળખ અને પ્રોત્સાહન વચ્ચેનો સંબંધ પણ ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. માત્ર ત્યારે જ સોંપાયેલ કાર્ય-કાર્યને બોજ તરીકે નહીં, પરંતુ એક તક અને નફાકારક ઓફર તરીકે જોવામાં આવશે.

શું કર્મચારીને બધું સ્પષ્ટ છે?

ચોથો નિયમ: કર્મચારીને સોંપેલ કાર્ય, તેની શક્તિઓ અને પ્રેરણાની શરતો વિશેની સમજણ તપાસવી જરૂરી છે. અગાઉના ત્રણ નિયમોમાં સંપૂર્ણ રીતે નિપુણતા પ્રાપ્ત કર્યા પછી, મેનેજરો ઘણીવાર "ઘડિયાળોને સિંક્રનાઇઝ" કરવાની જરૂરિયાત વિશે ભૂલી જાય છે, ગૌણ પાસેથી પ્રતિસાદ મેળવે છે અને ખાતરી કરે છે કે તે બધું બરાબર સમજી ગયો છે. પરંતુ જો તેઓ ભૂલી ન જાય તો પણ, તેઓ ધ્યાનમાં લે છે કે "ચોક્કસ" પ્રશ્ન "શું બધું સ્પષ્ટ છે?" અને કર્મચારીની અનુગામી હકારાત્મક હકાર પૂરતી છે. જો કે અન્ય કયા જવાબો મોટાભાગના ગૌણ અધિકારીઓ આપી શકે છે?

ચાલો આ પરિસ્થિતિને ઉદાહરણ સાથે સમજાવીએ. એકવાર, કર્મચારીઓ માટે કાર્યની અસરકારક સેટિંગ પર સંસ્થાના ડિરેક્ટરને સલાહ આપતી વખતે, લેખના લેખકે તેમને નીચેની ભલામણ કરી. ગૌણ અધિકારીઓ સાથે વાટાઘાટો કર્યા પછી, બાદમાં તેમના કાર્યો અને મુખ્ય પ્રશ્નો લખવા જોઈએ અને, કામ શરૂ કરતા પહેલા, બનાવેલી નોંધોના આધારે, નેતા સાથે ફરીથી વાત કરવી જોઈએ. આવી પ્રેક્ટિસનો એક દિવસ દિગ્દર્શકને આંચકો આપવા માટે પૂરતો હતો: આખરે તેણે મીટિંગમાં શું બોલે છે અને તેના કર્મચારીઓ પછી શું કરવા જાય છે તે વચ્ચેનો તફાવત સ્પષ્ટપણે જોયો.

ખરેખર, બધા લોકો માહિતીને અલગ રીતે જુએ છે અને સમજે છે. જો નેતા વાટાઘાટો કરવા અને કોન્સર્ટમાં કાર્ય કરવાનો ઇરાદો ધરાવે છે, તો તેને તેના ગૌણ અધિકારીઓ પાસેથી પ્રતિસાદ પ્રાપ્ત કરવાની જરૂર છે. આ કાર્ય તેની પાસે છે! કદાચ કર્મચારી સ્પષ્ટતાવાળા પ્રશ્નો પૂછવાની હિંમત કરતો નથી, મૂર્ખ દેખાવાથી ડરતો હોય અથવા કામ શરૂ કરવાની ઉતાવળમાં હોય. સંભવ છે કે ગૌણને ખાતરી છે કે ફક્ત બોસ જ પ્રશ્નો પૂછી શકે છે.

તેથી, તે મેનેજર છે જેણે કર્મચારીને પૂછવું જોઈએ કે તે કાર્યને કેવી રીતે સમજ્યો. આ પગલું તમને સમયસર ક્રિયાઓ સુધારવા, સમજૂતી અને વાસ્તવિક કરાર પર આવવાની પરવાનગી આપશે, અને સમજણના ભ્રમને નહીં. તેનાથી વિપરિત, સોંપેલ પ્રતિસાદ વિના, ભૂલની વિલંબિત શોધ, ખોટા કામને સુધારવા માટે ચૂકવણી કરવાની ઊંચી કિંમત અને પરસ્પર નિરાશાની ખૂબ જ ઊંચી સંભાવના છે.

આધાર અને નિયંત્રણ

છેલ્લે, પાંચમો નિયમ એ છે કે કાર્યના અમલ દરમિયાન પર્યાપ્ત સમર્થન અને દેખરેખ પ્રદાન કરવી. ગૌણ દ્વારા લેવામાં આવેલા નિર્ણયો, ભૂલો અને અંતિમ પરિણામની જવાબદારી હજી પણ મેનેજરની હોવાથી, તેણે કાર્ય પૂર્ણ કરવાની પ્રક્રિયામાં સાથે રહેવું પડશે, "તેની આંગળી પલ્સ પર રાખો". આ કરવા માટે, સોંપેલ કર્મચારીઓને મળવું, કામના તબક્કાઓની પ્રગતિને નિયંત્રિત કરવી અને તેમને માહિતી અને અન્ય સંસાધનો પ્રદાન કરવા જરૂરી છે. તે મહત્વનું છે કે ગૌણ અધિકારીઓ સલાહ, મદદ અને પ્રતિસાદ માટે નેતા તરફ વળવાની તકથી વાકેફ છે. બોસ અને ગૌણ વચ્ચે, સંચાર અવરોધો વિના બાંધવો જોઈએ, ઓપરેશનલ માહિતીના મફત વિનિમયની મંજૂરી આપવી જોઈએ અને પ્રતિનિધિ અને અધિકૃત માટે એક માહિતી ક્ષેત્ર બનાવવું જોઈએ.

તે સપોર્ટ સ્ટેજ પર છે કે કર્મચારીને પ્રશિક્ષિત અને વિકસિત કરવામાં આવે છે - તે મેનેજર પાસેથી સલાહ, સંકેતો અથવા મંજૂરી મેળવી શકે છે, સમસ્યાઓ હલ કરવાના તેના દ્રષ્ટિકોણ, ક્રિયાની નવી પદ્ધતિઓ, વિચારો અને તકોની ઓફર અને ચર્ચા કરી શકે છે. બદલામાં, નેતાએ ગૌણની ક્રિયાઓ માટે રચનાત્મક અને યોગ્ય રીતે પ્રતિસાદ આપવો જોઈએ, ખાસ કરીને જો તેના તરફથી ભૂલો અને ખામીઓ થાય છે. ઉચ્ચ-ગુણવત્તાવાળા પ્રતિસાદ માટેનો મુખ્ય માપદંડ એ છે કે અધિકારીઓની પ્રતિક્રિયાએ ગૌણ અધિકારીઓને પ્રેરણા આપવી જોઈએ, અને તેમનું કાર્ય બંધ ન કરવું જોઈએ, કારણ કે ભૂલ એ કંઈક નવું શીખવાનું બહાનું છે.

સત્તા અને કાર્ય સંભાળીને, કર્મચારી (જો તેની યોગ્યતા અને પહેલનું સ્તર તેને મંજૂરી આપે છે) પણ આપેલ માળખામાં, ગણતરી કરેલ જોખમો લેવા અને ભૂલો કરવાનો અધિકાર પ્રાપ્ત કરે છે. જેઓ કંઈ કરતા નથી તેમને જ ભૂલ કરવાનો કોઈ અધિકાર નથી. જો કે, કમિશનર, એક નિયમ તરીકે, તેના નિર્ણયો અને ક્રિયાઓ માટે જ નહીં, પણ નિષ્ક્રિયતા અને તેના પરિણામો માટે પણ જવાબદાર છે. આત્યંતિક પરિસ્થિતિઓમાં આ ખાસ કરીને મહત્વપૂર્ણ છે: જ્યારે અધિકારીઓ પાસે સલાહ માટે દોડવાનો સમય નથી, ત્યારે કર્મચારીઓની યોગ્યતા અને પહેલ વિશેષ મહત્વ ધરાવે છે.

નિયંત્રણ માટે, તેનું સ્વરૂપ, સમય અને પદ્ધતિઓ કાર્ય સેટ કરવાના તબક્કે નક્કી કરવી જોઈએ, જેથી પછીથી સંબંધોમાં બિનજરૂરી તણાવ ન આવે. ક્ષુદ્ર વાલીપણું અથવા નિરીક્ષકનું પદ ફક્ત કાર્યને નુકસાન પહોંચાડે છે. તેથી, મેનેજરે શરૂઆતમાં સ્થાપિત કરવું જોઈએ કે કર્મચારી તેને કામની પ્રગતિ વિશે કેવી રીતે સૂચિત કરશે, મધ્યવર્તી પરિણામોનો સારાંશ આપતી વખતે તે, મેનેજર કઈ માહિતી પર આધાર રાખશે. તે મહત્વનું છે કે કર્મચારી નિયંત્રણની જરૂરિયાતને સમજે અને આ હેતુ માટે ઉદ્દેશ્ય માહિતી પ્રદાન કરે. તે જ સમયે, મેનેજરે તરત જ તેના ગૌણને નિયંત્રણના પરિણામોની જાણ કરવી આવશ્યક છે. જ્યારે પરિણામોનું મૂલ્યાંકન કરવાના માપદંડોમાં અત્યંત સ્પષ્ટતા હોય છે, ત્યારે આ કમિશનરોની ક્રિયાઓ અને સિદ્ધિઓની ઉત્પાદકતામાં મોટો ફાળો આપે છે.

આમ, ગુણવત્તા નિયંત્રણ, કરારોના પાલન અને મધ્યવર્તી પરિણામો વિશેની માહિતી મેળવવાના આધારે, તમને સમયસર ચળવળની દિશા અને ભૂલોને સુધારવા માટે પરવાનગી આપે છે.

શું તમે કોઈ કાર્ય પસંદ કર્યું છે? આ પ્રશ્નનો જવાબ!

તાબાના અધિકારીઓને અસરકારક રીતે સત્તાઓ અને કાર્યો સોંપવા માટે, મેનેજરે પ્રથમ સ્થાનાંતરણ માટે પસંદ કરેલ કાર્યને લગતા કેટલાક પ્રશ્નોના જવાબો આપવો જોઈએ:

• શું કરવાની જરૂર પડશે? પ્રાપ્ત કરવાનું અંતિમ પરિણામ શું છે? માર્ગમાં શું અવરોધ હોઈ શકે છે અને શું ધ્યાનમાં લેવું મહત્વપૂર્ણ છે? પરિણામ પ્રાપ્ત કરવા માટે શું પુરસ્કાર મળશે?
• WHO આ કાર્ય માટે સૌથી યોગ્ય ઉમેદવાર? કોણ મદદ કરશે? કોણ જવાબદાર છે અને બરાબર શા માટે?
• શા માટે લક્ષ્ય હાંસલ કરવું જોઈએ? શા માટે તે પ્રાપ્ત કરી શકાતું નથી? જો સમસ્યા આંશિક રીતે અથવા સંપૂર્ણપણે વણઉકેલાયેલી રહી જાય તો શું થાય છે?
• કેવી રીતે કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે સંપર્ક કરવો જોઈએ? કઈ પદ્ધતિઓ અને પદ્ધતિઓનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ? તમારે કયા નિયમો અને નિયમો પર ધ્યાન આપવું જોઈએ? હું પ્રક્રિયાને કેવી રીતે નિયંત્રિત કરીશ? હું કર્મચારીને કેવી રીતે સમર્થન અને સાથ આપીશ?
• શું વાપરવા સાથે શું અંતિમ પરિણામ પ્રાપ્ત થશે?કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે કયા સંસાધનો, માહિતી, શક્તિઓની જરૂર પડશે?
• ક્યારે શું મારે કાર્ય કરવાનું શરૂ કરવું જોઈએ? તે કેટલા સમય સુધીમાં પૂર્ણ થવું જોઈએ? મધ્યવર્તી શરતો અને પરિણામો શું હોવા જોઈએ? કર્મચારીએ મને વર્તમાન સ્થિતિ વિશે ક્યારે જાણ કરવી જોઈએ? મારે કામની પ્રગતિ ક્યારે તપાસવી જોઈએ?

પ્રતિનિધિમંડળ એ નેતૃત્વની યુરોપીયન ખ્યાલનો આધાર છે,હાર્ઝબર્ગ મેનેજમેન્ટ મોડલ તરીકે વધુ જાણીતું છે. 30 થી વધુ વર્ષોથી, મેનેજમેન્ટની આ પદ્ધતિનો સફળતાપૂર્વક વિવિધ કંપનીઓ અને સંસ્થાઓમાં ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. સફળ પ્રતિનિધિમંડળ તમને એકસાથે અનેક ધ્યેયો હાંસલ કરવાની મંજૂરી આપે છે: કાર્ય પ્રક્રિયાને ઑપ્ટિમાઇઝ કરો, ખર્ચમાં ઘટાડો કરો, લાયકાતોમાં સુધારો કરો અને કર્મચારીઓને તાલીમ આપો, સંસ્થાના કર્મચારી અનામતનો વિકાસ કરો, સંચાલકીય કૌશલ્યો અને નેતાની પોતાની કુશળતાને સુધારી શકો છો. પરંતુ મુખ્ય વસ્તુ એ છે કે પ્રતિનિધિમંડળ તેમને સોંપેલ કાર્યોના કર્મચારીઓ દ્વારા ઉચ્ચ ગુણવત્તાની કામગીરીને કારણે ઉચ્ચ પરિણામો મેળવવામાં મદદ કરે છે.

આ વિષયના વ્યવહારિક વિકાસ માટેઅમે તાલીમની ભલામણ કરીએ છીએ , પ્રતિનિધિમંડળ વિષય સહિત

ટોચના મેનેજરના હાથમાં સત્તા સોંપવું એ એક શક્તિશાળી સાધન છે. તેનો અર્થ છેએકંદરે સંસ્થાની કાર્યક્ષમતામાં સુધારો કરવા માટે, ગૌણ અધિકારીઓને કાર્યો અને સત્તાઓનું સ્થાનાંતરણ.
કમનસીબે, આપણા દેશમાં પ્રતિનિધિમંડળના થોડા સફળ ઉદાહરણો છે. અડધા નેતાઓ આ પદ્ધતિને સંપૂર્ણપણે છોડી દે છે, અન્યો આડેધડ રીતે ગૌણ અધિકારીઓ પર "કાર્યોને દોષી ઠેરવે છે". પ્રતિનિધિમંડળ પ્રત્યેનું આવું વિકૃત વલણ એ કંપનીના વિકાસમાં અવરોધ છે, કારણ કે યોગ્ય પ્રતિનિધિમંડળ મેનેજરને વ્યૂહાત્મક સમસ્યાઓ ઉકેલવા માટે સમય મુક્ત કરવાની મંજૂરી આપશે.

તમારે ક્યારે સત્તા સોંપવી જોઈએ?

ટોચના મેનેજર સમગ્ર ગૌણ વિભાગના કામ માટે જવાબદાર છે. તે સમજવું અગત્યનું છે કે સત્તાના પ્રતિનિધિમંડળ સાથે પણ, કાર્યની ગુણવત્તાની કામગીરીની જવાબદારી તેની પાસે રહે છે.
નેતાએ ત્રણ કેસોમાં તેની સત્તાઓ સોંપવી જોઈએ. પ્રથમ, જ્યારે ગૌણ તેના કરતા વધુ સારું કામ કરે છે. આ સાંકડી નિષ્ણાતોનો સમય હોવાથી, તમારી જાતને અને અન્ય લોકોને સ્વીકારવામાં ડરશો નહીં કે સામાન્ય કર્મચારીઓ તમારા કરતા કંઈક વધુ સારી રીતે સમજે છે. મુખ્ય વસ્તુ એ છે કે કર્મચારીઓની સંભવિતતાનો યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવો.
બીજું, જ્યારે મેનેજરની વ્યસ્તતા તેને ઊભી થયેલી સમસ્યાનો સામનો કરવા દેતી નથી. તમે કંપનીના ચોક્કસ વિભાગને મેનેજ કરો છો, પરંતુ કોઈ અપેક્ષા રાખતું નથી કે તમે બધા કામ જાતે કરો.
ત્રીજે સ્થાને, જ્યારે પ્રતિનિધિમંડળ નેતાને મહત્વપૂર્ણ કાર્યો કરવા માટે સમય મુક્ત કરવાની મંજૂરી આપે છે જેને તાત્કાલિક અમલની જરૂર હોય છે.

નેતાઓ શેનાથી ડરે છે?

કેટલાક મેનેજરો નીચેના કારણોસર ગૌણ અધિકારીઓને તેમની સત્તા સોંપવા તૈયાર નથી:
1) તેઓ વિચારે છે કે તેઓ વધુ સારું કરી શકે છે.ટોચના મેનેજરો વચ્ચે ખૂબ જ સામાન્ય ગેરસમજ. જો કે, તે ખતરનાક છે કારણ કે તમે તમારી તાત્કાલિક જવાબદારીઓને ભૂલીને નાની બાબતોમાં ડૂબી જશો.
2) નેતૃત્વનો અભાવ.મેનેજમેન્ટ કૌશલ્ય વિનાના મેનેજરો ક્ષણિક, વર્તમાન કાર્યોનું નિરાકરણ કરે છે અને વ્યૂહાત્મક કાર્યોના ઉકેલને બાજુ પર રાખે છે. આવા નેતા સાથે, કંપની, એક નિયમ તરીકે, "મૃત્યુ" કરવાનું શરૂ કરે છે.
3) અવિશ્વાસ.તેમના કાર્યમાં કર્મચારીઓને તેમના નેતાની ક્રિયાઓ દ્વારા માર્ગદર્શન આપવામાં આવે છે. તેના તરફથી વિશ્વાસનો અભાવ કર્મચારીઓના ભાગ પર વિશ્વાસ ગુમાવશે.
4) જોખમ લેવાનો ડર.કેટલાક મેનેજરોને ખાતરી છે કે સોંપાયેલ કાર્યો કરતી વખતે, કર્મચારીઓ પરિણામ માટે સંપૂર્ણ જવાબદારી અનુભવશે નહીં, અને પરિણામે, કાર્યક્ષમતા ન્યૂનતમ હશે.
5) નિયંત્રણ પદ્ધતિનો અભાવકાર્યના પરિણામોના વડાની સમયસર સૂચના માટે જરૂરી.

કર્મચારીઓ બોસનું કામ કેમ કરવા માંગતા નથી?

સત્તા સોંપવા માટે મેનેજરોની અનિચ્છા સાથે, કર્મચારીઓ જવાબદારીઓ લેવા માટે તૈયાર નથી. મોટા ભાગના કિસ્સાઓમાં, તેઓ જવાબદારી ટાળે છે અને તેને મર્યાદિત કરવા દલીલો પણ કરે છે. આવું થાય છે કારણ કે:
1. ગૌણ અધિકારીઓ પોતાની જાતે નિર્ણય લેવા કરતાં કોઈ ચોક્કસ સમસ્યાને કેવી રીતે હલ કરવી તે મેનેજર પાસેથી શીખવાનું પસંદ કરે છે;
2. કર્મચારીઓ તેમની ભૂલો માટે ટીકા અને સજાથી ડરતા હોય છે;
3. કર્મચારીઓમાં જરૂરી માહિતી અને સંસાધનોનો અભાવ;
4. મોટી માત્રામાં કામ, કર્મચારી વધારાના કાર્યો કરી શકતા નથી;
5. સૂચનાઓના અસરકારક અમલ માટે અપૂરતી લાયકાત;
6. વધારાની પ્રેરણાનો અભાવ વધારાના માટેકામ

વધારાના પ્રેરણા તરીકે, પગાર, પ્રમોશન, અસામાન્ય ટાઇટલ, ડિપ્લોમામાં વધારો થઈ શકે છે. અને આભાર.

અસરકારક પ્રતિનિધિમંડળ માટે 7 નિયમો

જે નેતાઓ તેમની સત્તાને અસરકારક રીતે સોંપવા માંગે છે, તેમના માટે મેં કેટલાક નિયમો ઘડ્યા છે:

નિયમ 1સોંપાયેલ કાર્યો કરવા માટે જરૂરી અને પર્યાપ્ત સત્તાના સ્તરને ગૌણ અધિકારીઓને સોંપો.

નિયમ 2કલાકાર માટે કામ ન કરો, પરંતુ જો જરૂરી હોય તો જ મદદ કરો.

નિયમ 3ખાતરી કરો કે કર્મચારીઓ કાર્યને સચોટ રીતે સમજે છે.

નિયમ 4કાર્ય માટે પ્રારંભ અને સમાપ્તિ તારીખો સેટ કરો. મોટા કાર્યોને તબક્કામાં વિભાજીત કરો.

નિયમ 5નવી જવાબદારીઓ માટે ગૌણ અધિકારીઓને તાલીમ આપો.

નિયમ 6અનધિકૃત કાર્યોને મંજૂરી આપશો નહીં, તેઓ નિયંત્રણ પદાનુક્રમ અનુસાર આવવા જોઈએ.

નિયમ 7. તમારા ગૌણ અધિકારીઓને તેમને સોંપેલ કાર્યોની અસરકારક કામગીરી માટે પ્રોત્સાહિત કરો.

સત્તા સોંપવામાં લાક્ષણિક ભૂલો

પ્રતિનિધિમંડળના નિયમોનું પાલન કરો, અને પછી તમે સામાન્ય ભૂલોને ટાળી શકશો:
સોંપણી સમજાવવામાં નિષ્ફળતા.દરમિયાન, સમસ્યાના વર્ણનની ચોકસાઈ અને સંપૂર્ણતા, તેમજ કાર્યની રચનાની ક્ષમતા, પ્રદર્શનની ગુણવત્તાને અસર કરે છે.
ઇનકાર ઉપયોગ કરવાથીપ્રતિસાદઅન્ય કર્મચારીને કાર્યો સ્થાનાંતરિત કરતી વખતે પણ, તેના અમલીકરણનું નિરીક્ષણ કરવાનું ચાલુ રાખો. ઉદાહરણ તરીકે, અભ્યાસના મધ્યવર્તી પરિણામો બતાવવા માટે પૂછો, વગેરે.
ગૌણના કામમાં અસંતોષ રહે.રચનાત્મક ટીકા અને ઉપયોગી ભલામણો વ્યક્ત કરી શકાય છે. પરંતુ પરિસ્થિતિ જે રીતે છે તેના પ્રત્યે તમારો અસંતોષ ક્યારેય વ્યક્ત કરશો નહીં, સિવાય કે તમારી પાસે તેને સુધારવા માટે ચોક્કસ સૂચનો હોય.
સત્તા ગુમાવવાનો ડર.કેટલાક ક્ષેત્રોમાં કર્મચારીઓની યોગ્યતાને ઓળખવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. અને આગલી વખતે જ્યારે તમે કહો કે તમે એકમાત્ર સાચો ઉપાય જાણો છો, તો તેઓ તમને વધુ સરળ માને છે.

શું તમે સત્તાના પ્રતિનિધિમંડળના કોઈ સફળ ઉદાહરણો જાણો છો?

આ વ્યવસ્થાપક ક્રિયાને ઘણી વખત ઘણા મેનેજરો દ્વારા ગુપ્ત ગણવામાં આવે છે. જેઓ તેને કેવી રીતે અમલમાં મૂકવું તે જાણે છે, તેઓ અન્ય કરતા વધુ વખત સંચાલકીય પ્રવૃત્તિઓમાં સફળતા પ્રાપ્ત કરે છે. મેનેજર જે તેની માલિકી ધરાવે છે તેની પાસે સારા આયોજક કહેવા માટે દરેક કારણ છે: તે હોદ્દા માટે પૂછતો નથી - તે તેને ઓફર કરવામાં આવે છે. "ગુપ્ત શસ્ત્ર" ધારકોએ મોટાભાગે કારકિર્દીનું રહસ્ય સમજી લીધું છે. પ્રશ્નમાં મેનેજમેન્ટ ક્રિયાને પ્રતિનિધિમંડળ કહેવામાં આવે છે.

પ્રતિનિધિમંડળ એ કાર્યનું એક સંગઠન છે જેમાં મેનેજર ગૌણ અધિકારીઓ વચ્ચે ચોક્કસ કાર્યોનું વિતરણ કરે છે. તેને અલગ રીતે પણ કહી શકાય: પ્રતિનિધિમંડળ એ કાર્ય અથવા ક્રિયાના ગૌણને સ્થાનાંતરણ છે જે નેતાએ આ માટે જરૂરી સત્તા સાથે હાથ ધરવું જોઈએ.

પ્રતિનિધિત્વ એ એકદમ જરૂરી ક્રિયા છે. મેનેજર ઇચ્છે કે ન ઇચ્છે, તેને ગમે કે ન ગમે, તે જાણે કે કેવી રીતે ન જાણે, જીવન તેને સોંપણી કરવા દબાણ કરે છે. આપણે કહી શકીએ કે આ એક ઉદ્દેશ્ય જરૂરિયાત છે. જો કોઈ નેતા તેના ગૌણ અધિકારીઓમાં ચોક્કસ કાર્યોનું વિતરણ કેવી રીતે કરવું તે જાણે છે, તો તેનો અર્થ એ છે કે તેણે મેનેજરની મુખ્ય આજ્ઞાઓમાંની એકમાં નિપુણતા પ્રાપ્ત કરી છે: "મારે કામનું પાલન કરવું જોઈએ નહીં, પરંતુ કાર્યએ મારું પાલન કરવું જોઈએ." પ્રતિનિધિમંડળ શા માટે જરૂરી છે? ઓછામાં ઓછા બે કારણોસર:

નેતા દ્વારા કરવા માટેના કામની દૈનિક માત્રા હંમેશા તેની શારીરિક અને અસ્થાયી ક્ષમતાઓ કરતાં વધી જાય છે: દરરોજ તેણે તેના કરતા વધુ કરવું જોઈએ, અને આ સામાન્ય છે. અને કેસોની સોંપણી, તેમના ગૌણ અધિકારીઓને કાર્યો, નેતાને વધુ પ્રમાણમાં કામ કરવાની મંજૂરી આપે છે.

સ્વાભાવિક રીતે, ગૌણ કેટલાક કામ કરવા અથવા બોસ કરતાં વધુ સારી રીતે કોઈપણ કાર્યનો સામનો કરવામાં સક્ષમ છે. આનાથી ડરવું જોઈએ નહીં, પરંતુ પ્રોત્સાહિત અને કેળવવું જોઈએ. એક સારો મેનેજર એ નથી કે જે કોઈ પણ વ્યવસાય તેના તાબાના અધિકારીઓ કરતા વધુ સારી રીતે કરી શકે, પરંતુ તે જે સંચાલન કરે છે જેથી દરેક ગૌણ પોતાનું કામ શ્રેષ્ઠ રીતે કરે.

પ્રતિનિધિમંડળ એ મેનેજમેન્ટના મુખ્ય કાર્યોમાંનું એક છે. પરંતુ આ હોવા છતાં, એવા મેનેજરો છે જે જ્યારે પણ શક્ય હોય ત્યારે પ્રતિનિધિમંડળને ટાળવાનો પ્રયાસ કરે છે. શા માટે? આ સ્થિતિ સંપૂર્ણ રીતે મનોવૈજ્ઞાનિક કારણો, ચેતનાના સ્ટીરિયોટાઇપ્સ અને ક્યારેક ડર પર આધારિત છે. તેઓ શું છે?

1. પ્રતિનિધિમંડળ- આનાથી બિનજરૂરી રસહીન કામમાંથી મુક્તિ મળી રહી છે. આ ઉપરાંત, હું મારી જાતે કરી શકું તે કામ બીજા પર લાદવું શરમજનક છે.

આ, અલબત્ત, એક ભ્રમણા છે. જો નેતા ધ્યેયો અને યોજના કેવી રીતે સેટ કરવી તે જાણે છે, તો પછી "વધારાના કાર્ય" ની વિભાવના સંપૂર્ણપણે અસ્તિત્વમાં નથી. કામ લાદવું ખરાબ છે, પરંતુ જો મેનેજરે કર્મચારીઓને કામ કરવા માટે પ્રોત્સાહિત કરવાની પદ્ધતિઓ, પદ્ધતિઓમાં નિપુણતા મેળવી લીધી હોય, તો લાદવું પ્રશ્નની બહાર છે.

2. પ્રતિનિધિમંડળ- કેસો સોંપવા, જવાબદારી ટાળવાનો આ એક માર્ગ છે, તેને ગૌણ પર ફેંકી દો .

આ સાચુ નથી! પ્રતિનિધિમંડળ એ શ્રમના વિભાજનનું એક સ્વરૂપ છે અને તે મુજબ, જવાબદારીનું વિભાજન, અને હંમેશા ઘટાડવાની દિશામાં નહીં. તમારા માટે વિચારો: કોઈ પણ સંજોગોમાં, મેનેજર એકમમાં બાબતોની સ્થિતિ માટે જવાબદાર છે, અને જ્યારે તેની જવાબદારી સોંપવામાં આવે છે, ત્યારે તે ઘટતું નથી, પરંતુ વધે છે. છેવટે, હવે તે માત્ર સમસ્યા હલ કરવા માટે જ નહીં, પણ તે વ્યક્તિ (અથવા તેના બદલે, તેની પસંદગીની શુદ્ધતા માટે) માટે પણ જવાબદાર છે જેને કાર્ય સોંપવામાં આવ્યું છે. તેથી પ્રતિનિધિમંડળ જવાબદારી ઘટાડતું નથી અને તેને રાહત આપતું નથી, પરંતુ, તેનાથી વિપરીત, મેનેજર અને કર્મચારીઓ બંનેની જવાબદારીમાં વધારો કરે છે. માર્ગ દ્વારા, આ બંને પક્ષો દ્વારા પ્રતિનિધિમંડળના પ્રતિકારનું એક કારણ છે.

3. પ્રતિનિધિમંડળમાં નવી જવાબદારીઓ લેવાનો સમાવેશ થાય છે.મારે યોગ્ય કર્મચારીની પસંદગી કરવી પડશે, તેની ક્રિયાઓને ઉત્તેજિત કરવી પડશે અને તેનું નિયંત્રણ કરવું પડશે, જરૂરી સૂચનાઓ, ખુલાસાઓ વગેરે આપવા પડશે અને કોઈપણ ગેરેંટી વિના કામ થશે. તે જાતે કરવું વધુ ઝડપી અને વધુ વિશ્વસનીય છે.

અલબત્ત, પ્રતિનિધિમંડળ સમય લે છે. પરંતુ જો તે અસરકારક રીતે હાથ ધરવામાં આવે છે, તો મેનેજર તેના કરતાં વધુ સમય જીતે છે. તેથી ઉપરોક્ત ડર એ પ્રતિનિધિત્વ કરવામાં અસમર્થતાનું પરિણામ છે, અને વધુ કંઈ નથી. છેવટે, અસરકારક રીતે સંગઠિત પ્રતિનિધિમંડળ ઘણું આપે છે. તમારા માટે ન્યાયાધીશ:

પ્રતિનિધિમંડળ એ કર્મચારીઓને પ્રોત્સાહિત કરવાનો એક માર્ગ છે.

પ્રતિનિધિમંડળ મેનેજરને કર્મચારીઓની ક્ષમતાઓ, તેમની લાયકાતનું સ્તર અને તેમની ક્ષમતા નક્કી કરવાની તક આપે છે.

અને, અંતે, પ્રતિનિધિમંડળ તમને બાકીની દૃષ્ટિ ગુમાવ્યા વિના, જૂથ A ના વ્યૂહાત્મક કાર્યો અને કાર્યોને હલ કરવા માટે સમય શોધવાની મંજૂરી આપે છે. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો અતિશયોક્તિ નહીં થાય કે આને સોંપવાની ક્ષમતા એટલે બીજાના હાથે કંઈક કરવાની ક્ષમતા એટલે કે નેતૃત્વ.

સફળ પ્રતિનિધિમંડળ માટે મનોવૈજ્ઞાનિક શરતો

પ્રથમ, ચાલો જાણીએ કે શું સોંપી શકાય છે અને શું નથી. કોઈ પણ સંજોગોમાં, તમારે સોંપણી કરવાની જરૂર છે:

નિયમિત કામ;

વિશિષ્ટ પ્રવૃત્તિઓ (એટલે ​​​​કે, તમારા કર્મચારીઓ તમારા કરતા વધુ સારી કામગીરી કરી શકે છે);

ખાનગી સમસ્યાઓનું નિરાકરણ;

પ્રારંભિક કાર્ય (પ્રોજેક્ટ્સ, વગેરે).

સામાન્ય રીતે, દરેક ચોક્કસ કેસમાં, પ્રતિનિધિમંડળની શક્યતા માટે તમારા આવનારા કોઈપણ કેસને તપાસો. અત્યંત સરળ સિદ્ધાંત દ્વારા માર્ગદર્શન મેળવો: કર્મચારીઓ જે કરી શકે તે બધું કર્મચારીઓએ કરવું જોઈએ. પ્રારંભ કરવા માટે, નીચેના પ્રકારના કામ સોંપવાની શક્યતાનું મૂલ્યાંકન કરવાનો પ્રયાસ કરો:

a) લક્ષ્યો, યોજનાઓ, કાર્યક્રમો અને પ્રોજેક્ટ્સની પ્રારંભિક રચના (પરંતુ અંતિમ મંજૂરી નહીં!) જેના પર તમારે નિર્ણયો લેવા જોઈએ;

b) તમારા પ્રોજેક્ટ્સ અને દરખાસ્તો રજૂ કરવામાં આવે છે તે મીટિંગ્સમાં તમારા બદલે ભાગીદારી.

ક્યારેયપ્રતિનિધિમંડળને આધીન નથી:

લક્ષ્ય નિર્ધારણ, વ્યૂહાત્મક મુદ્દાઓ પર અંતિમ નિર્ણય જેવા સંચાલકીય કાર્યો; પરિણામો નિયંત્રણ.

કર્મચારી પ્રેરણા.

વિશેષ મહત્વના કાર્યો.

ઉચ્ચ જોખમ કાર્યો.

અસામાન્ય, અસાધારણ કિસ્સાઓ.

વાસ્તવિક, તાકીદની બાબતો, ખુલાસો અથવા બે વાર તપાસ માટે કોઈ સમય છોડતો નથી.

ગોપનીય કાર્યો.

તેથી, જેમ તમે તમારા દિવસની શરૂઆત કરો છો, તમારી પાસેના દરેક કાર્યને સોંપવાનું વિચારો, જે સોંપવાની જરૂર છે તેને ઓળખો અને આગળ વધો.

ક્યારે સોંપવું? રોજિંદા કામની પરિસ્થિતિઓમાં - હંમેશા, જેટલી વાર અને કામનું વાતાવરણ પરવાનગી આપે છે. વધુમાં, જ્યારે કાર્યકારી પરિસ્થિતિ નોંધપાત્ર રીતે બદલાઈ ગઈ હોય અને કાર્યો અને સત્તાઓનું પુનઃવિતરણ કરવાની જરૂર હોય ત્યારે પ્રતિનિધિમંડળનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. તે થાય છે:

કર્મચારીઓની રચનામાં ફેરફાર કરતી વખતે (નવી નિમણૂક, બઢતી, બરતરફી, વગેરે);

જ્યારે વિભાગ (કંપની, વિભાગ) પુનઃસંગઠિત અથવા પુનર્ગઠન;

કટોકટીની પરિસ્થિતિઓમાં;

પ્રવૃત્તિના નવા ક્ષેત્રોના ઉદભવ અથવા યોગ્યતામાં ફેરફારની ઘટનામાં.

તે કહેવા વગર જાય છે કે પ્રતિનિધિમંડળ એ કોઈ કાર્યની સાદી સોંપણી અથવા પુનઃસોંપણી નથી, પરંતુ કાર્યની આવી સોંપણી કે જે ગૌણ અધિકારીઓની ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ (તેમજ વર્કલોડ!) સાથે સંકળાયેલ છે. સોંપણી કરતી વખતે કર્મચારીઓનો વર્કલોડ એ તમારી પ્રવૃત્તિનું સૌથી મહત્વપૂર્ણ નિયમનકાર છે.

પ્રતિનિધિમંડળના નિયમો

તમારી શક્તિઓ પ્રતિષ્ઠાના કારણોસર નહીં, પરંતુ માત્ર સારા હેતુ માટે. કારણ, તેની ઉપયોગીતા, મહત્વાકાંક્ષા નહીં, પ્રતિનિધિમંડળના માપદંડ છે.

ગૌણ અધિકારીઓનો આત્મવિશ્વાસ વધારવા માટે પ્રતિનિધિમંડળનો ઉપયોગ કરો. આ કાર્ય કરતાં ઓછું નથી, જો વધુ નહીં, તો મહત્વપૂર્ણ છે.

તમે જેને કાર્ય સોંપ્યું છે તેને ટેકો આપવા તૈયાર રહો. સૌથી સ્વતંત્ર અને સક્ષમ કર્મચારીને પણ બોસના સમર્થનની જરૂર હોય છે, જો માત્ર ખાતરી કરવા માટે કે બોસ હજી પણ તેને સ્વતંત્ર અને સક્ષમ માને છે.

ધ્યાનમાં રાખો કે, કાર્ય પ્રાપ્ત કર્યા પછી, ગૌણ કદાચ સૌથી સચોટ અને કેટલીકવાર ભૂલભરેલા નિર્ણયો ન લઈ શકે. અલબત્ત, એવા કાર્યો છે જે ભૂલ વિના ઉકેલવા જોઈએ, પરંતુ તે અન્યને સોંપવા જોઈએ નહીં.

"તૂટેલા ફોન" અસરને ટાળવા માટે રિલે લિંક્સનો ઉપયોગ કર્યા વિના સીધા જ સોંપો. મેનેજમેન્ટ માહિતીના અર્થના "વિભાજન" અને વિકૃતિના કાયદાને યાદ રાખો, જે નુકસાન કરી શકે છે.

એવા કિસ્સાઓમાં કે જ્યાં કર્મચારીઓ સોંપેલ કાર્યોના પ્રદર્શનમાં ભૂલો કરે છે, બાબતના સારને, ભૂલના સારનું ઉદ્દેશ્યપૂર્વક વિશ્લેષણ કરો, અને ગૌણના વ્યક્તિગત ગુણો, ખામીઓ અને ખોટી ગણતરીઓનું નહીં. છેવટે, અંતે તે તમે જ છો જે તેને આ સમસ્યા હલ કરવા માટે પસંદ કરે છે. તેથી કાળજીપૂર્વક ટીકા કરો, માફીની માંગ કરશો નહીં, પરંતુ ભૂલ તરફ દોરી ગયેલા કારણોની સમજૂતી અને પરિસ્થિતિને સુધારવા માટે રચનાત્મક સૂચનો.

કાર્ય અને અનુરૂપ સત્તાને ગૌણને સ્થાનાંતરિત કર્યા પછી, તેના ઉકેલના માર્ગમાં એકદમ યોગ્ય કારણ વિના દખલ કરશો નહીં, એટલે કે, જ્યાં સુધી તમે જોશો નહીં કે ગંભીર ગૂંચવણો ઊભી થઈ શકે છે.

તમારા ગૌણ અધિકારીઓ દ્વારા લેવામાં આવેલા તમામ નિર્ણયોની જવાબદારી લો, જેમને તમારી પાસેથી જરૂરી સત્તા પ્રાપ્ત થઈ છે. સફળતાના કિસ્સામાં, તેને ગૌણને આપો - કાર્યનો સીધો વહીવટકર્તા; નિષ્ફળતાના કિસ્સામાં, જવાબદારી લો. તમે ખાતરી કરી શકો છો કે તેની પ્રશંસા કરવામાં આવશે.

અને છેલ્લી વસ્તુ: જો તમે કોઈ કાર્ય કોને સોંપવું તે પસંદ કરતી વખતે ભૂલ કરવા માંગતા ન હોવ, તો સિદ્ધાંત અનુસાર કાર્ય કરો: “તમારે કોઈ કાર્ય ઇચ્છતા વ્યક્તિને નહીં, પરંતુ જે કરી શકે અને સક્ષમ હોય તેને સોંપવું જોઈએ. તેને ઉકેલવા."

જેમ તમે જોઈ શકો છો, આ ભલામણો, તેમના મહત્વ હોવા છતાં, હજી પણ એકદમ સામાન્ય છે. તેથી, ચાલો આપણે મેનેજમેન્ટ સાયકોલોજીમાં જાણીતા અસરકારક પ્રતિનિધિમંડળના નિયમો તરફ વળીએ, જે પશ્ચિમી સંશોધકો દ્વારા ઘડવામાં આવે છે.

સફળ પ્રતિનિધિમંડળ માટે વીસ માપદંડ

વહેલા સોંપો. તમારે શું અને કોને જોઈએ છે અથવા સોંપવું જોઈએ તે અંગેનો નિર્ણય, દિવસની કાર્ય યોજના તૈયાર કર્યા પછી તરત જ લો.

તમારા કર્મચારીઓની ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ અનુસાર સોંપો.

યાદ રાખો - પ્રેરણા અને ઉત્તેજના વિના પ્રતિનિધિમંડળ અશક્ય છે! પ્રતિનિધિમંડળ દરમિયાન કર્મચારીઓને પ્રોત્સાહિત કરો.

આંશિક અલગ-અલગ કાર્યોને બદલે, શક્ય તેટલું સંપૂર્ણ કાર્ય અથવા કાર્ય સોંપો.

દરેક વખતે જ્યારે તમે પ્રતિનિધિત્વ કરો છો, ત્યારે સમજાવો કે તમે એક કેસ વિશે વાત કરી રહ્યા છો કે કાયમી પ્રતિનિધિમંડળ વિશે.

સમાન કર્મચારીને સમાન કાર્યોના ઉકેલને સોંપવું વધુ સારું છે.

ખાતરી કરો કે કર્મચારી સક્ષમ છે અને કામ કરવા માટે તૈયાર છે.

સાવધ રહો, તેથી બોલવા માટે, "વિશ્વસનીયતા માટે" બે કર્મચારીઓને સમાન કામ સોંપવું કે જેઓ તેના વિશે જાણતા નથી.

કાર્ય સાથે સત્તા અને યોગ્યતા સ્થાનાંતરિત કરો (જો જરૂરી હોય તો દસ્તાવેજો પર સહી કરવાના અધિકાર સુધી).

કર્મચારીઓને સોંપતી વખતે શક્ય તેટલી ચોક્કસ અને સંપૂર્ણ રીતે સૂચના આપો. ખાતરી કરો કે સોંપાયેલ કાર્ય યોગ્ય રીતે સમજાયું છે. યાદ રાખો કે ગૌણ ફક્ત તે જ કરી શકે છે જે તમે તેને કહો છો, અને કાર્ય નક્કી કરતી વખતે તમે જે કલ્પના કરી હતી અથવા ધ્યાનમાં હતી તે નહીં ("પ્રતિસાદ અનિશ્ચિતતા" નો કાયદો).

સૂચના આપતી વખતે, ફક્ત કાર્યના સારને જ નહીં, પણ તેના અર્થ અને હેતુને પણ સમજાવવું મહત્વપૂર્ણ છે.

જો કાર્ય જટિલ અને નવું છે, તો પછી તેને સોંપતી વખતે, તમારે પાંચ-પગલાની પદ્ધતિ લાગુ કરવી જોઈએ. આ પદ્ધતિના પગલાંનો ચોક્કસ મનોવૈજ્ઞાનિક અર્થ છે:

કર્મચારી તૈયાર કરો (પ્રેરણા);

કાર્ય સમજાવો (વિગતવાર સૂચનાઓ);

કામ કેવી રીતે કરવું તે બતાવો (નમૂનો આપો);

કર્મચારીને દેખરેખ હેઠળના કાર્યની કામગીરી સોંપો અને તેની ક્રિયાઓ સુધારો;

માત્ર નિયંત્રણ છોડીને, સમગ્ર કાર્ય કર્મચારીને સ્થાનાંતરિત કરો.

સોંપાયેલ કાર્યોને વધુ સારી રીતે કરવા માટે ગૌણને વધુ વ્યાવસાયિક તાલીમ અને કારકિર્દી વૃદ્ધિની તક આપો.

કોઈપણ જરૂરી માહિતીની ઍક્સેસ પ્રદાન કરો. કર્મચારીઓ કાર્યના મહત્વને મોટા ભાગે તેઓ કેટલી સંપૂર્ણ અને સમયસર માહિતી પ્રાપ્ત કરે છે તેના આધારે નક્કી કરે છે.

યોગ્ય કારણ વગર વર્કફ્લોમાં દખલ કરવાનું ટાળો.

તે જ સમયે, ગૌણમાં વિશ્વાસ બનાવો કે મુશ્કેલીઓ અથવા સમસ્યાઓના કિસ્સામાં, તે હંમેશા તમને સલાહ અથવા સમર્થન માટે પૂછી શકે છે.

કેસ કેવી રીતે આગળ વધી રહ્યો છે તે ક્યારે, કેટલી વાર અને કયા સ્વરૂપમાં તે તમને જાણ કરશે તે વિશે કર્મચારી સાથે સંમત થાઓ.

સોંપેલ કાર્યના અંતિમ પરિણામોને નિયંત્રિત કરો અને તરત જ કર્મચારીને નિયંત્રણના પરિણામો વિશે જાણ કરો.

રચનાત્મક રીતે સફળતાની પ્રશંસા કરો અને કાર્યમાં રહેલી ખામીઓની ટીકા કરો.

સફળ પ્રતિનિધિમંડળ માટે આ માપદંડો (સિદ્ધાંતો) છે. તેમનું પાલન તમને ઘણી મુશ્કેલીઓ ટાળવા દે છે. પરંતુ અસરકારક પ્રતિનિધિમંડળના માપદંડો મેનેજમેન્ટ પ્રેક્ટિસમાં ઉપયોગમાં લેવા માટે એટલા સરળ નથી. આ કાર્યને સરળ બનાવવા માટે, નિષ્ણાતો પ્રશ્નોની સૂચિ પ્રદાન કરે છે, જેના જવાબો નેતાને ગૌણ અધિકારીઓને ચોક્કસ સૂચનાઓ આપવામાં મદદ કરશે. આ પ્રશ્નોના જવાબ પણ આપો, અને પછી કર્મચારીને સોંપણી વધુ લાયક બનાવવામાં આવશે.

શું?સામાન્ય રીતે શું કરવાની જરૂર છે? કયા આંશિક કાર્યો અલગથી કરવાની જરૂર છે? અંતિમ પરિણામ શું હોવું જોઈએ? તેમાંથી કયા વિચલનો ધ્યાનમાં લઈ શકાય? કઈ મુશ્કેલીઓની અપેક્ષા રાખવી જોઈએ?

WHO?આ કાર્ય માટે સૌથી યોગ્ય વ્યક્તિ કોણ છે? તેના અમલીકરણમાં કોણે મદદ કરવી જોઈએ?

શા માટે?આપણે આ કાર્ય અથવા પ્રવૃત્તિ શા માટે કરવી જોઈએ? તે કયા હેતુ માટે સેવા આપે છે? જો કામ સંપૂર્ણ અથવા આંશિક રીતે કરવામાં ન આવે તો શું થાય છે?

કેવી રીતે?તમારે કાર્યનો સંપર્ક કેવી રીતે કરવો જોઈએ? કઈ પદ્ધતિઓ અને અરજી કરવાની રીતો? મારે કયા નિયમનકારી દસ્તાવેજો (પ્રિસ્ક્રિપ્શનો, સૂચનાઓ) પર ધ્યાન આપવું જોઈએ? કયા અધિકારીઓ અને વિભાગોને જાણ કરવી જોઈએ? ખર્ચ શું હોઈ શકે?

શું વાપરવા સાથે?કઈ સહાયનો ઉપયોગ કરી શકાય અને થવો જોઈએ? કયા દસ્તાવેજોની જરૂર પડી શકે છે?

ક્યારે?કામ ક્યારે શરૂ કરવું જોઈએ? તે ક્યારે પૂર્ણ થવું જોઈએ? કઈ વચગાળાની સમયમર્યાદા પૂરી થવી જોઈએ? કર્મચારીએ મને પરિસ્થિતિ વિશે ક્યારે જાણ કરવી જોઈએ? મારે કાર્યની પ્રગતિ ક્યારે તપાસવી જોઈએ?

પ્રતિનિધિમંડળની ભૂલો

નિષ્કર્ષમાં, અમે પ્રતિનિધિમંડળમાં કેટલીક લાક્ષણિક ભૂલોના વિશ્લેષણ પર ધ્યાન આપવા માંગીએ છીએ. તેમને જાણવાથી તમને તમારી પોતાની પ્રતિનિધિમંડળની શૈલી વિકસાવવામાં અને તમે તેને કેવી રીતે સુધારી શકો છો.

સૂચના આપવામાં નિષ્ફળતા. ગૌણ વ્યક્તિ સૂચનાને કેવી રીતે સમજે છે તેના પર નિર્ભર છે કે તે તેના કાર્યનો સામનો કરશે કે નહીં. સૂચના:

સોંપાયેલ કેસનું મહત્વ, મહત્વ અને જવાબદારી દર્શાવે છે અને ત્યાંથી કર્મચારીને કેસ પ્રત્યે ગંભીર વલણ માટે ગુણવત્તાયુક્ત ઉકેલ માટે સુયોજિત કરે છે;

નિષ્ફળતાનું શ્રેય "મને ખરાબ રીતે સૂચના આપવામાં આવી હતી."

નકલી પ્રતિનિધિમંડળ. આ એવી સ્થિતિ છે જ્યારે તે કાર્યો, કાર્યો અને સત્તાઓ કે જે ગૌણ અધિકારીઓને તેમની સત્તાવાર ફરજોના આધારે સોંપવામાં આવે છે. આને થતું અટકાવવા અને તમે તમારી ક્રિયાઓથી તમારી જાતને બદનામ ન કરો, સોંપણી કરતા પહેલા, કર્મચારીઓની નોકરીની જવાબદારીઓથી પોતાને પરિચિત કરો. અને જો ત્યાં કોઈ ન હોય, તો તેનો વિકાસ કરો. આ ઘણા દૃષ્ટિકોણથી ઉપયોગી અને જરૂરી પણ છે. આશ્ચર્યજનક રીતે, પરંતુ સાચું: ઘણા કર્મચારીઓ તેમની નોકરીની જવાબદારીઓ સારી રીતે જાણતા નથી (અથવા માત્ર સામાન્ય રીતે જાણે છે) આવી ટીમમાં મજૂરના સંગઠન વિશે ભાગ્યે જ કોઈ ગંભીરતાથી બોલી શકે છે.

પ્રતિનિધિ પસંદગીમાં ભૂલ. કોઈ પણ વ્યક્તિ આ ભૂલથી મુક્ત નથી, જો કે, પ્રતિનિધિમંડળના નિયમોનું પાલન કરવાથી આ ભૂલની શક્યતા અને પરિણામોને ન્યૂનતમ સુધી ઘટાડશે.

ધ્યાન વ્યવસાય પર નથી, પરંતુ વ્યક્તિગત પર છે. પ્રતિનિધિમંડળ જેવી નાજુક બાબતમાં ઉદાસીનતા, સંયમ, અતિશય લાગણીશીલતા અસ્વીકાર્ય છે. અને ગૌણ અધિકારીઓ સાથે સંયમ અને સમાન સંબંધો જરૂરી છે.

વ્યક્તિગત જવાબદારી વ્યાખ્યાયિત કર્યા વિના કર્મચારીઓના જૂથને કાર્યો અને સત્તાઓનું સોંપણી.

"અધિકાર છોડવાનો" ડર. જો તમને કંઈક ખબર નથી, તો નિષ્ણાતની સલાહ લેવી વધુ સારું છે. કર્મચારીઓની વાત કરીએ તો, તમે તેમને સત્યતાપૂર્વક સ્વીકારી શકો છો કે તમને આ સમસ્યાને કેવી રીતે હલ કરવી તે ખબર નથી. આ તમારી વિશ્વસનીયતાને મજબૂત ફટકો નહીં આપે.

પ્રતિનિધિમંડળમાં સૌથી ખતરનાક ભૂલ એ છે કે ગૌણ અધિકારીઓને એકીકૃત સંચાલન કાર્ય સોંપવું. નેતા ગૌણ અધિકારીઓની પ્રવૃત્તિઓનો મુખ્ય સંયોજક છે.

તેથી, પ્રતિનિધિમંડળ એ જવાબદારી ટાળવાનો માર્ગ નથી, પરંતુ સંચાલકીય શ્રમના વિભાજનનું એક સ્વરૂપ છે, જે તેની કાર્યક્ષમતા વધારવાનું શક્ય બનાવે છે. પ્રતિનિધિમંડળ મેનેજરના કાર્યને સરળ બનાવે છે, પરંતુ અંતિમ નિર્ણય લેવાની જવાબદારીમાંથી તેને મુક્ત કરતું નથી, અને તે આ જવાબદારી છે જે કર્મચારીને નેતા બનાવે છે.

નિકોલાઈ વેરેસોવ

સ્ત્રોત: dakozlov.ru

• નેતૃત્વ અને સંચાલન

કીવર્ડ્સ:

1 -1

શુભેચ્છાઓ! દરેક વ્યક્તિએ સત્તાના પ્રતિનિધિમંડળ વિશે સાંભળ્યું જ હશે. દરેક વ્યક્તિ જાણે છે કે સક્ષમ પ્રતિનિધિમંડળ તમને કંપનીની કાર્યક્ષમતામાં નોંધપાત્ર વધારો કરવાની મંજૂરી આપે છે. ડઝનબંધ પુસ્તકો અને સેંકડો તાલીમ સેમિનાર તમને શીખવે છે કે કેવી રીતે યોગ્ય રીતે પ્રતિનિધિત્વ કરવું.

પરંતુ કેટલાક કારણોસર, અત્યાર સુધી, રશિયામાં "ઓથોરિટીનું પ્રતિનિધિત્વ" વિચિત્ર અને કંઈક "અમૂર્ત" અને વૈકલ્પિક માનવામાં આવે છે.

આજે આપણે ફરી એકવાર સત્તાનું પ્રતિનિધિત્વ શું છે, તેના ગુણદોષ સાથે, તે શા માટે જરૂરી છે અને નેતાઓ અન્ય કરતા વધુ વખત કઈ ભૂલો કરે છે તે વિશે વાત કરીશું.

સૌથી અસરકારક નેતા, ઉદ્યોગપતિ અથવા કુટુંબના વડા પણ વ્યક્તિગત રીતે તમામ બાબતોને સંભાળી શકતા નથી. આપણામાંના દરેક પાસે દિવસમાં માત્ર 24 કલાક હોય છે. કામનો સમય “ટર્નઓવર” અને રૂટિન પર ખર્ચી શકાય છે, અથવા તમે મહત્વપૂર્ણ અને નોંધપાત્ર કાર્યોમાં ખર્ચ કરી શકો છો.

તેથી તાર્કિક નિષ્કર્ષ: મોટાભાગની સત્તાઓ અમલ માટે અન્યને સોંપવામાં આવી શકે છે અને હોવી જોઈએ (!). કર્મચારીઓ વચ્ચે કાર્યોની યોગ્ય વહેંચણીને પ્રતિનિધિમંડળ કહેવામાં આવે છે. પ્રતિનિધિમંડળની બીજી વ્યાખ્યા એ કાર્યના ગૌણને ટ્રાન્સફર છે જે મેનેજરે પૂર્ણ કરવાનું હતું.

તે સાબિત થયું છે કે જે વ્યક્તિ યોગ્ય રીતે પ્રતિનિધિત્વ કેવી રીતે કરવું તે જાણે છે તે અન્ય કરતા વધુ વખત અને ઝડપથી વ્યવસ્થાપક પ્રવૃત્તિમાં સફળતા પ્રાપ્ત કરે છે.

નૉૅધ! આ કર્મચારીઓની સીધી ફરજો વિશે નથી! સોંપણી એ વધારાના કાર્યો અને સત્તાઓ છે (મોટાભાગે એક વખત).

શા માટે પ્રતિનિધિ?

અધિકારો અને સત્તાઓનું સક્ષમ પ્રતિનિધિમંડળ એક સાથે અનેક સમસ્યાઓનું નિરાકરણ લાવે છે.

• મેનેજરને નજીવી બાબતો પર સમય બગાડવા નહીં, પરંતુ મહત્વપૂર્ણ પ્રોજેક્ટ્સ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે

નેતાએ તેના વ્યવસાયની તમામ વિગતોમાં "તેનું નાક" ન નાખવું જોઈએ. અને તેથી પણ વધુ, તેણે દરેક કર્મચારીના કામની નાની વિગતોમાં ધ્યાન આપવું જોઈએ નહીં. તેમનું કાર્ય કંપનીનો વ્યૂહાત્મક વિકાસ અને એકંદર નિયંત્રણ છે. તેથી, તમામ "ટર્નઓવર" (જટિલ અને અસામાન્ય પણ) અન્ય કોઈને સોંપવામાં આવી શકે છે અને જોઈએ.

• એકંદર કાર્ય ઉત્પાદકતા વધે છે

તાત્કાલિક ફરજો ઉપરાંત, દરેક કર્મચારી પાસે "ઘોડો" હોય છે - તે અન્ય કરતા વધુ સારી રીતે શું કરી શકે છે. કોઈપણ વસ્તુ "ઘોડો" હોઈ શકે છે: કોર્પોરેટ પક્ષોનું સંગઠન, સંઘર્ષનું નિરાકરણ અથવા ગ્રાહકો સાથે ઇલેક્ટ્રોનિક પત્રવ્યવહાર.

જો દરેક કર્મચારી ફક્ત "તેમના" કાર્યો કરે છે, તો ટીમ શક્ય તેટલી અસરકારક રીતે કાર્ય કરશે.

• તંદુરસ્ત મનોવૈજ્ઞાનિક વાતાવરણ બનાવે છે

કર્મચારી વ્યવસ્થાપનના નિષ્ણાતો અધિકારીઓના પ્રતિનિધિમંડળને કર્મચારીઓની બિન-ભૌતિક પ્રેરણાના સાધનોમાંનું એક માને છે. ગૌણ અધિકારીઓને મહત્વપૂર્ણ અને રસપ્રદ કાર્યો સોંપીને, નેતા તેમને તેમના મહત્વનો અહેસાસ કરાવે છે અને સામાન્ય હેતુમાં યોગદાન આપે છે.

• "વ્યાવસાયિક યોગ્યતા" માટે ગૌણ પરીક્ષણો

અસરકારક પ્રતિનિધિમંડળના પરિણામો તમને આશાસ્પદ કર્મચારીઓને ઓળખવા દે છે. તેમનું પ્રમોશન અને કારકિર્દી વૃદ્ધિ ભવિષ્યમાં કંપનીની કાર્યક્ષમતામાં વધારો કરશે.

પ્રતિનિધિમંડળ કાર્ય સેટિંગથી કેવી રીતે અલગ છે?

સમસ્યાનું નિવેદન એ એક સંકુચિત ખ્યાલ છે. તે શુ છે? મેનેજર ગૌણ અધિકારીઓ માટે કાર્ય સેટ કરે છે (નિયમ તરીકે, તેમની સત્તાવાર ફરજોના માળખામાં) અને તે છે ... બસ. કર્મચારીઓ તેને કેવી રીતે હલ કરશે તે તેમની સમસ્યા છે.

પ્રતિનિધિમંડળનો ઉદ્દેશ્ય કેટલાક કાર્યોને પોતાની પાસેથી દૂર કરીને અન્યને શિફ્ટ કરવાનો છે. તે જ સમયે, પ્રતિનિધિમંડળનો સાર એ કાર્યને "તેની સંપૂર્ણતામાં" સ્થાનાંતરિત કરવાનો છે: કાર્ય સેટ કરવા અને બ્રીફિંગથી લઈને પરિણામોની જાણ કરવા સુધી.

પ્રતિનિધિમંડળના ફાયદા અને ગેરફાયદા

અલબત્ત, પ્રતિનિધિમંડળના તેના ગુણદોષ છે. પરંતુ નિષ્પક્ષતામાં, હું નોંધું છું કે ગેરફાયદા ફક્ત ખોટા પ્રતિનિધિમંડળ સાથે જ દેખાય છે.

પ્રતિનિધિમંડળનો લાભ

• કર્મચારીઓને તાલીમ આપે છે અને વિકાસ કરે છે
• સમગ્ર એન્ટરપ્રાઇઝના વિકાસમાં ફાળો આપે છે
• એક ટીમ બનાવે છે અને આશાસ્પદ કર્મચારીઓની પસંદગી કરે છે
• મેનેજરના કામના સમયને બચાવે છે, જે તે વધુ મહત્વપૂર્ણ કાર્યોને ઉકેલવામાં ખર્ચ કરી શકે છે
• નેતૃત્વ કુશળતાને તીવ્ર બનાવે છે
• તમને તમામ ક્ષેત્રોમાં કર્મચારીઓની "કુશળતા" વધારવાની મંજૂરી આપે છે
• સ્ટાફને બિન-ભૌતિક રીતે પ્રોત્સાહિત કરે છે. સત્તા સોંપીને, તમે મૂલ્યવાન કર્મચારીઓને પ્રમોટ કર્યા વિના જાળવી શકો છો
• મેનેજમેન્ટ અને સમગ્ર કંપની પ્રત્યે કર્મચારીઓની વફાદારી વધે છે
• "ક્ષેત્ર" પરિસ્થિતિઓમાં કર્મચારીઓની ક્ષમતાઓ અને લાયકાતોનું મૂલ્યાંકન કરવાની તક પૂરી પાડે છે
• કર્મચારીઓની સ્વાયત્તતા વધે છે

પ્રતિનિધિમંડળના વિપક્ષ

• તમે 100% ખાતરી કરી શકતા નથી કે સત્તા સોંપવાની પ્રક્રિયા ઇચ્છિત પરિણામ તરફ દોરી જશે. જો તમે ફોર્મેટના મેનેજરના છો "જો તમારે કંઈક સારું કરવું હોય, તો તે જાતે કરો", તમારા માટે કોઈની સાથે "શેર" કરવું મુશ્કેલ બનશે.

• વિપરીત પરિસ્થિતિ: તમને ડર છે કે ગૌણ તમારા કરતા વધુ સારી રીતે કાર્યનો સામનો કરશે. કર્મચારીઓ આ અનુભવે છે અને "રિવર્સ ડેલિગેશન" મોડ ચાલુ કરે છે, જ્યારે "તમારા વિના કોઈ રસ્તો નથી" ના બહાના હેઠળ કાર્ય મેનેજરને પાછું પાછું આપવામાં આવે છે. આ રીતે, ગૌણ અધિકારીઓ "વધારાના" કામમાંથી છૂટકારો મેળવે છે. અને નેતાને તેની અનિવાર્યતાની પુષ્ટિ મળે છે
• તમારે તમારા ગૌણ અધિકારીઓ પર વિશ્વાસ કરવો પડશે. ખરેખર, જવાબદારીની સાથે, તેમને સત્તાઓ પણ આપવામાં આવશે (ઉદાહરણ તરીકે, ગોપનીય માહિતીની ઍક્સેસ અને દસ્તાવેજો પર સહી કરવાનો અધિકાર)

પ્રતિનિધિમંડળના લક્ષ્યો

પ્રતિનિધિમંડળના ત્રણ હેતુઓ છે:

• સંસ્થામાં કાર્યક્ષમતામાં વધારો થાય
• મેનેજમેન્ટ પરનો બોજ ઓછો કરો
• સ્ટાફની વ્યસ્તતામાં વધારો

પ્રતિનિધિમંડળનું મહત્વ

પ્રતિનિધિમંડળ શા માટે એટલું મહત્વનું છે?

સૌપ્રથમ, નેતા એક દિવસમાં "પચાવી" શકે તેટલું કામ હંમેશા તેની ક્ષમતાઓ કરતાં વધી જાય છે. દરરોજ તેણે તેના કરતા વધુ કરવું જોઈએ. ઓથોરિટીનું પ્રતિનિધિત્વ તમને દિનચર્યામાંથી "અનલોડ" કરવાની અને અગ્રતાના કાર્યો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.

બીજું, કોઈપણ અનુભવી કલાકાર લીડર કરતાં વધુ સારી રીતે કામ કરી શકે છે. આ સામાન્ય છે અને તેને પ્રોત્સાહન આપવું જોઈએ.

બ્રાયન ટ્રેસી કહે છે, "જો કોઈ કર્મચારી 70% કાર્ય પૂર્ણ કરી શકે છે, તો તેને સમગ્ર કાર્ય સોંપવામાં આવી શકે છે."

સત્તાના પ્રકારો અને સંચાલનનું કેન્દ્રીકરણ

સત્તા શું છે? તેના લક્ષ્યોને પ્રાપ્ત કરવા માટે કંપનીના સંસાધનોનો ઉપયોગ કરવાનો અધિકાર છે.

અધિકૃતતા બે પ્રકારના હોય છે:

• રેખીય. સત્તાઓ "સાંકળ" સાથે ચીફથી ડેપ્યુટી સુધી, ડેપ્યુટીથી ડિપાર્ટમેન્ટના વડા અને નીચે અંતિમ વહીવટકર્તાને સ્થાનાંતરિત કરવામાં આવે છે.
• સ્ટાફ. એક ઑફ-સિસ્ટમ ઉપકરણ જે તમને રેખીય માળખાના કાર્યને નિયંત્રિત કરવા, સલાહ આપવા અને પ્રભાવિત કરવાની મંજૂરી આપે છે.

સત્તાના પ્રકાર પર આધાર રાખીને, બે પ્રકારના મેનેજમેન્ટને અલગ પાડવામાં આવે છે.

કેન્દ્રિય નિયંત્રણ સિસ્ટમ

કેન્દ્રિય પ્રણાલીમાં, ટોચનું મેનેજમેન્ટ મોટાભાગના નિર્ણયો લે છે (સૌથી નાના અને સૌથી નિયમિત પણ). આવી રચનાઓમાં, "ડાબી તરફ એક પગલું, જમણી તરફ એક પગલું ફાયરિંગ ટુકડી દ્વારા સજાપાત્ર છે."

ઉદાહરણ: કેટલીક કંપનીઓમાં કોલ સેન્ટર ઓપરેટરો માટે હાર્ડ સ્પીચ મોડ્યુલ. ગ્રાહકો સાથેની વાતચીતના રેકોર્ડિંગ્સ ફરજિયાત સાંભળવાને આધીન છે. વાતચીતની પેટર્નમાંથી સહેજ વિચલન પર, કર્મચારીને દંડ કરવામાં આવે છે.

વિકેન્દ્રિત નિયંત્રણ સિસ્ટમ

વિકેન્દ્રિત પ્રણાલીમાં, મેનેજરના કાર્યો એટલા સખત રીતે નિશ્ચિત નથી. તેમની પાસે મુખ્ય ધ્યેય છે અને તેને હાંસલ કરવાની ભલામણ કરેલ રીતો છે. બાકીનું બધું કલાકારના વિવેકબુદ્ધિ પર છે.

સમાન કોલ સેન્ટરનું ઉદાહરણ લેતા, વિકેન્દ્રિત પ્રણાલીમાં, કર્મચારીઓને ગ્રાહક સાથે તેઓને ગમે તે રીતે વાતચીત કરવાની મંજૂરી આપવામાં આવે છે. પરંતુ મૈત્રીપૂર્ણ સ્વરમાં, નમ્રતાપૂર્વક અને બોલચાલના અભિવ્યક્તિઓ વિના. મેચિંગ સિદ્ધાંત શામેલ છે. કર્મચારીઓનું મુખ્ય કાર્ય ગુણવત્તાયુક્ત સેવા અને સંતુષ્ટ ગ્રાહકો છે. આવા મોડેલમાં, નિર્ણયોનો "સિંહનો" હિસ્સો વહીવટકર્તા દ્વારા સ્થળ પર જ લેવામાં આવે છે.

અધિકાર કેવી રીતે યોગ્ય રીતે સોંપવો?

અહીં સત્તા સોંપવાના મૂળભૂત નિયમો છે:

• કાર્યનું ચોક્કસ પરિણામ હોવું આવશ્યક છે.

ગૌણને કાર્ય સોંપતી વખતે, અંતિમ પરિણામ તરત જ સ્પષ્ટપણે સૂચવો. તેના સુધી પહોંચ્યા પછી જ કાર્ય પૂર્ણ ગણી શકાય. ઉદાહરણ તરીકે: “સમગ્ર રૂપે વેચાણ વિભાગના પરિણામો અને 2017 માટે દરેક કર્મચારી માટે રિપોર્ટ તૈયાર કરો (રુબેલ્સમાં વેચાણ, વ્યવહારોની સંખ્યા અને નવા ગ્રાહકો, સરેરાશ વ્યવહારની કિંમત, પૂર્ણ થયેલ યોજનાની ટકાવારી).

• અમે પ્રતિનિધિમંડળની જવાબદારી, સમય અને સ્તર નક્કી કરીએ છીએ

પ્રતિનિધિમંડળના કુલ પાંચ સ્તરો છે: "સૂચનાઓનું કડક પાલન" થી "કાર્ય કરવાની સંપૂર્ણ સ્વતંત્રતા" સુધી.

• ગૌણ સાથે ચર્ચા કરવી

ચર્ચામાં સત્તા સોંપવાના ત્રણ નિયમો. તમારે ખાતરી કરવાની જરૂર છે કે કર્મચારી:

1. તેમને સોંપેલ કાર્યને યોગ્ય રીતે સમજ્યા
2. તેને સમયસર પૂર્ણ કરવા માટે તૈયાર
3. સમસ્યાના પ્રસ્તાવિત ઉકેલ સાથે સંમત થાઓ અથવા વૈકલ્પિક ઓફર કરી શકો

• અધિકારની ડિગ્રીને યોગ્ય રીતે "માપ" કરો

પ્રતિનિધિમંડળમાં, ગૌણને તેટલી સત્તા આપવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે જેટલી તેને ચોક્કસ કાર્ય ઉકેલવા માટે જરૂરી છે. વધુ નહીં, ઓછું નહીં.

જો તમે "ઓવરસલ્ટ" કરો છો - તો કર્મચારી તેની સત્તાવાર સ્થિતિનો દુરુપયોગ કરી શકે છે. જો "અન્ડરસોલ્ટેડ" - તે સમસ્યાને અસરકારક રીતે હલ કરી શકશે નહીં. જ્યારે ગૌણને સંવેદનશીલ માહિતીની ઍક્સેસની જરૂર હોય ત્યારે આ ખાસ કરીને સાચું છે.

• નીચલા સ્તરના કર્મચારીઓ વિગતો સારી રીતે જાણે છે

ડાયરેક્ટ પર્ફોર્મર્સ હંમેશા ચોક્કસ પ્રક્રિયાની સૂક્ષ્મતા અને વિગતો સારી રીતે જાણે છે. તેથી, તેમને "સંકુચિત" કાર્યો સોંપવું વધુ સારું છે.

પ્રતિનિધિમંડળનું ઉદાહરણ. તમે એક નાની કોફી શોપના માલિક છો. અમે ઉત્પાદનોની શ્રેણીને વિસ્તૃત કરવાનું અને આઉટલેટની સ્પર્ધાત્મકતા વધારવાનું નક્કી કર્યું. ગ્રાહકની વિનંતીઓ પરની સૌથી સચોટ અને અદ્યતન માહિતી તમને... એક બરિસ્ટા એટ ધ પોઈન્ટ દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવશે. છેવટે, દરરોજ તે તેમની ફરિયાદો અને ઇચ્છાઓ સાંભળે છે.
માર્ગ દ્વારા, પ્રતિનિધિમંડળના આ સિદ્ધાંતનું હંમેશા ઉલ્લંઘન કરવામાં આવે છે. બોસ ડેપ્યુટીને કાર્ય આપે છે, તે તેના સહાયકને "ફૂટબોલ" કરે છે, અને તેથી જાહેરાત અનંત. એક લાક્ષણિક ઉદાહરણ આર્મી અથવા કોઈપણ સિવિલ સર્વિસ છે, જ્યાં કોઈપણ કાર્ય ઉપરથી નીચે સુધી સાંકળને "નીચે જાય છે".

• પ્રતિનિધિમંડળનો પ્રચાર

દરેક વ્યક્તિને ખબર હોવી જોઈએ કે તમે કોઈને વેચાણ વિભાગના પરિણામો પર આંકડા એકત્રિત કરવા માટે કહ્યું છે. નિખાલસતા ગેરસમજ દૂર કરશે અને પ્રતિનિધિમંડળની કાર્યક્ષમતામાં વધારો કરશે.

• પ્રતિનિધિત્વ માત્ર "કચરો" જ નહીં

તમે સતત અન્ય લોકોને અપ્રિય અથવા "ગંદા" કામ સોંપી શકતા નથી. તે સાબિત થયું છે કે આ અભિગમ સમગ્ર ટીમની કાર્યક્ષમતામાં મોટા પ્રમાણમાં ઘટાડો કરે છે. સમયાંતરે તે "સારા" કાર્યો સાથે ગૌણ અધિકારીઓને સોંપવા યોગ્ય છે: સર્જનાત્મક, રસપ્રદ અને અર્થપૂર્ણ.

• "યોગ્ય" પ્રેરણા

કર્મચારીઓ માટે વધુ અને વધુ નવા કાર્યોને સતત "લોડ" કરવા માટે તે પૂરતું નથી. તેઓને પ્રોત્સાહિત કરવાની જરૂર છે! "સાચી" પ્રેરણા તેમની વફાદારી અને તેમની કામગીરી બંનેમાં વધારો કરે છે.

સત્તાના પ્રતિનિધિમંડળના સ્તરો અને પ્રકારો

પ્રતિનિધિમંડળની "ઊંડાઈ" અને તબક્કાઓ કર્મચારીની પરિપક્વતાની ડિગ્રી પર સીધો આધાર રાખે છે.

• પરિપક્વતાનું નીચું સ્તર. આમાં બિનઅનુભવી કર્મચારીઓ અને અસુરક્ષિત લોકોનો સમાવેશ થાય છે. તમારે સ્પષ્ટ સૂચનાઓ અને નિયમિત દેખરેખ સાથે તેમને સત્તા સોંપવાની જરૂર છે.
• પરિપક્વતાનું સરેરાશ સ્તર. કર્મચારી કરી શકતો નથી, પરંતુ સારી રીતે કામ કરવા માંગે છે (તેમાં ફક્ત જરૂરી કુશળતા અને ક્ષમતાઓનો અભાવ છે). અહીં ચોક્કસ સૂચનાઓ આપવી પણ મહત્વપૂર્ણ છે. અને પ્રતિભાવ આપવા અને ઉત્સાહ જાળવી રાખવાની ખાતરી કરો.
• સાધારણ ઉચ્ચ સ્તર. કર્મચારી કાર્ય પૂર્ણ કરવામાં તદ્દન સક્ષમ છે. પરંતુ કેટલાક કારણોસર, તે અસરકારક રીતે કામ કરવા માંગતો નથી. આ સ્તરે, કારણ સમજવું મહત્વપૂર્ણ છે.

સમાન સમસ્યાને ઉકેલવા માટે, નીચેની પદ્ધતિઓમાંથી એક લગભગ હંમેશા મદદ કરે છે:

• સમસ્યાના ઉકેલ માટે સાધનોની પસંદગીમાં સ્વતંત્રતા પ્રદાન કરો
• રસપ્રદ અને અર્થપૂર્ણ સત્તાઓ સોંપો
• કર્મચારીઓને નિર્ણય લેવામાં સામેલ કરો

• પરિપક્વતાનું ઉચ્ચ સ્તર. કર્મચારી સક્ષમ અને કામ કરવા માટે તૈયાર છે. અહીં બધું સ્પષ્ટ છે. તેને તે સત્તાઓ સુરક્ષિત રીતે સોંપી શકાય છે જેની સાથે તે સંભાળી શકે છે.

સત્તાના સ્થાનાંતરણમાં મુખ્ય ભૂલો

પ્રતિનિધિમંડળનો સુવર્ણ નિયમ: "તમારે કોઈ કાર્ય કોઈને સોંપવું જોઈએ નહીં, પરંતુ તે વ્યક્તિને સોંપવું જોઈએ જે તેને હલ કરવામાં સક્ષમ હોય."

મેનેજરની લાક્ષણિક ભૂલો:

1. એ હકીકત પર વિશ્વાસ કરો કે ગૌણ તમારા વિચારો વાંચી શકે છે. આ, કમનસીબે, કોઈને આપવામાં આવતું નથી. તેથી, જ્યારે કોઈને કોઈ કાર્ય સોંપવામાં આવે છે, ત્યારે તેને શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ અને વિશિષ્ટ રીતે બનાવો.
2. કલાકારને નિર્ણય લેવામાં જે સમય લાગશે તેને ઓછો અંદાજ આપો. ઘણા કોચ હંમેશા થોડા દિવસો "અનામતમાં" રહેવાની ભલામણ કરે છે (ફોર્સ મેજેર, એડજસ્ટમેન્ટ અને રિફાઇનમેન્ટ માટે). કહો, જો 20 માર્ચ સુધીમાં રિપોર્ટની જરૂર હોય, તો 15 માર્ચે કોન્ટ્રાક્ટરને તેની જાહેરાત કરો.
3. દરેક પગલા પર નિયંત્રણ રાખો. મોટાભાગના નેતાઓ આ ભૂલ કરે છે. કર્મચારીના "આત્મા પર ઉભા રહેવું" શા માટે અશક્ય છે? પ્રથમ, તે વ્યવહારુ નથી. ખરેખર, આ કિસ્સામાં, તમે કાર્ય પર જેટલો સમય નિયંત્રણ પર પસાર કરશો. બીજું, ચુસ્ત નિયંત્રણ ગૌણ અધિકારીઓને અસરકારક રીતે કામ કરવાની ઇચ્છાથી સંપૂર્ણપણે નિરાશ કરે છે.
4. કલાકારને તેની જવાબદારીની "ઊંડાઈ" નો અવાજ ન આપો. જો કોઈ જૂથને કાર્ય સોંપવામાં આવે તો આવી ભૂલ પ્રતિનિધિમંડળની સંપૂર્ણ અસરને નષ્ટ કરે છે. કર્મચારીઓ સ્વેચ્છાએ એકબીજા પર જવાબદારી શિફ્ટ કરે છે.
5. ગૌણને તેની પોતાની નોકરીની જવાબદારીઓ સોંપો. વિચિત્ર રીતે, પરંતુ ઘણા કર્મચારીઓને (તેમજ તેમના નેતાઓ) સામાન્ય રીતે તેઓ શું સમાવે છે તેનો થોડો ખ્યાલ નથી!

શું સોંપી શકાય?

અભ્યાસો દર્શાવે છે કે મેનેજરના 80% જેટલા કાર્યો સોંપી શકાય છે. સંક્ષિપ્તમાં:

• નિયમિત કામ
• વિશિષ્ટ પ્રવૃત્તિ (જેમાં ગૌણને નિષ્ણાત ગણવામાં આવે છે)
• પ્રારંભિક કાર્ય (ઉદાહરણ તરીકે, સ્પર્ધકોનું પ્રારંભિક વિશ્લેષણ, પ્રોજેક્ટ તૈયારી)
• ખાનગી પ્રશ્નો (એકવાર)

શું સોંપી શકાતું નથી?

દરેક નિયમમાં અપવાદો છે. ગૌણ અધિકારીઓને શું સોંપવું જોઈએ નહીં, પરંતુ હંમેશા તમારા દ્વારા કરવું જોઈએ?

• કર્મચારીઓની ભરતી અને બરતરફ

નાની કંપનીમાં, કર્મચારીઓના તમામ મુદ્દાઓ ફક્ત વડા દ્વારા જ નક્કી કરવા જોઈએ. મોટામાં - અનુરૂપ વિભાગ અને બીજું કોઈ નહીં.

• વ્યૂહાત્મક આયોજન

અલબત્ત, નેતાએ તેના કર્મચારીઓના અભિપ્રાયમાં રસ લેવો જોઈએ અને કંપનીના ફાયદા માટે સૌથી સફળ વિચારો / વિચારો / ટિપ્પણીઓનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ. જો કે, ફક્ત વ્યવસાયના માલિક જ કંપનીના વિકાસ માટે વ્યૂહાત્મક દિશા નિર્ધારિત કરી શકે છે.

• ઉચ્ચ સ્તરના જોખમ સાથે ગંભીર કાર્યો

સમય-સમય પર તમારે એવી સમસ્યાઓ ઉકેલવી પડે છે જે કંપનીના પરિણામો અથવા સંભાવનાઓ પર ગંભીર અસર કરી શકે છે. તેમને જાતે કરવું પણ વધુ સારું છે.

• કંપની તરફથી કૃતજ્ઞતા

જો કોઈ કર્મચારી (અથવા વિભાગ) કંપની વતી આભારને પાત્ર હોય, તો તે વ્યક્તિગત રીતે અને "સાક્ષીઓ સાથે" હાથ ધરવામાં આવવું જોઈએ.

પ્રતિનિધિમંડળના રહસ્યો

1. કાર્યને સંપૂર્ણ રીતે સોંપવાનો પ્રયાસ કરો, ભાગોમાં નહીં. દરેક કર્મચારી (કોઈપણ હોદ્દા પર) પાસે ઓછામાં ઓછું એક "કામનો આગળનો ભાગ" હોવો જોઈએ, જેના માટે તે સંપૂર્ણપણે જવાબદાર છે.
2. ચર્ચાને પ્રોત્સાહિત કરો. જો ગૌણ વ્યવસ્થાપન સાથે સીધો સંવાદ કરી શકે છે અને તેના વિચારો રજૂ કરી શકે છે, તો આ તેના કામ પરના વળતરમાં ઘણો વધારો કરે છે.
3. કર્મચારીને નિરર્થક રીતે ખેંચશો નહીં. જો તમે તેને કોઈ કાર્ય સોંપ્યું હોય, તો નિયત સમયમર્યાદાની રાહ જુઓ. સતત ગોઠવણો, ફેરફારો અને તપાસ કામની કાર્યક્ષમતા ઘટાડે છે.

પ્રતિનિધિમંડળ પર પુસ્તકો

• સેર્ગેઈ પોટાપોવ “ઓથોરિટી કેવી રીતે સોંપવી. સ્ટીકરો પર 50 પાઠ»
• મારિયા અર્બન “પ્રોક્સી દ્વારા સફળતા. સત્તાનું અસરકારક પ્રતિનિધિમંડળ»
• બ્રાયન ટ્રેસી "પ્રતિનિધિમંડળ અને સંચાલન"
• જુલી-એન એમોસ "પ્રતિનિધિમંડળ"

પી.એસ. રસપ્રદ હકીકત. યુરોસેટમાં આવો નિયમ હતો. જલદી જ વિભાગના વડા નિયમિતપણે કામ પર મોડા રહેવાનું શરૂ કરે છે, તેમને વિભાગમાં કામના ભારની સમીક્ષા કરવા અને તેને તેમના ગૌણ અધિકારીઓમાં ફરીથી વહેંચવાનું કહેવામાં આવ્યું હતું. જો આ મદદ કરતું ન હતું, તો એક સહાયક તેની સાથે "જોડાયેલ" હતો. વિલી-નિલી, નેતાએ તેની સત્તાઓ સોંપવાની હતી.

સત્તાના પ્રતિનિધિમંડળને શક્ય તેટલું અસરકારક બનાવવા અને સેટ કરેલા કાર્યોના ઉકેલ તરફ દોરી જવા માટે, મેનેજરને નીચેના નિયમો દ્વારા માર્ગદર્શન આપવું આવશ્યક છે.

1. સત્તાનું પ્રતિનિધિત્વ કરવું જોઈએ હેતુપૂર્ણ બનો.

ટાસ્ક મેનેજરના પરિણામની છબીનું "ચિત્ર" અને કર્મચારી-એક્ઝિક્યુટરનું "ચિત્ર" સમાન હોવું જોઈએ તે ઉપરાંત, મેનેજરે આ પગલાની "ગૌણ" અસરો અથવા લક્ષ્યોને સ્પષ્ટપણે સમજવું આવશ્યક છે:

• વધુ મહત્વપૂર્ણ કાર્યોને ઉકેલવા માટે સમય ખાલી કરો જેમાં તેની (મેનેજરની) ભાગીદારીની જરૂર હોય;
• કર્મચારીનું નિદાન કરવા, ચોક્કસ ક્ષેત્રમાં તેની યોગ્યતા, ક્ષમતાઓ તપાસવા માટે;
• વ્યવસાયિક અને વ્યક્તિગત રીતે કર્મચારીનો વિકાસ કરો;
• કર્મચારી વ્યવસ્થાપન અનામત તૈયાર કરો;
• અન્ય અસરો મેળવો.

2. સત્તાનું પ્રતિનિધિત્વ કરવું જોઈએ અગાઉથી હાથ ધરવામાં આવે છે.

શું અને કોને સોંપવું તે અંગેનો નિર્ણય, મેનેજરે ચોક્કસ કાર્ય, કાર્ય યોજના કાગળ પર અથવા તેના માથામાં દેખાય તે પછી તરત જ લેવો જોઈએ. આપણા ઘરેલું મેનેજમેન્ટ કલ્ચરમાં એવું બન્યું છે કે મેનેજર કર્મચારી માટે જે મોટા ભાગના કાર્યો નક્કી કરે છે તેની સમયમર્યાદા “ગઈકાલે” હોય છે. અલબત્ત, આધુનિક વ્યાપાર વાસ્તવિકતાઓ એવી છે કે મેનેજરે ઉભરતી પરિસ્થિતિને ઝડપથી પ્રતિસાદ આપવાની, નિર્ણય લેવા અને કર્મચારીઓને પૂર્ણ કરવા માટે યોગ્ય કાર્યો સેટ કરવાની જરૂર છે. અલબત્ત, કેટલાક કિસ્સાઓમાં, કર્મચારીઓમાં જરૂરી "વર્કિંગ ટોન" જાળવવા માટે, કામચલાઉ સમયના દબાણનું વાતાવરણ બનાવવું શક્ય છે અને તે પણ જરૂરી છે, કહેવાતા "આરામમાં અગવડતા". પરંતુ આવી "વિક્ષેપજનક", "ઉત્સાહક" પરિસ્થિતિ સંસ્થાકીય જીવનનો ધોરણ ન હોવો જોઈએ.

લીડર દ્વારા કર્મચારીઓના સતત "વિચિંગ" નું પરિણામ આ હોઈ શકે છે:

• સંસ્થામાંથી કેટલાક કર્મચારીઓનું પ્રસ્થાન;
• ગૌણ અધિકારીઓની છુપાયેલી અથવા ખુલ્લી તોડફોડ, તેમના વડાના આદેશોની અવગણના;
• તણાવ, તકરાર અને અન્ય નકારાત્મક સંસ્થાકીય વાસ્તવિકતાઓ કે જે મેનેજર પાસેથી ઘણો સમય અને અન્ય સંસાધનો લેશે.

3. સત્તા સોંપણી હાથ ધરવામાં આવે છે, ગૌણ અધિકારીઓની ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ અનુસાર.

દરેક કર્મચારી (મેનેજર સહિત) પાસે તેના દ્વારા કરવામાં આવતા કાર્યોની પોતાની ડેલ્ટા (શ્રેણી) હોય છે - બિનકાર્યક્ષમથી અત્યંત અસરકારક સુધી. આ શ્રેણીનો નીચલો છેડો સરળ કાર્યોથી શરૂ થાય છે. આ, એક નિયમ તરીકે, તકનીકી પ્રકૃતિના વર્તમાન કાર્યો છે, જે મેનેજર (ઉચ્ચ લાયકાત ધરાવતા નિષ્ણાત) ને વધુ મહત્વપૂર્ણ અને જટિલ કાર્યો કરવાથી વિચલિત કરે છે. ઉપલી મર્યાદા એ એવા કાર્યો છે જે અર્થપૂર્ણ છે, તેમના અમલીકરણ માટે મોટા પ્રમાણમાં સમય, વ્યક્તિગત અને બૌદ્ધિક સંસાધનોની જરૂર પડે છે. આ બે આત્યંતિક સીમાઓ વચ્ચે કાર્યોની શ્રેણી છે જે ખરેખર નેતાના સમાવેશ અને પ્રવૃત્તિની જરૂર છે. તે જ સમયે, મેનેજર અથવા ઉચ્ચ લાયકાત ધરાવતા નિષ્ણાત જે કાર્યો ઝડપથી હલ કરે છે તે સામાન્ય કર્મચારીઓને કરવા માટે ચોક્કસ મુશ્કેલી રજૂ કરે છે. તદુપરાંત, દરેક કર્મચારી માટે આ જટિલતાની ડિગ્રી અલગ છે. મેનેજર ચોક્કસ કર્મચારીને કાર્યનો અમલ સોંપી શકે છે, ખાતરીપૂર્વક જાણીને કે તે તે કરી શકે છે, તે ચોક્કસપણે તે પૂર્ણ કરશે, કારણ કે તેણે વારંવાર સમાન અને ઉચ્ચ સ્તરની જટિલતાના કાર્યોને હલ કર્યા છે. પરંતુ આવા નિર્ણયથી આ કર્મચારી અથવા મેનેજર માટે અથવા લાંબા ગાળે સમગ્ર માળખાકીય એકમ માટે થોડો ફાયદો થશે.

આદર્શ વિકલ્પ એ છે કે જ્યારે મેનેજર કર્મચારી માટે "તેના સમીપસ્થ વિકાસના ઝોન" માં પ્રવેશ સાથે કાર્ય સેટ કરે છે, એટલે કે, તેની વાસ્તવિક (વર્તમાન) ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ કરતાં કંઈક અંશે ઊંચા સ્તરે. એવું માનવામાં આવે છે કે કાર્ય પૂર્ણ કરવા માટે કર્મચારીએ ચોક્કસ બૌદ્ધિક, મજબૂત ઇચ્છા, શારીરિક, વાતચીત અને અન્ય પ્રયત્નો કરવા જોઈએ. એટલે કે, "તમારી જાતને વટાવી દો." ચોક્કસ સ્તરના તણાવ વિના, વિકાસ, ગુણાત્મક પરિવર્તન અને કર્મચારીની વૃદ્ધિ અશક્ય છે. કર્મચારીઓ વચ્ચે કાર્યોનું વિતરણ કરવા માટે, તેમની ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ અનુસાર, મેનેજરને તેના ગૌણ અધિકારીઓની વર્તમાન ક્ષમતાઓ અને ક્ષમતાઓ જાણવી જોઈએ અને તેમની વ્યાવસાયિક વૃદ્ધિ અને સમગ્ર એકમના ગુણાત્મક વિકાસ પર નિશ્ચિતપણે ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવું જોઈએ.

સામગ્રી-સઘન કાર્યો માટે કે જેના અમલીકરણ માટે મોટા પ્રમાણમાં સમય સંસાધનોની જરૂર હોય છે, મેનેજરને તે કર્મચારીઓને સોંપવાની પણ સલાહ આપવામાં આવે છે, સંભવતઃ પ્રોજેક્ટ વર્કના રૂપમાં, તેને પૂર્ણ કરવા માટે ઘણા લોકો સામેલ હોય.

4. કર્મચારીઓને સત્તા સોંપતી વખતે વ્યાવસાયિક વિકાસ માટેની તેમની પ્રેરણા અને જરૂરિયાતને ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે.

મેનેજરે ખાતરી કરવી જોઈએ કે આ કર્મચારી તેને જે ઓફર કરવામાં આવે છે તે સ્વીકારી શકે છે અને કરવા માંગે છે. વર્તમાન ક્ષણે અને ટૂંકા ગાળામાં તેમના કર્મચારીઓ માટે જરૂરિયાત-પ્રેરક માળખામાં બરાબર શું મહત્વનું છે તે સમજવા માટે, મેનેજરે તેમની સાથે સતત વાતચીત કરવી જોઈએ, તેમની વ્યાવસાયિક અને વ્યક્તિગત યોજનાઓમાં રસ ધરાવવો જોઈએ. કર્મચારીઓની રુચિઓ, હેતુઓ, જરૂરિયાતોને આધારે, મેનેજર તેના માળખાકીય એકમમાં કાર્યોને એવી રીતે વિતરિત કરે છે કે તે તેમની વ્યાવસાયિક આકાંક્ષાઓ અને કારકિર્દી યોજનાઓની અનુભૂતિમાં મહત્તમ હદ સુધી ફાળો આપે છે.

5. કાર્યને સ્થાનાંતરિત કરવા માટે, કાર્ય અથવા કાર્ય હોવું જોઈએ, જો શક્ય હોય તો, તેની સંપૂર્ણતામાં, અને કાર્ય એક્ઝિક્યુટર માટે આંશિક અને અલગ સ્વરૂપમાં નહીં.

કર્મચારીને સત્તા સોંપતી વખતે, મેનેજરે તેને માત્ર શું કરવાની જરૂર છે તે જ નહીં, પણ તે શા માટે કરવાની જરૂર છે તે પણ જણાવવું જોઈએ, કાર્યની પરિપૂર્ણતા સમગ્ર સિસ્ટમ (સંસ્થા, માળખાકીય) ના કાર્યમાં શું ફાળો આપશે. એકમ). જો કોઈ કર્મચારીને સોંપવામાં આવેલ સત્તા બહુ-સ્તરીય, બહુ-પાસા પ્રકૃતિની હોય, તો મેનેજર, તેને પ્રથમ તબક્કે ઉકેલવા માટે એક કાર્ય સુયોજિત કરે છે, તેને સમગ્ર મામલામાં અદ્યતન લાવવો જોઈએ, જેથી તે આ સમસ્યા ન કરે. કામના અનુગામી તબક્કામાં આશ્ચર્ય.

જે કેસની વિગતો જાણ્યા વિના સત્તા સોંપે છે જે તે અન્યને સોંપે છે, તે બિનજરૂરી હોવાનું જોખમ ચલાવે છે.
અમેરિકન મેનેજર જી. જેનિન (1910-1997)

6. કર્મચારીએ સમજાવવાની જરૂર છે કે શું ચોક્કસ સત્તાઓનું પ્રતિનિધિત્વ એક અલગ કેસ છે અથવા તે લાંબી (લાંબા સમયની) પ્રક્રિયા છે.

સમય જતાં, અમલ માટે કર્મચારીને સોંપવામાં આવેલ કાર્ય તેની કાર્યાત્મક ફરજોની સૂચિમાં જઈ શકે છે. જો મેનેજર પાસે આવા લાંબા ગાળાના ધ્યેય હોય, તો તેણે સમજવાની જરૂર છે કે આ ગૌણ આ કાર્ય સાથે કેટલી સફળતાપૂર્વક સામનો કરી શકે છે. કાર્યના પ્રારંભિક પ્રદર્શનમાં તેને સહાયતા અને ટેકો પૂરો પાડવો, ગૌણના કાર્યમાં સકારાત્મક પાસાઓ અને ખામીઓનું વિશ્લેષણ કરીને, મેનેજર ગુણવત્તાનું જરૂરી સ્તર પ્રાપ્ત કરે છે અને આ કાર્યની કામગીરીને કાર્યક્ષમતા (ફરજો) માં લાવી શકે છે. ગૌણ

7. સજાતીય કેસો એક જ કર્મચારીને ટ્રાન્સફર કરવા ઇચ્છનીય છે.

આ જોગવાઈ કર્મચારીની તેની કાર્યાત્મક ફરજોમાં આ કાર્ય પ્રાપ્ત કરવાની તૈયારી સાથે જોડાયેલ છે. જો કે, મેનેજરે કર્મચારીઓની વિનિમયક્ષમતા દ્વારા તેના માળખાકીય એકમની સ્થિરતા બનાવવાનું યાદ રાખવું જોઈએ. તેથી, કોઈ ચોક્કસ કર્મચારીને તાલીમ આપવાના હિતોને ધ્યાનમાં રાખીને, નેતાએ તેના અન્ય ગૌણ અધિકારીઓની દૃષ્ટિ ગુમાવવી જોઈએ નહીં.

8. ગેરસમજ અને સંઘર્ષની પરિસ્થિતિના ઉદ્ભવને ટાળવા માટે, વિશ્વસનીયતા માટે બે કર્મચારીઓને સમાન કામ સોંપવું જોઈએ નહીં.

દરેક ચોક્કસ કેસ માટે, એક વ્યક્તિ જવાબદાર હોવી જોઈએ - આ કેસના આયોજક, પરંતુ ઘણા મેનેજરો તેને સંખ્યાબંધ કારણોસર આવી સત્તા આપતા નથી. મુખ્ય એક એ છે કે મેનેજરો તેમના ગૌણ અધિકારીઓમાંના એકને અધિકારો સંપૂર્ણપણે સોંપવામાં ડરતા હોય છે.

જો ભૂલ માટે એક કરતાં વધુ વ્યક્તિઓ જવાબદાર હોય, તો કોઈ એક દોષી નથી.
"મર્ફીના કાયદા"

જ્યારે મેનેજર દ્વારા બે જુદા જુદા કર્મચારીઓને સોંપાયેલ કાર્ય રસપ્રદ, ઉચ્ચ-સ્થિતિનું હોય, ત્યારે તેના અમલીકરણ માટેના સંસાધનો અને મેનેજરના ધ્યાન માટે બંને વચ્ચે સંઘર્ષ શરૂ થઈ શકે છે. જો કાર્ય બિનઆકર્ષક છે, ખૂબ નિયમિત છે, કર્મચારીઓના નોંધપાત્ર પ્રયત્નોની જરૂર છે, તો પછી, સંભવત,, તે બિલકુલ હલ થશે નહીં.