प्रतिनिधिमंडल प्रबंधक के कार्यों का हिस्सा अन्य कर्मचारियों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया है। प्राधिकरण का प्रत्यायोजन: विशेषताएं, सिद्धांत और आवश्यकताएं

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प्रतिनिधिमंडल की प्रक्रिया तुरंत शुरू होती है जब प्रबंधक ने प्राधिकरण को सौंपने का निर्णय लिया है और एक कर्मचारी की पहचान की है जो कार्य को अंजाम देगा। इस प्रक्रिया को प्रभावी बनाने के लिए, और इसके अंत में वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए, कार्य निर्धारित करने वालों को कई नियमों का पालन करना चाहिए। प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख बिंदु क्या हैं और यदि उनकी उपेक्षा की जाती है तो क्या होगा?

लक्ष्य निर्धारित करें, परिणाम निर्धारित करें

पहला नियम लक्ष्य को यथासंभव विशेष रूप से तैयार करना है। शुरुआत से ही, प्रबंधक को अधीनस्थ को स्पष्ट रूप से समझाना चाहिए कि वह किस परिणाम और किस समय सीमा में अपेक्षा करता है, यह निर्धारित करें कि कार्य का परिणाम क्या होना चाहिए (उदाहरण के लिए, नए ग्राहकों को आकर्षित करना, समय पर आयोजित एक घटना, आदि)। किस परिणाम को प्राप्त करने की आवश्यकता है, इसके बारे में कर्मचारी की स्पष्ट समझ कार्य के सही प्रतिनिधिमंडल के लिए एक आवश्यक शर्त है। केवल प्रक्रिया को प्रत्यायोजित करने का प्रयास, अर्थात अधीनस्थ को केवल यह इंगित करने के लिए कि क्या करने की आवश्यकता है, उससे परिणाम के लिए जिम्मेदारी पूरी तरह से हटा देता है, और उसकी प्रेरणा और कार्य कुशलता को भी कम कर देता है।

जब एक कर्मचारी को एक कार्य-प्रक्रिया दी जाती है (उदाहरण के लिए, साझेदार कंपनियों को कॉल करना और संगठन का प्रायोजक बनने की पेशकश करना), वास्तव में, उन्हें बताया जाता है कि उन्हें काम के घंटों के दौरान क्या करना चाहिए। लेकिन गतिविधि के परिणाम यहां परिभाषित नहीं हैं। एक और बात यह है कि यदि कार्य परिणाम पर "एक नज़र से" निर्धारित किया जाता है: तीन ग्राहक कंपनियों को खोजने के लिए और उनके साथ समझौते समाप्त करने के लिए। यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि नेता अधीनस्थ को अपेक्षित परिणामों के बारे में सूचित करे, ताकि बाद वाले के पास लक्ष्य की ओर बढ़ने की दृष्टि हो। और केवल तभी प्रबंधक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए एक योजना-प्रक्रिया विकसित कर सकता है (अधिमानतः एक अधिकृत कर्मचारी के साथ)।

रूसी में दो प्रकार की क्रियाएं होती हैं - पूर्ण और अपूर्ण, और ये प्रकार स्पष्ट रूप से परिणाम-उन्मुख क्रिया (क्या करना है?) और प्रक्रिया-क्रिया (क्या करना है?) के बीच स्पष्ट रूप से अंतर करते हैं। इस दृष्टिकोण से, यह संगठन में विकसित नौकरी के विवरण का विश्लेषण करने लायक है: वे अक्सर बताते हैं कि इस या उस कर्मचारी को क्या करना चाहिए, लेकिन यह नहीं कि उसे क्या हासिल करना चाहिए और उसके प्रदर्शन का मूल्यांकन किन मानदंडों से किया जाएगा।

लक्ष्य निर्धारण में एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु स्पष्टता है। परी कथा के वाक्यांश के समान कार्य "वहाँ जाओ, मुझे नहीं पता कि कहाँ, कुछ लाओ, मुझे नहीं पता कि क्या" आपसी गलतफहमी का कारण बनता है, और कभी-कभी बॉस और अधीनस्थ के बीच संघर्ष भी होता है। एक सही ढंग से निर्धारित कार्य को स्मार्ट विश्लेषण के मानदंडों को पूरा करना चाहिए, यानी विशिष्ट (विशिष्ट), मापने योग्य (मापन योग्य), प्राप्त करने योग्य (प्राप्त करने योग्य), यथार्थवादी (प्रासंगिक) और सीमित समय (समयबद्ध) होना चाहिए। प्रत्यायोजित असाइनमेंट के कार्यान्वयन के लिए एक स्पष्ट और यथार्थवादी समय सीमा "इच्छा" कार्य ("पतन में मास्टर क्लास रखना अच्छा होगा") को कार्य श्रेणी में अनुवाद करता है - "पहले सप्ताह में एक मास्टर क्लास आयोजित करने के लिए" अक्टूबर"।

इस प्रकार, कार्य के सही और स्पष्ट विवरण के साथ, प्रबंधक परिणाम के लिए प्राथमिक कार्यात्मक जिम्मेदारी स्थानांतरित करता है और कर्मचारी से इसकी उपलब्धि की मांग / मांग कर सकता है। और, ज़ाहिर है, कार्यों और शक्तियों को सीधे प्रबंधक को स्थानांतरित करना आवश्यक है, अन्यथा आपको "टूटे हुए फोन" के प्रभाव के साथ प्रदान किया जाएगा।

सख्त सीमा के भीतर स्वतंत्रता

दूसरा नियम कार्य के निष्पादन में अधीनस्थ के अधिकारों और दायित्वों को इंगित करना है। कर्मचारी को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि उसे किन नियमों और मानदंडों का पालन करना चाहिए, लक्ष्य प्राप्त करने के लिए कौन से संसाधन उपलब्ध हैं और कौन से प्रतिबंध निर्धारित हैं।

ऐसा करने के लिए, प्रबंधक को "खेल के नियम" निर्धारित करने होंगे - वह ढांचा जिसके भीतर कर्मचारी कार्य कर सकता है। इन रूपरेखाओं को अधीनस्थ की पहल की सीमाओं, स्वतंत्र निर्णय लेने के उसके अधिकार और नेतृत्व के साथ अपने अन्य निर्णयों और कार्यों के समन्वय के दायित्व को परिभाषित करना चाहिए। पहल का स्तर आमतौर पर कर्मचारी की क्षमता से निर्धारित होता है। क्या वह खुद काम करने में सक्षम है? क्या उसे "ऊपर से" सलाह और समायोजन की आवश्यकता है? या क्या अधीनस्थ का स्तर उसे केवल आदेशों का निष्पादक होने की अनुमति देता है? क्या उसके कार्यों की लगातार निगरानी करने और स्पष्ट निर्देश देने की आवश्यकता है? इन सवालों के जवाब देकर, नेता अधीनस्थ की कार्रवाई की स्वतंत्रता की डिग्री और सौंपे गए कार्य की प्रगति पर उसके नियंत्रण की डिग्री तय कर सकता है।

साथ ही, एक और बात भी महत्वपूर्ण है - कार्य करने के लिए प्रत्यायोजित शक्तियों का पत्राचार। दूसरे शब्दों में, कर्मचारी को नेता से उतनी ही शक्ति, संसाधन, स्वतंत्रता और जानकारी प्राप्त करनी चाहिए जितनी वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। यदि प्रबंधक अधीनस्थ को आवश्यक सब कुछ प्रदान नहीं करता है, तो परिणाम खतरे में पड़ जाएगा यदि वह पूरी तरह से "अपने हाथ खोल देता है" - कर्मचारी अधिकार और विनाशकारी "पावर गेम्स" का दुरुपयोग कर सकता है। ऐसे मामलों में सचिव या क्लोकरूम अटेंडेंट संगठन में लगभग मुख्य लोग बन जाते हैं, क्योंकि दर्शकों द्वारा उनके लिए तैयार किए गए कार्यक्रम में निदेशक से मिलने या भाग लेने की संभावना उनकी सद्भावना पर निर्भर हो सकती है ("टिकट" बेचे जाते हैं, लेकिन पर्याप्त संख्या में नहीं हैं")।

अधीनस्थ के कर्तव्यों के संबंध में, उन्हें कार्य के प्रदर्शन पर नियंत्रण के तरीके और रिपोर्टिंग के तरीके निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। प्रबंधक को ओवरसियर की भूमिका से बचने की जरूरत है और साथ ही खुद को "क्षेत्र से" समय पर और विशिष्ट जानकारी प्रदान करने की आवश्यकता है। जिम्मेदारियों में सुरक्षा मानकों का अनुपालन, कॉर्पोरेट नैतिकता नियम, समय सीमा और कार्यों के पूरा होने पर रिपोर्ट के रूप, लक्ष्य प्राप्त करते समय कुछ विधियों और तकनीकों का अनुपालन आदि शामिल हो सकते हैं। मुख्य बात यह है कि सभी "खेल के नियम", साथ ही उन्हें क्यों देखा जाना चाहिए, यह अधीनस्थों द्वारा समझा गया था। अन्यथा, तोड़फोड़ को उकसाया जा सकता है: कर्मचारी उन निषेधों को दरकिनार करने या उनका उल्लंघन करने की कोशिश करेंगे जो उनके दृष्टिकोण से अर्थहीन हैं, जबकि बॉस नहीं देखता है।

आगे क्या इनाम है?

सफल प्रतिनिधिमंडल का तीसरा नियम कार्य को पूरा करने के लिए प्रेरणा पैदा करना है। यह एक "छड़ी" हो सकती है ("यह किया जाना चाहिए, अन्यथा उन्हें दंडित किया जाएगा") और एक "गाजर" ("यदि हम ऐसा करते हैं, तो हम एक अच्छी तरह से योग्य इनाम प्राप्त करेंगे")। अभ्यास से पता चलता है कि कर्मचारी बेहतर काम करते हैं यदि वे कार्य को पूरा करने के परिणामों को समझते हैं: उन्हें किस पुरस्कार की प्रतीक्षा है और किन परिस्थितियों में, हल किया गया कार्य टीम और संगठन के परिणामों को कैसे प्रभावित करेगा, सेवाओं के उपभोक्ताओं का रवैया और अतिरिक्त आय। यानी कर्मचारियों को यह समझना चाहिए कि उनका क्या फायदा है।

कार्य के सफल समापन और वित्तीय पुरस्कार, कैरियर की वृद्धि, सीखने के अवसर और उनकी दक्षताओं में सुधार, गैर-भौतिक मान्यता और प्रोत्साहन के बीच संबंध भी बहुत महत्वपूर्ण है। तभी प्रत्यायोजित कार्य-कार्य को एक बोझ के रूप में नहीं, बल्कि एक अवसर और एक लाभदायक प्रस्ताव के रूप में माना जाएगा।

क्या कर्मचारी को सब कुछ स्पष्ट है?

चौथा नियम: उसे सौंपे गए कार्य, उसकी शक्तियों और प्रेरणा की शर्तों के बारे में कर्मचारी की समझ की जांच करना आवश्यक है। पिछले तीन नियमों में पूरी तरह से महारत हासिल करने के बाद, प्रबंधक अक्सर "घड़ियों को सिंक्रनाइज़ करने" की आवश्यकता के बारे में भूल जाते हैं, एक अधीनस्थ से प्रतिक्रिया प्राप्त करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि वह सब कुछ सही ढंग से समझ गया है। लेकिन अगर वे भूलते नहीं हैं, तो वे मानते हैं कि "विशिष्ट" प्रश्न "क्या सब कुछ स्पष्ट है?" और बाद में कर्मचारी की सकारात्मक स्वीकृति पर्याप्त है। यद्यपि अधीनस्थों के विशाल बहुमत को और कौन सा उत्तर दे सकता है?

आइए इस स्थिति को एक उदाहरण के साथ स्पष्ट करते हैं। एक बार, एक संगठन के निदेशक को कर्मचारियों के लिए कार्यों के प्रभावी निर्धारण पर सलाह देते हुए, लेख के लेखक ने उन्हें निम्नलिखित की सिफारिश की। अधीनस्थों के साथ बातचीत के बाद, बाद वाले को अपने कार्यों और प्रमुख प्रश्नों को लिखना चाहिए और काम शुरू करने से पहले, बनाए गए नोट्स के आधार पर नेता के साथ फिर से बात करनी चाहिए। इस तरह के अभ्यास का एक दिन निर्देशक को झकझोरने के लिए काफी था: उन्होंने अंत में स्पष्ट रूप से अंतर देखा कि वे बैठकों में क्या कहते हैं और उनके कर्मचारी क्या करने जाते हैं।

दरअसल, सभी लोग सूचनाओं को अलग तरह से समझते और समझते हैं। यदि नेता बातचीत करने और संगीत में कार्य करने का इरादा रखता है, तो उसे अपने अधीनस्थों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने की आवश्यकता होती है। यह कार्य उसके पास है! शायद कर्मचारी स्पष्ट प्रश्न पूछने की हिम्मत नहीं करता है, बेवकूफ दिखने से डरता है या काम शुरू करने की जल्दी में है। यह संभव है कि अधीनस्थ सुनिश्चित हो कि केवल बॉस ही प्रश्न पूछ सकता है।

इसलिए, प्रबंधक को कर्मचारी से पूछना चाहिए कि उसने कार्य को कैसे समझा। यह कदम आपको समय पर कार्यों को सही करने, एक समझौते और वास्तविक समझौतों पर आने की अनुमति देगा, न कि समझ का भ्रम। इसके विपरीत, प्रत्यायोजित प्रतिक्रिया के बिना, एक बग की देर से खोज, गलत काम को ठीक करने के लिए भुगतान करने के लिए एक उच्च कीमत और आपसी निराशा की बहुत अधिक संभावना है।

समर्थन और नियंत्रण

अंत में, पाँचवाँ नियम कार्य के निष्पादन के दौरान पर्याप्त सहायता और पर्यवेक्षण प्रदान करना है। चूंकि अधीनस्थ द्वारा किए गए निर्णयों, गलतियों और अंतिम परिणाम की जिम्मेदारी अभी भी प्रबंधक के पास है, इसलिए उसे कार्य पूरा करने की प्रक्रिया में साथ देना होगा, "अपनी उंगली को नाड़ी पर रखें"। ऐसा करने के लिए, प्रत्यायोजित कर्मचारियों से मिलना, कार्य चरणों की प्रगति को नियंत्रित करना और उन्हें सूचना और अन्य संसाधन प्रदान करना आवश्यक है। यह महत्वपूर्ण है कि अधीनस्थ सलाह, सहायता और प्रतिक्रिया के लिए नेता की ओर मुड़ने के अवसर से अवगत हों। बॉस और अधीनस्थ के बीच, संचार को बिना किसी बाधा के बनाया जाना चाहिए, जिससे परिचालन संबंधी सूचनाओं का मुक्त आदान-प्रदान हो सके और प्रतिनिधि और अधिकृत के लिए एकल सूचना क्षेत्र बनाया जा सके।

यह समर्थन स्तर पर है कि कर्मचारी को प्रशिक्षित और विकसित किया जाता है - वह प्रबंधक से सलाह, संकेत या अनुमोदन प्राप्त कर सकता है, समस्याओं को हल करने के अपने दृष्टिकोण, कार्रवाई के नए तरीकों, विचारों और अवसरों की पेशकश और चर्चा कर सकता है। बदले में, नेता को अधीनस्थ के कार्यों के लिए रचनात्मक और सही ढंग से प्रतिक्रिया देनी चाहिए, खासकर अगर उसकी ओर से त्रुटियां और कमियां होती हैं। उच्च-गुणवत्ता वाली प्रतिक्रिया के लिए मुख्य मानदंड यह है कि अधिकारियों की प्रतिक्रिया अधीनस्थों को प्रेरित करे, न कि उनके काम को रोके, क्योंकि एक गलती कुछ नया सीखने का एक बहाना है।

अधिकार और कार्य को लेते हुए, कर्मचारी (यदि उसकी क्षमता और पहल का स्तर इसकी अनुमति देता है) को भी दिए गए ढांचे के भीतर, गणना किए गए जोखिम लेने और गलतियाँ करने का अधिकार प्राप्त होता है। केवल जो कुछ नहीं करते हैं उन्हें गलती करने का कोई अधिकार नहीं है। हालांकि, आयुक्त, एक नियम के रूप में, न केवल अपने निर्णयों और कार्यों के लिए, बल्कि निष्क्रियता और इसके परिणामों के लिए भी जिम्मेदार है। यह चरम स्थितियों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है: जब सलाह के लिए अधिकारियों के पास दौड़ने का समय नहीं होता है, तो कर्मचारियों की क्षमता और पहल का विशेष महत्व होता है।

जहां तक ​​नियंत्रण की बात है तो उसके स्वरूप, समय और विधियों को कार्य निर्धारित करने की अवस्था में ही निर्धारित कर लेना चाहिए, ताकि बाद में संबंधों में अनावश्यक तनाव उत्पन्न न हो। क्षुद्र संरक्षकता या ओवरसियर की स्थिति केवल कार्य को हानि पहुँचाती है। इसलिए, प्रबंधक को शुरू में यह स्थापित करना चाहिए कि कर्मचारी उसे काम की प्रगति के बारे में कैसे सूचित करेगा, मध्यवर्ती परिणामों को समेटते समय वह, प्रबंधक किस जानकारी पर भरोसा करेगा। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी नियंत्रण की आवश्यकता को समझे और इस उद्देश्य के लिए वस्तुनिष्ठ जानकारी प्रदान करे। उसी समय, प्रबंधक को तुरंत अपने अधीनस्थ को नियंत्रण के परिणामों के बारे में सूचित करना चाहिए। जब परिणामों के मूल्यांकन के मानदंड में अत्यधिक स्पष्टता होती है, तो यह आयुक्तों के कार्यों और उपलब्धियों की उत्पादकता में बहुत योगदान देता है।

इस प्रकार, गुणवत्ता नियंत्रण, समझौतों के अनुपालन और मध्यवर्ती परिणामों के बारे में जानकारी प्राप्त करने के आधार पर, आपको समय पर आंदोलन की दिशा को सही करने और त्रुटियों को ठीक करने की अनुमति देता है।

क्या आपने कोई कार्य चुना है? प्रश्न का उत्तर दो!

अधीनस्थों को शक्तियों और कार्यों को प्रभावी ढंग से सौंपने के लिए, प्रबंधक को पहले स्थानांतरण के लिए चुने गए कार्य के संबंध में कुछ प्रश्नों का उत्तर स्वयं देना चाहिए:

• क्या करने की आवश्यकता होगी? प्राप्त करने के लिए अंतिम परिणाम क्या है? रास्ते में क्या बाधा हो सकती है और क्या विचार करना महत्वपूर्ण है? परिणाम प्राप्त करने के लिए इनाम क्या होगा?
• कौन इस कार्य के लिए सबसे उपयुक्त उम्मीदवार? कौन मदद करेगा? कौन जिम्मेदार है और वास्तव में किसके लिए?
• क्यों क्या लक्ष्य हासिल किया जाना चाहिए? इसे हासिल क्यों नहीं किया जा सकता है? क्या होगा यदि समस्या को आंशिक रूप से या पूरी तरह से अनसुलझा छोड़ दिया जाए?
• कैसे कार्य को पूरा करने के लिए संपर्क किया जाना चाहिए? किन तरीकों और तरीकों का इस्तेमाल किया जाना चाहिए? आपको किन नियमों और विनियमों पर ध्यान देना चाहिए? मैं प्रक्रिया को कैसे नियंत्रित करूंगा? मैं कर्मचारी का समर्थन और उसका साथ कैसे दूंगा?
• What . का उपयोग करने के साथ क्या अंतिम परिणाम प्राप्त होगा?कार्य को पूरा करने के लिए किन संसाधनों, सूचनाओं, शक्तियों की आवश्यकता होगी?
• कब क्या मुझे कार्य करना शुरू कर देना चाहिए? इसे कितने बजे तक पूरा कर लेना चाहिए? मध्यवर्ती नियम और परिणाम क्या होने चाहिए? एक कर्मचारी को मुझे वर्तमान स्थिति के बारे में कब सूचित करना चाहिए? मुझे कार्य की प्रगति की जांच कब करनी चाहिए?

प्रतिनिधिमंडल नेतृत्व की यूरोपीय अवधारणा का आधार है,हार्ज़बर्ग प्रबंधन मॉडल के रूप में जाना जाता है। 30 से अधिक वर्षों से, विभिन्न कंपनियों और संगठनों में प्रबंधन की इस पद्धति का सफलतापूर्वक उपयोग किया गया है। सफल प्रतिनिधिमंडल आपको एक साथ कई लक्ष्यों को प्राप्त करने की अनुमति देता है: कार्य प्रक्रिया को अनुकूलित करना, लागत कम करना, योग्यता में सुधार करना और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करना, संगठन के कार्मिक रिजर्व को विकसित करना, प्रबंधकीय कौशल और स्वयं नेता के कौशल को विकसित करना। लेकिन मुख्य बात यह है कि प्रतिनिधिमंडल उन्हें सौंपे गए कार्यों के कर्मचारियों द्वारा उच्च गुणवत्ता वाले प्रदर्शन के कारण उच्च परिणाम प्राप्त करने में मदद करता है।

इस विषय के व्यावहारिक विकास के लिएहम प्रशिक्षण की सलाह देते हैं , प्रतिनिधिमंडल विषय सहित

एक शीर्ष प्रबंधक के हाथों में अधिकार का प्रत्यायोजन एक शक्तिशाली उपकरण है। उसका मतलब हैअधीनस्थों को कार्यों और शक्तियों का हस्तांतरण, समग्र रूप से संगठन की दक्षता में सुधार करना।
दुर्भाग्य से, हमारे देश में प्रतिनिधिमंडल के कुछ सफल उदाहरण हैं। आधे नेता इस पद्धति को पूरी तरह से छोड़ देते हैं, अन्य अंधाधुंध रूप से अधीनस्थों पर "कार्यों को दोष" देते हैं। प्रतिनिधिमंडल के प्रति ऐसा विकृत रवैया कंपनी के विकास में एक बाधा है, क्योंकि सही प्रतिनिधिमंडल प्रबंधक को रणनीतिक समस्याओं को हल करने के लिए समय खाली करने की अनुमति देगा।

आपको अधिकार कब सौंपना चाहिए?

शीर्ष प्रबंधक पूरे अधीनस्थ विभाग के काम के लिए जिम्मेदार होता है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के साथ भी, कार्य के गुणवत्ता प्रदर्शन की जिम्मेदारी उसके पास रहती है।
नेता को तीन मामलों में अपनी शक्तियों का प्रत्यायोजन करना चाहिए। पहला, जब कोई अधीनस्थ उससे बेहतर काम करता है। चूंकि यह संकीर्ण विशेषज्ञों का समय है, इसलिए अपने आप को और दूसरों को यह स्वीकार करने से डरो मत कि सामान्य कर्मचारी आपसे कुछ बेहतर समझते हैं। मुख्य बात कर्मचारियों की क्षमता का सही उपयोग करना है।
दूसरे, जब प्रबंधक की व्यस्तता उसे उत्पन्न होने वाली समस्या से निपटने की अनुमति नहीं देती है। आप कंपनी के एक निश्चित डिवीजन का प्रबंधन करते हैं, लेकिन कोई भी आपसे यह उम्मीद नहीं करता है कि आप सभी काम खुद करेंगे।
तीसरा, जब प्रतिनिधिमंडल नेता को महत्वपूर्ण कार्यों को करने के लिए समय खाली करने की अनुमति देता है जिसके लिए तत्काल निष्पादन की आवश्यकता होती है।

नेता किससे डरते हैं?

कुछ प्रबंधक निम्नलिखित कारणों से अधीनस्थों को अपना अधिकार सौंपने के इच्छुक नहीं हैं:
1) उन्हें लगता है कि वे बेहतर कर सकते हैं।शीर्ष प्रबंधकों के बीच एक बहुत ही आम गलत धारणा। हालांकि, यह खतरनाक है क्योंकि आप अपनी तात्कालिक जिम्मेदारियों को भूलकर छोटी-छोटी बातों में डूब जाएंगे।
2) नेतृत्व की कमी।प्रबंधन कौशल के बिना प्रबंधक क्षणिक, वर्तमान कार्यों को हल करते हैं, और रणनीतिक कार्यों के समाधान को एक तरफ रख देते हैं। ऐसे नेता के साथ, कंपनी, एक नियम के रूप में, "मरने" के लिए शुरू होती है।
3) अविश्वास।अपने काम में कर्मचारी अपने नेता के कार्यों से निर्देशित होते हैं। उसकी ओर से विश्वास की कमी से कर्मचारियों की ओर से विश्वास की हानि होगी।
4) जोखिम लेने का डर।कुछ प्रबंधकों को विश्वास है कि सौंपे गए कार्यों को करते समय, कर्मचारी परिणाम के लिए पूरी जिम्मेदारी महसूस नहीं करेंगे, और परिणामस्वरूप, कार्य कुशलता न्यूनतम होगी।
5) नियंत्रण तंत्र का अभावकाम के परिणामों के प्रमुख की समय पर अधिसूचना के लिए आवश्यक।

कर्मचारी बॉस का काम क्यों नहीं करना चाहते?

अधिकारियों को सौंपने के लिए प्रबंधकों की अनिच्छा के साथ, कर्मचारी जिम्मेदारियां लेने के लिए तैयार नहीं हैं। ज्यादातर मामलों में, वे जिम्मेदारी से बचते हैं और इसे सीमित करने के लिए तर्क भी देते हैं। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि:
1. अधीनस्थ स्वयं निर्णय लेने के बजाय प्रबंधक से किसी विशेष समस्या को हल करना सीखना पसंद करते हैं;
2. कर्मचारी अपनी गलतियों के लिए आलोचना और सजा से डरते हैं;
3. कर्मचारियों के बीच आवश्यक जानकारी और संसाधनों की कमी;
4. बड़ी मात्रा में काम, कर्मचारी अतिरिक्त कार्य नहीं कर सकता है;
5. निर्देशों के प्रभावी निष्पादन के लिए अपर्याप्त योग्यताएं;
6. अतिरिक्त प्रेरणा की कमी एक अतिरिक्त के लिएकाम।

एक अतिरिक्त प्रेरणा के रूप में, वेतन, पदोन्नति, असामान्य उपाधि, डिप्लोमा में वृद्धि हो सकती है और धन्यवाद।

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के लिए 7 नियम

उन नेताओं के लिए जो अपने अधिकार को प्रभावी ढंग से सौंपना चाहते हैं, मैंने कुछ नियम बनाए हैं:

नियम 1अधीनस्थों को अधिकार के स्तर को सौंपना जो सौंपे गए कार्यों को करने के लिए आवश्यक और पर्याप्त है।

नियम 2कलाकार के लिए काम न करें, बल्कि जरूरत पड़ने पर ही मदद करें।

नियम 3सुनिश्चित करें कि कर्मचारी कार्य को सही ढंग से समझते हैं।

नियम 4काम की शुरुआत और समाप्ति तिथियां निर्धारित करें। बड़े कार्यों को चरणों में तोड़ें।

नियम 5नई जिम्मेदारियों के लिए अधीनस्थों को प्रशिक्षित करें।

नियम 6अनधिकृत कार्यों की अनुमति न दें, उन्हें नियंत्रण पदानुक्रम के अनुसार आना चाहिए।

नियम 7. अपने अधीनस्थों को सौंपे गए कार्यों के प्रभावी प्रदर्शन के लिए प्रोत्साहित करें।

प्राधिकरण के प्रत्यायोजन में विशिष्ट गलतियाँ

प्रतिनिधिमंडल के नियमों का पालन करें, और तब आप सामान्य गलतियों से बचने में सक्षम होंगे:
असाइनमेंट की व्याख्या करने में विफलता।इस बीच, समस्या के विवरण की सटीकता और पूर्णता, साथ ही कार्य निर्माण की क्षमता, प्रदर्शन की गुणवत्ता को प्रभावित करती है।
इनकार उपयोग करने सेप्रतिक्रिया।किसी अन्य कर्मचारी को कार्य स्थानांतरित करते समय भी, इसके कार्यान्वयन की निगरानी करना जारी रखें। उदाहरण के लिए, अध्ययन के मध्यवर्ती परिणाम आदि दिखाने के लिए कहें।
अधीनस्थ के काम से असंतोष।रचनात्मक आलोचना और उपयोगी सिफारिशें व्यक्त की जा सकती हैं। लेकिन जब तक आपके पास इसे सुधारने के लिए विशिष्ट सुझाव न हों, तब तक स्थिति के प्रति अपना असंतोष कभी व्यक्त न करें।
सत्ता खोने का डर।कुछ क्षेत्रों में कर्मचारियों की क्षमता को पहचानना बहुत महत्वपूर्ण है। और अगली बार जब आप कहेंगे कि आप एकमात्र सही समाधान जानते हैं, तो वे आप पर अधिक आसानी से विश्वास करेंगे।

क्या आप सत्ता के प्रत्यायोजन का कोई सफल उदाहरण जानते हैं?

इस प्रबंधकीय कार्रवाई को अक्सर कई प्रबंधकों द्वारा गुप्त माना जाता है। जो लोग इसे लागू करना जानते हैं, वे दूसरों की तुलना में अधिक बार प्रबंधकीय गतिविधियों में सफलता प्राप्त करते हैं। प्रबंधक जो इसका मालिक है, उसके पास एक अच्छा आयोजक कहलाने का हर कारण है: वह पदों की मांग नहीं करता है - वे उसे पेश किए जाते हैं। "गुप्त हथियार" के धारकों ने करियर के रहस्य को काफी हद तक समझ लिया है। विचाराधीन प्रबंधन कार्रवाई को प्रतिनिधिमंडल कहा जाता है।

प्रत्यायोजन कार्य का एक ऐसा संगठन है जिसमें प्रबंधक अधीनस्थों के बीच विशिष्ट कार्यों को वितरित करता है। इसे अलग तरह से भी कहा जा सकता है: प्रतिनिधिमंडल किसी कार्य या कार्रवाई के अधीनस्थ को स्थानांतरण है जिसे नेता को इसके लिए आवश्यक अधिकार के साथ करना चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल एक नितांत आवश्यक कार्रवाई है। प्रबंधक चाहे या न चाहे, चाहे वह इसे पसंद करे या नहीं, चाहे वह जानता हो या नहीं, जीवन उसे सौंपने के लिए मजबूर करता है। हम कह सकते हैं कि यह एक वस्तुनिष्ठ आवश्यकता है। यदि कोई नेता अपने अधीनस्थों के बीच विशिष्ट कार्यों को वितरित करना जानता है, तो इसका मतलब है कि उसे एक प्रबंधक की मुख्य आज्ञाओं में से एक में महारत हासिल है: "यह मुझे नहीं है जिसे काम का पालन करना चाहिए, लेकिन काम को मेरा पालन करना चाहिए।" प्रतिनिधिमंडल क्यों जरूरी है? कम से कम दो कारणों से:

नेता द्वारा किए जाने वाले कार्य की दैनिक मात्रा हमेशा उसकी शारीरिक और अस्थायी क्षमताओं से अधिक होती है: हर दिन उसे जितना वह कर सकता है उससे अधिक करना चाहिए, और यह सामान्य है। और मामलों का असाइनमेंट, उनके अधीनस्थों को कार्य, नेता को अधिक मात्रा में कार्य करने की अनुमति देता है।

स्वाभाविक रूप से, एक अधीनस्थ बॉस से बेहतर कुछ काम करने या किसी भी कार्य का सामना करने में सक्षम होता है। इससे डरना नहीं चाहिए, बल्कि प्रोत्साहित और खेती करनी चाहिए। एक अच्छा प्रबंधक वह नहीं है जो अपने अधीनस्थों की तुलना में किसी भी व्यवसाय को बेहतर तरीके से कर सकता है, बल्कि वह जो प्रबंधन करता है ताकि प्रत्येक अधीनस्थ अपना काम बेहतरीन तरीके से करे।

प्रतिनिधिमंडल प्रबंधन में प्रमुख कार्यों में से एक है। लेकिन इसके बावजूद, ऐसे प्रबंधक हैं जो जब भी संभव हो प्रतिनिधिमंडल से बचने की कोशिश करते हैं। क्यों? यह स्थिति विशुद्ध रूप से मनोवैज्ञानिक कारणों, चेतना की रूढ़ियों और कभी-कभी भय पर आधारित होती है। वे क्या हैं?

1. प्रतिनिधिमंडल- इससे अनावश्यक अरुचिकर कार्य से मुक्ति मिल रही है। इसके अलावा, जो काम मैं खुद कर सकता हूं, उस पर दूसरे पर थोपना शर्म की बात है।

यह, ज़ाहिर है, एक भ्रम है। यदि नेता लक्ष्य निर्धारित करना और योजना बनाना जानता है, तो "अतिरिक्त कार्य" की अवधारणा पूरी तरह से समाप्त हो जाती है। काम थोपना बुरा है, लेकिन अगर प्रबंधक ने कर्मचारियों को काम करने के लिए प्रेरित करने के तरीकों, तरीकों में महारत हासिल कर ली है, तो थोपना सवाल से बाहर है।

2. प्रतिनिधिमंडल- मामलों को सौंपना, यह जिम्मेदारी से बचने का एक तरीका है, इसे अधीनस्थ पर डंप करें .

यह सच नहीं है! प्रतिनिधिमंडल श्रम विभाजन का एक रूप है और, तदनुसार, जिम्मेदारी का विभाजन, और हमेशा कमी की दिशा में नहीं। अपने लिए सोचें: किसी भी मामले में, प्रबंधक इकाई में मामलों की स्थिति के लिए जिम्मेदार होता है, और अपनी जिम्मेदारी सौंपते समय, यह कम नहीं होता है, बल्कि बढ़ जाता है। आखिरकार, अब वह न केवल समस्या को हल करने के लिए जिम्मेदार है, बल्कि उस व्यक्ति के लिए भी (या बल्कि, अपनी पसंद की शुद्धता के लिए) जिसे कार्य सौंपा गया है। इसलिए प्रतिनिधिमंडल जिम्मेदारी कम नहीं करता है और इसे राहत नहीं देता है, बल्कि इसके विपरीत, प्रबंधक और कर्मचारियों दोनों की जिम्मेदारी बढ़ाता है। वैसे, यह दोनों पक्षों द्वारा प्रतिनिधिमंडल के प्रतिरोध के कारणों में से एक है।

3. प्रतिनिधिमंडल में नई जिम्मेदारियां लेना शामिल है।मुझे सही कर्मचारी का चयन करना है, उसके कार्यों को प्रोत्साहित करना और नियंत्रित करना है, आवश्यक निर्देश, स्पष्टीकरण आदि देना है, और बिना किसी गारंटी के काम किया जाएगा। इसे स्वयं करना बहुत तेज़ और अधिक विश्वसनीय है।

बेशक, प्रतिनिधिमंडल में समय लगता है। लेकिन अगर इसे प्रभावी ढंग से किया जाता है, तो प्रबंधक जितना खर्च करता है उससे अधिक समय जीतता है। तो उपरोक्त डर प्रतिनिधि की अक्षमता का परिणाम है, और कुछ नहीं। आखिरकार, प्रभावी ढंग से संगठित प्रतिनिधिमंडल बहुत कुछ देता है। अपने लिए न्यायाधीश:

प्रतिनिधिमंडल कर्मचारियों को प्रेरित करने का एक तरीका है।

प्रतिनिधिमंडल प्रबंधक को कर्मचारियों की क्षमताओं, उनकी योग्यता के स्तर का पता लगाने और उनकी क्षमता का निर्धारण करने का अवसर देता है।

और, अंत में, प्रतिनिधिमंडल आपको बाकी की दृष्टि खोए बिना, समूह ए के रणनीतिक कार्यों और कार्यों को हल करने के लिए समय निकालने की अनुमति देता है। दूसरे शब्दों में, यह कहना अतिशयोक्ति नहीं होगी कि इसे सौंपने की क्षमता दूसरों के हाथों से कुछ करने की क्षमता है, अर्थात नेतृत्व करने की क्षमता है।

सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए मनोवैज्ञानिक शर्तें

सबसे पहले, आइए जानें कि क्या प्रत्यायोजित किया जा सकता है और क्या नहीं। किसी भी मामले में, आपको प्रतिनिधि करने की आवश्यकता है:

दैनिक कार्य;

विशिष्ट गतिविधियाँ (अर्थात, वह जो आपके कर्मचारी आपसे बेहतर प्रदर्शन कर सकते हैं);

निजी मुद्दों का समाधान;

प्रारंभिक कार्य (परियोजनाएं, आदि)।

सामान्य तौर पर, प्रत्येक विशिष्ट मामले में, प्रतिनिधिमंडल की संभावना के लिए अपने आने वाले किसी भी मामले की जांच करें। अत्यंत सरल सिद्धांत द्वारा निर्देशित रहें: वह सब कुछ जो कर्मचारी कर सकते हैं, कर्मचारियों को करना चाहिए। आरंभ करने के लिए, इस प्रकार के कार्य को निम्नलिखित के रूप में प्रत्यायोजित करने की संभावना का मूल्यांकन करने का प्रयास करें:

ए) लक्ष्यों, योजनाओं, कार्यक्रमों और परियोजनाओं का प्रारंभिक सूत्रीकरण (लेकिन अंतिम अनुमोदन नहीं!), जिन पर आपको निर्णय लेने चाहिए;

बी) बैठकों में आपके बजाय भागीदारी जिसमें आपकी परियोजनाएं और प्रस्ताव प्रस्तुत किए जाते हैं।

कभी नहीँप्रतिनिधिमंडल के अधीन नहीं:

लक्ष्य निर्धारण, रणनीतिक मुद्दों पर अंतिम निर्णय जैसे प्रबंधकीय कार्य; परिणाम नियंत्रण।

कर्मचारी प्रेरणा।

विशेष महत्व के कार्य।

उच्च जोखिम वाले कार्य।

असामान्य, असाधारण मामले।

वास्तविक, जरूरी मामले, स्पष्टीकरण या दोबारा जांच के लिए समय नहीं छोड़ना।

गोपनीय कार्य।

इसलिए, जैसे ही आप अपना दिन शुरू करते हैं, अपने हर कार्य को सौंपने पर विचार करें, उन कार्यों की पहचान करें जिन्हें प्रत्यायोजित करने की आवश्यकता है, और आगे बढ़ें।

कब प्रतिनिधि देना है? दैनिक कार्य स्थितियों में - हमेशा, जितनी बार और जितना कार्य वातावरण अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रतिनिधिमंडल का उपयोग तब किया जाना चाहिए जब काम करने की स्थिति में काफी बदलाव आया हो और कार्यों और शक्तियों को पुनर्वितरित करने की आवश्यकता हो। हो जाता है:

कर्मियों की संरचना को बदलते समय (नई नियुक्ति, पदोन्नति, बर्खास्तगी, आदि);

किसी विभाग (कंपनी, डिवीजन) का पुनर्गठन या पुनर्गठन करते समय;

संकट की स्थितियों में;

गतिविधि के नए क्षेत्रों के उद्भव या क्षमता में बदलाव की स्थिति में।

यह बिना कहे चला जाता है कि प्रतिनिधिमंडल एक कार्य का एक साधारण असाइनमेंट या पुन: असाइनमेंट नहीं है, बल्कि एक कार्य का ऐसा असाइनमेंट है जो अधीनस्थों की क्षमताओं और क्षमताओं (साथ ही कार्यभार!) के साथ सहसंबद्ध है। प्रत्यायोजन करते समय कर्मचारियों का कार्यभार आपकी गतिविधि का सबसे महत्वपूर्ण नियामक होता है।

प्रतिनिधिमंडल नियम

अपनी शक्तियों को प्रतिष्ठा के लिए नहीं, बल्कि केवल कारण की भलाई के लिए स्थानांतरित करें। कारण, इसकी उपयोगिता, महत्वाकांक्षा नहीं, प्रतिनिधिमंडल के मानदंड हैं।

अधीनस्थों के आत्मविश्वास को बढ़ाने के साधन के रूप में प्रतिनिधिमंडल का प्रयोग करें। यह कार्य से कम महत्वपूर्ण नहीं है, यदि अधिक नहीं है।

जिसे आपने कार्य सौंपा है, उसका समर्थन करने के लिए तैयार रहें। यहां तक ​​​​कि सबसे स्वतंत्र और सक्षम कर्मचारी को भी बॉस के समर्थन की आवश्यकता होती है, यदि केवल यह सुनिश्चित करने के लिए कि बॉस अभी भी उसे स्वतंत्र और सक्षम मानता है।

ध्यान रखें कि, कार्य प्राप्त करने के बाद, अधीनस्थ सबसे सटीक और कभी-कभी गलत निर्णय नहीं ले सकता है। बेशक, ऐसे कार्य हैं जिन्हें बिना त्रुटि के हल किया जाना चाहिए, लेकिन उन्हें दूसरों को नहीं सौंपा जाना चाहिए।

"टूटे हुए फोन" प्रभाव से बचने के लिए रिले लिंक का उपयोग किए बिना सीधे प्रतिनिधि। "विभाजन" के कानून को याद रखें और प्रबंधन जानकारी के अर्थ को विकृत करें, जो एक असंतोष कर सकता है।

ऐसे मामलों में जहां कर्मचारी प्रत्यायोजित कार्यों के प्रदर्शन में गलती करते हैं, वस्तुनिष्ठ रूप से मामले के सार, त्रुटि के सार का विश्लेषण करते हैं, न कि अधीनस्थ के व्यक्तिगत गुणों, कमियों और गलत गणनाओं का। आखिरकार, यह आप ही हैं जो इस समस्या को हल करने के लिए उसे चुनते हैं। इसलिए सावधानी से आलोचना करें, माफी की मांग न करें, बल्कि उन कारणों की व्याख्या करें जिनके कारण त्रुटि हुई, और स्थिति को ठीक करने के लिए रचनात्मक सुझाव दिए।

अधीनस्थ को कार्य और संबंधित प्राधिकरण को स्थानांतरित करने के बाद, बिना किसी अच्छे कारण के इसके समाधान के दौरान हस्तक्षेप न करें, यानी, जब तक आप यह नहीं देखते कि गंभीर जटिलताएं उत्पन्न हो सकती हैं।

अपने अधीनस्थों द्वारा लिए गए सभी निर्णयों की जिम्मेदारी लें, जिन्हें आपसे आवश्यक अधिकार प्राप्त हुए हैं। सफलता के मामले में, इसे अधीनस्थ - कार्य के प्रत्यक्ष निष्पादक को दें; विफलता के मामले में, जिम्मेदारी लें। आप सुनिश्चित हो सकते हैं कि इसकी सराहना की जाएगी।

और आखिरी बात: यदि आप यह चुनते समय गलती नहीं करना चाहते हैं कि किसे कार्य सौंपना है, तो सिद्धांत के अनुसार कार्य करें: "आपको कार्य को उस व्यक्ति को नहीं सौंपना चाहिए जो चाहता है, लेकिन उसे जो कर सकता है और इसे हल करने में सक्षम है।"

जैसा कि आप देख सकते हैं, ये सिफारिशें, उनके महत्व के बावजूद, अभी भी काफी सामान्य हैं। इसलिए, आइए हम प्रबंधन मनोविज्ञान में ज्ञात प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के नियमों की ओर मुड़ें, जो पश्चिमी शोधकर्ताओं द्वारा तैयार किए गए हैं।

सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए बीस मानदंड

प्रतिनिधि जल्दी। आप क्या चाहते हैं या किसे सौंपना चाहते हैं, इसके बारे में निर्णय, दिन के लिए कार्य योजना तैयार करने के तुरंत बाद लें।

अपने कर्मचारियों की क्षमताओं और क्षमताओं के अनुसार प्रतिनिधि।

याद रखें - प्रेरणा और उत्तेजना के बिना प्रतिनिधिमंडल असंभव है! प्रतिनिधिमंडल के दौरान कर्मचारियों को प्रेरित करें।

किसी कार्य या कार्य को आंशिक रूप से अलग-थलग करने के बजाय यथासंभव पूर्ण रूप से सौंपें।

हर बार जब आप प्रतिनिधि देते हैं, तो स्पष्ट करें कि क्या आप किसी एकल मामले या स्थायी प्रतिनिधिमंडल के बारे में बात कर रहे हैं।

एक ही कर्मचारी को सजातीय कार्यों का समाधान सौंपना बेहतर है।

सुनिश्चित करें कि कर्मचारी काम करने में सक्षम और इच्छुक है।

सावधान रहें, इसलिए बोलने के लिए, "विश्वसनीयता के लिए" एक ही काम को दो कर्मचारियों को सौंपने के लिए जो इसके बारे में नहीं जानते हैं।

कार्य के साथ अधिकार और क्षमता को स्थानांतरित करें (यदि आवश्यक हो तो दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के अधिकार तक)।

प्रत्यायोजन करते समय कर्मचारियों को यथासंभव सटीक और पूरी तरह से निर्देश दें। सुनिश्चित करें कि असाइन किया गया कार्य सही ढंग से समझा गया है। याद रखें कि एक अधीनस्थ केवल वही कर सकता है जो आप उसे बताते हैं, न कि वह जो आपने कल्पना की थी या कार्य को निर्धारित करते समय मन में था ("प्रतिक्रिया अनिश्चितता" का कानून)।

निर्देश देते समय, न केवल कार्य के सार की व्याख्या करना महत्वपूर्ण है, बल्कि इसका अर्थ और उद्देश्य भी है।

यदि कार्य जटिल और नया है, तो उसे असाइन करते समय, आपको पाँच-चरणीय विधि लागू करनी चाहिए। इस पद्धति के चरणों का एक निश्चित मनोवैज्ञानिक अर्थ है:

एक कर्मचारी (प्रेरणा) तैयार करें;

कार्य की व्याख्या करें (विस्तृत निर्देश);

दिखाएँ कि कार्य कैसे करना है (नमूना दें);

कर्मचारी को पर्यवेक्षण के तहत काम के प्रदर्शन के साथ सौंपना और उसके कार्यों को सही करना;

केवल नियंत्रण छोड़कर, पूरा काम कर्मचारी को हस्तांतरित करें।

सौंपे गए कार्यों को बेहतर ढंग से करने के लिए अधीनस्थ को आगे के पेशेवर प्रशिक्षण और यहां तक ​​​​कि कैरियर के विकास का अवसर दें।

किसी भी आवश्यक जानकारी तक पहुंच प्रदान करें। कर्मचारी किसी कार्य के महत्व को बड़े पैमाने पर इस बात से आंकते हैं कि वे कितनी पूर्ण और समय पर जानकारी प्राप्त करते हैं।

बिना उचित कारण के कार्यप्रवाह में हस्तक्षेप करने से बचें।

साथ ही अधीनस्थ में यह विश्वास जगाएं कि कठिनाई या समस्या होने पर वह आपसे हमेशा सलाह या सहयोग मांग सकता है।

कर्मचारी से सहमत हों कि कब, कितनी बार और किस रूप में वह आपको रिपोर्ट करेगा कि मामला कैसे आगे बढ़ रहा है।

सौंपे गए कार्य के अंतिम परिणामों को नियंत्रित करें और नियंत्रण के परिणामों के बारे में कर्मचारी को तुरंत सूचित करें।

रचनात्मक रूप से सफलताओं की प्रशंसा करें और किए जा रहे कार्यों में कमियों की आलोचना करें।

सफल प्रतिनिधिमंडल के लिए ये मानदंड (सिद्धांत) हैं। इनके पालन से आप कई परेशानियों से बच सकते हैं। लेकिन प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के मानदंड प्रबंधन अभ्यास में उपयोग करना इतना आसान नहीं है। इस कार्य को सुविधाजनक बनाने के लिए, विशेषज्ञ प्रश्नों की एक सूची प्रदान करते हैं, जिसके उत्तर नेता को अधीनस्थों को विशिष्ट निर्देश देने में मदद करेंगे। इन सवालों के भी जवाब दें, और फिर कर्मचारी को दिए गए असाइनमेंट को और अधिक योग्य बनाया जाएगा।

क्या?आम तौर पर क्या करने की आवश्यकता है? किन आंशिक कार्यों को अलग से करने की आवश्यकता है? अंतिम परिणाम क्या होना चाहिए? इससे किन विचलनों को ध्यान में रखा जा सकता है? किन कठिनाइयों की उम्मीद की जानी चाहिए?

कौन?इस कार्य के लिए सबसे उपयुक्त व्यक्ति कौन है? इसके कार्यान्वयन में किसे मदद करनी चाहिए?

क्यों?हमें यह कार्य या गतिविधि क्यों करनी चाहिए? इससे कौन सा उद्देश्य पूरा होगा? क्या होता है यदि कार्य पूर्ण या आंशिक रूप से नहीं किया जाता है?

कैसे?आपको कार्य से कैसे संपर्क करना चाहिए? आवेदन करने के तरीके और तरीके क्या हैं? मुझे किन नियामक दस्तावेजों (नुस्खे, निर्देश) पर ध्यान देना चाहिए? किन अधिकारियों और विभागों को सूचित किया जाना चाहिए? लागत क्या हो सकती है?

क्या उपयोग करने के साथ?कौन से सहायक उपकरण का उपयोग किया जा सकता है और क्या किया जाना चाहिए? किन दस्तावेजों की आवश्यकता हो सकती है?

कब?काम कब शुरू होना चाहिए? इसे कब पूरा किया जाना चाहिए? क्या अंतरिम समय सीमा पूरी की जानी चाहिए? एक कर्मचारी को मुझे स्थिति के बारे में कब सूचित करना चाहिए? मुझे किसी कार्य की प्रगति की जांच कब करनी चाहिए?

प्रतिनिधिमंडल त्रुटियां

अंत में, हम प्रतिनिधिमंडल में कुछ विशिष्ट त्रुटियों के विश्लेषण पर ध्यान देना चाहेंगे। उन्हें जानने से आपको प्रतिनिधिमंडल की अपनी शैली विकसित करने में मदद मिल सकती है और आप इसे कैसे सुधार सकते हैं।

निर्देश देने में विफलता। अधीनस्थ ने निर्देश को कैसे समझा यह इस बात पर निर्भर करता है कि वह अपने कार्य का सामना करेगा या नहीं। निर्देश:

सौंपे गए मामले के महत्व, महत्व और जिम्मेदारी को दर्शाता है और इस तरह कर्मचारी को मामले के प्रति गंभीर रवैये के लिए एक गुणवत्ता समाधान के लिए तैयार करता है;

"मुझे बुरी तरह से निर्देश दिया गया था" विफलता का श्रेय देने के प्रलोभन से बचा जाता है।

नकली प्रतिनिधिमंडल। यह एक ऐसी स्थिति है जब उन कार्यों, कार्यों और शक्तियों को प्रत्यायोजित किया जाता है जो अधीनस्थों को उनके आधिकारिक कर्तव्यों के आधार पर प्राप्त होते हैं। ऐसा होने से रोकने के लिए और आप अपने कार्यों से खुद को बदनाम न करें, प्रतिनिधिमंडल से पहले, कर्मचारियों की नौकरी की जिम्मेदारियों से खुद को परिचित करें। और यदि कोई नहीं हैं, तो उन्हें विकसित करें। यह कई दृष्टियों से उपयोगी और आवश्यक भी है। हैरानी की बात है, लेकिन सच है: कई कर्मचारी अपनी नौकरी की जिम्मेदारियों को अच्छी तरह से नहीं जानते (या केवल सामान्य शब्दों में जानते हैं)। ऐसी टीम में श्रम के संगठन के बारे में शायद ही कोई गंभीरता से बोल सकता है।

प्रतिनिधि चयन में त्रुटि। इस गलती से कोई भी सुरक्षित नहीं है, हालांकि, प्रतिनिधिमंडल के नियमों का पालन करने से इस गलती की संभावना और परिणाम कम से कम हो जाएंगे।

ध्यान व्यवसाय पर नहीं, बल्कि व्यक्ति पर है। प्रतिनिधिमंडल जैसे नाजुक मामले में झुंझलाहट, असंयम, अत्यधिक भावुकता अस्वीकार्य है। और अधीनस्थों के साथ संयम और समान संबंध आवश्यक हैं।

व्यक्तिगत जिम्मेदारी को परिभाषित किए बिना कर्मचारियों के समूह को कार्यों और शक्तियों का प्रत्यायोजन।

"अधिकार छोड़ने" का डर। यदि आप कुछ नहीं जानते हैं, तो किसी विशेषज्ञ से परामर्श करना बेहतर है। जहां तक ​​कर्मचारियों का संबंध है, आप उन्हें सच्चाई से स्वीकार कर सकते हैं कि आप नहीं जानते कि इस समस्या को कैसे हल किया जाए। इससे आपकी साख को गहरा झटका नहीं लगेगा।

प्रतिनिधिमंडल में सबसे खतरनाक त्रुटि एकीकृत प्रबंधन कार्य को अधीनस्थों को सौंपना है। नेता अधीनस्थों की गतिविधियों का मुख्य समन्वयक है।

इसलिए, प्रतिनिधिमंडल जिम्मेदारी से बचने का एक तरीका नहीं है, बल्कि प्रबंधकीय श्रम के विभाजन का एक रूप है, जिससे इसकी दक्षता बढ़ाना संभव हो जाता है। प्रतिनिधिमंडल प्रबंधक के काम को सुविधाजनक बनाता है, लेकिन उसे अंतिम निर्णय लेने के दायित्व से मुक्त नहीं करता है, और यह दायित्व है जो कर्मचारी को एक नेता बनाता है।

निकोलाई वेरेसोव

स्रोत: dakozlov.ru

• नेतृत्व और प्रबंधन

कीवर्ड:

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अभिवादन! प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के बारे में सभी ने सुना होगा। हर कोई जानता है कि सक्षम प्रतिनिधिमंडल आपको कंपनी की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि करने की अनुमति देता है। दर्जनों किताबें और सैकड़ों प्रशिक्षण सेमिनार आपको सही तरीके से प्रतिनिधि बनाना सिखाते हैं।

लेकिन किसी कारण से, अब तक, रूस में "अधिकार का प्रतिनिधिमंडल" को विदेशी और कुछ "अपमानजनक" और वैकल्पिक माना जाता है।

आज हम एक बार फिर बात करेंगे कि प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल क्या है, इसके पेशेवरों और विपक्षों के साथ, यह क्यों आवश्यक है, और नेता दूसरों की तुलना में अधिक बार क्या गलतियाँ करते हैं।

यहां तक ​​कि सबसे प्रभावशाली नेता, व्यवसायी या परिवार का मुखिया भी सभी मामलों को व्यक्तिगत रूप से नहीं संभाल सकता। हम में से प्रत्येक के पास एक दिन में केवल 24 घंटे होते हैं। कार्य समय "टर्नओवर" और दिनचर्या पर खर्च किया जा सकता है, या आप इसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण कार्यों पर खर्च कर सकते हैं।

इसलिए तार्किक निष्कर्ष: निष्पादन के लिए अधिकांश शक्तियां दूसरों को सौंपी जा सकती हैं और (!) कर्मचारियों के बीच कार्यों के उचित वितरण को प्रतिनिधिमंडल कहा जाता है। प्रतिनिधिमंडल की एक अन्य परिभाषा एक कार्य के अधीनस्थ को स्थानांतरण है जिसे प्रबंधक को पूरा करना था।

यह सिद्ध हो चुका है कि जो व्यक्ति सही ढंग से प्रतिनिधि बनाना जानता है, वह दूसरों की तुलना में अधिक बार और तेजी से प्रबंधकीय गतिविधि में सफलता प्राप्त करता है।

टिप्पणी! यह कर्मचारियों के प्रत्यक्ष कर्तव्यों के बारे में नहीं है! प्रतिनिधिमंडल अतिरिक्त कार्य और शक्तियां हैं (अक्सर एक बार)।

प्रतिनिधि क्यों?

अधिकारों और शक्तियों का सक्षम प्रत्यायोजन एक साथ कई समस्याओं का समाधान करता है।

• प्रबंधक को trifles पर समय बर्बाद नहीं करने देता है, लेकिन महत्वपूर्ण परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है

नेता को अपने व्यवसाय के सभी विवरणों में "अपनी नाक नहीं थपथपाना" चाहिए। और इससे भी अधिक, उसे प्रत्येक कर्मचारी के काम के छोटे से छोटे विवरण में नहीं जाना चाहिए। उनका कार्य कंपनी का रणनीतिक विकास और समग्र नियंत्रण है। इसलिए, सभी "टर्नओवर" (यहां तक ​​​​कि जटिल और असामान्य वाले भी) किसी और को सौंपे जा सकते हैं।

• समग्र कार्य उत्पादकता बढ़ाता है

तत्काल कर्तव्यों के अलावा, प्रत्येक कर्मचारी के पास एक "घोड़ा" होता है - वह दूसरों की तुलना में बेहतर क्या कर सकता है। कुछ भी "घोड़ा" हो सकता है: कॉर्पोरेट पार्टियों का संगठन, संघर्ष समाधान या ग्राहकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार।

यदि प्रत्येक कर्मचारी केवल "अपना" कार्य करता है, तो टीम यथासंभव कुशलता से काम करेगी।

• एक स्वस्थ मनोवैज्ञानिक वातावरण बनाता है

कार्मिक प्रबंधन के विशेषज्ञ प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को कर्मियों के गैर-भौतिक प्रेरणा के उपकरणों में से एक मानते हैं। अधीनस्थों को महत्वपूर्ण और दिलचस्प कार्य सौंपकर, नेता उन्हें उनके महत्व का एहसास कराता है और सामान्य कारण में योगदान देता है।

• "पेशेवर उपयुक्तता" के लिए टेस्ट अधीनस्थ

प्रभावी प्रतिनिधिमंडल के परिणाम आपको होनहार कर्मचारियों की पहचान करने की अनुमति देते हैं। उनके प्रमोशन और करियर ग्रोथ से भविष्य में कंपनी की दक्षता बढ़ेगी।

प्रतिनिधिमंडल कार्य सेटिंग से कैसे भिन्न है?

समस्या कथन एक संकुचित अवधारणा है। यह क्या है? प्रबंधक अधीनस्थों के लिए कार्य निर्धारित करता है (एक नियम के रूप में, उनके आधिकारिक कर्तव्यों के ढांचे के भीतर) और यही है ... कर्मचारी इसे कैसे हल करेंगे यह उनकी समस्या है।

प्रतिनिधिमंडल का उद्देश्य कुछ कार्यों को स्वयं से हटाकर दूसरों में स्थानांतरित करना है। उसी समय, प्रतिनिधिमंडल का सार कार्य को "पूरी तरह से" स्थानांतरित करना है: कार्य निर्धारित करने और परिणामों पर रिपोर्ट करने के लिए ब्रीफिंग से।

प्रतिनिधिमंडल के फायदे और नुकसान

बेशक, प्रतिनिधिमंडल के अपने फायदे और नुकसान हैं। लेकिन निष्पक्षता में, मैं ध्यान देता हूं कि नुकसान केवल गलत प्रतिनिधिमंडल के साथ दिखाई देते हैं।

प्रतिनिधिमंडल के लाभ

• कर्मचारियों को प्रशिक्षित और विकसित करता है
• समग्र रूप से उद्यम के विकास में योगदान देता है
• एक टीम बनाता है और होनहार कर्मचारियों का चयन करता है
• प्रबंधक का कार्य समय बचाता है, जिसे वह अधिक महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने में खर्च कर सकता है
• नेतृत्व कौशल को तेज करता है
• आपको सभी क्षेत्रों में कर्मचारियों की "विशेषज्ञता" को अधिकतम करने की अनुमति देता है
• गैर-भौतिक तरीकों से कर्मचारियों को प्रेरित करता है। अधिकार सौंपकर, आप मूल्यवान कर्मचारियों को बिना उनका प्रचार किए बनाए रख सकते हैं
• प्रबंधन और कंपनी के प्रति कर्मचारी निष्ठा बढ़ाता है
• "क्षेत्र" स्थितियों में कर्मचारियों की क्षमताओं और योग्यता का आकलन करने का अवसर प्रदान करता है
• कर्मचारी स्वायत्तता बढ़ाता है

प्रतिनिधिमंडल के विपक्ष

• आप 100% सुनिश्चित नहीं हो सकते हैं कि प्राधिकरण के प्रत्यायोजन की प्रक्रिया वांछित परिणाम की ओर ले जाएगी। यदि आप "यदि आप कुछ अच्छा करना चाहते हैं, तो इसे स्वयं करें" प्रारूप के प्रबंधक से संबंधित हैं, तो आपके लिए किसी के साथ "साझा" करना मुश्किल होगा

• विपरीत स्थिति: आप डरते हैं कि अधीनस्थ कार्य को आपसे बेहतर तरीके से निपटेगा। कर्मचारी इसे महसूस करते हैं और "रिवर्स डेलिगेशन" मोड चालू करते हैं, जब कार्य, "आपके बिना कोई रास्ता नहीं" के बहाने प्रबंधक को वापस कर दिया जाता है। इस तरह, अधीनस्थों को "अतिरिक्त" काम से छुटकारा मिलता है। और नेता को उसकी अपरिहार्यता की पुष्टि प्राप्त होती है
• आपको अपने अधीनस्थों पर भरोसा करना होगा। आखिरकार उन्हें जिम्मेदारी के साथ-साथ शक्तियां भी दी जाएंगी (उदाहरण के लिए, गोपनीय जानकारी तक पहुंच और दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार)

प्रतिनिधिमंडल के लक्ष्य

प्रतिनिधिमंडल के तीन उद्देश्य हैं:

• संगठन में काम की दक्षता बढ़ाएँ
• प्रबंधन पर बोझ कम करें
• कर्मचारियों की व्यस्तता बढ़ाएँ

प्रतिनिधिमंडल का महत्व

प्रतिनिधिमंडल इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

सबसे पहले, एक नेता एक दिन में जितना काम "पचा" सकता है, वह हमेशा उसकी क्षमताओं से अधिक होता है। हर दिन उसे जितना कर सकता है उससे अधिक करना चाहिए। प्राधिकरण का प्रतिनिधिमंडल आपको दिनचर्या से दिन को "अनलोड" करने और प्राथमिकता वाले कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।

दूसरे, कोई भी अनुभवी कलाकार नेता से बेहतर किसी काम को करने में सक्षम होता है। यह सामान्य है और इसे प्रोत्साहित किया जाना चाहिए।

ब्रायन ट्रेसी कहते हैं, "यदि कोई कर्मचारी किसी कार्य का 70% पूरा कर सकता है, तो उसे पूरा कार्य सौंपा जा सकता है।"

प्राधिकरण के प्रकार और प्रबंधन का केंद्रीकरण

प्राधिकरण क्या है? अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कंपनी के संसाधनों का उपयोग करने का अधिकार है।

प्राधिकरण दो प्रकार के होते हैं:

• रैखिक। शक्तियों को "श्रृंखला" के साथ प्रमुख से डिप्टी, डिप्टी से विभाग के प्रमुख और अंतिम निष्पादक तक स्थानांतरित किया जाता है।
• कर्मचारी। एक ऑफ-सिस्टम उपकरण जो आपको एक रैखिक संरचना के काम को नियंत्रित करने, सलाह देने और प्रभावित करने की अनुमति देता है।

प्राधिकरण के प्रकार के आधार पर, दो प्रकार के प्रबंधन को प्रतिष्ठित किया जाता है।

केंद्रीकृत नियंत्रण प्रणाली

एक केंद्रीकृत प्रणाली में, शीर्ष प्रबंधन अधिकांश निर्णय लेता है (यहां तक ​​​​कि सबसे छोटा और सबसे नियमित)। ऐसी संरचनाओं में, "बाईं ओर एक कदम, दाईं ओर एक कदम फायरिंग दस्ते द्वारा दंडनीय है।"

उदाहरण: कुछ कंपनियों में कॉल सेंटर ऑपरेटरों के लिए हार्ड स्पीच मॉड्यूल। ग्राहकों के साथ बातचीत की रिकॉर्डिंग अनिवार्य रूप से सुनने के अधीन है। बातचीत के पैटर्न से थोड़ा सा भी विचलन होने पर कर्मचारी पर जुर्माना लगाया जाता है।

विकेन्द्रीकृत नियंत्रण प्रणाली

एक विकेन्द्रीकृत प्रणाली में, एक प्रबंधक के कार्य इतने कठोर रूप से तय नहीं होते हैं। उनके पास एक मुख्य लक्ष्य है और इसे प्राप्त करने के लिए अनुशंसित तरीके हैं। बाकी सब कलाकार के विवेक पर है।

एक ही कॉल सेंटर का उदाहरण लेते हुए, एक विकेन्द्रीकृत प्रणाली में, कर्मचारियों को ग्राहक के साथ संवाद करने की अनुमति है, हालांकि वे चाहते हैं। लेकिन मैत्रीपूर्ण लहजे में, विनम्रता से और बोलचाल के भावों के बिना। मिलान सिद्धांत शामिल है। कर्मचारियों का मुख्य कार्य गुणवत्तापूर्ण सेवा और संतुष्ट ग्राहक हैं। ऐसे मॉडल में, "शेर का" निर्णयों का हिस्सा निष्पादक द्वारा मौके पर ही किया जाता है।

अधिकार को ठीक से कैसे सौंपें?

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के लिए बुनियादी नियम यहां दिए गए हैं:

• कार्य का एक विशिष्ट परिणाम होना चाहिए।

किसी अधीनस्थ को कार्य सौंपते समय, तुरंत स्पष्ट रूप से अंतिम परिणाम का संकेत दें। उस तक पहुंचने के बाद ही कार्य को पूरा माना जा सकता है। उदाहरण के लिए: "2017 के लिए समग्र रूप से और प्रत्येक कर्मचारी के लिए बिक्री विभाग के परिणामों पर एक रिपोर्ट तैयार करें (रूबल में बिक्री, लेनदेन की संख्या और नए ग्राहक, औसत लेनदेन मूल्य, पूर्ण योजना का प्रतिशत)।

• हम प्रतिनिधिमंडल की जिम्मेदारी, समय और स्तर निर्धारित करते हैं

प्रतिनिधिमंडल के कुल पांच स्तर हैं: "निर्देशों के सख्त पालन" से "कार्रवाई की पूर्ण स्वतंत्रता" तक।

• अधीनस्थ के साथ चर्चा

चर्चा में प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के लिए तीन नियम। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कर्मचारी:

1. उसे सौंपे गए कार्य को सही ढंग से समझा
2. इसे समय पर पूरा करने के लिए तैयार
3. समस्या के प्रस्तावित समाधान से सहमत हैं या कोई विकल्प पेश कर सकते हैं

• अधिकार की डिग्री को सही ढंग से "मापें"

प्रतिनिधिमंडल में, अधीनस्थ को उतना ही अधिकार देना बहुत महत्वपूर्ण है जितना उसे किसी विशिष्ट कार्य को हल करने की आवश्यकता होती है। न आधिक न कम।

यदि आप "ओवरसाल्ट" करते हैं - कर्मचारी अपनी आधिकारिक स्थिति का दुरुपयोग कर सकता है। यदि "अंडरसाल्टेड" - वह समस्या को प्रभावी ढंग से हल करने में सक्षम नहीं होगा। यह विशेष रूप से सच है जब किसी अधीनस्थ को संवेदनशील जानकारी तक पहुंच की आवश्यकता होती है।

• निचले स्तर के कर्मचारी विवरण को बेहतर जानते हैं

प्रत्यक्ष कलाकार हमेशा किसी विशेष प्रक्रिया की सूक्ष्मताओं और विवरणों को बेहतर जानते हैं। इसलिए, उन्हें "संकीर्ण" कार्य सौंपना बेहतर है।

प्रतिनिधिमंडल उदाहरण। आप एक छोटी सी कॉफी शॉप के मालिक हैं। हमने उत्पादों की रेंज का विस्तार करने और आउटलेट की प्रतिस्पर्धात्मकता बढ़ाने का फैसला किया। ग्राहक अनुरोधों पर सबसे सटीक और अद्यतित जानकारी आपको ... बिंदु पर एक बरिस्ता द्वारा प्रदान की जाएगी। आखिरकार, वह हर दिन उनकी शिकायतों और इच्छाओं को सुनते हैं।
वैसे, प्रतिनिधिमंडल के इस सिद्धांत का हर समय उल्लंघन किया जाता है। बॉस डिप्टी को कार्य देता है, वह अपने सहायक को "फुटबॉल" करता है, और इसी तरह एड इनफिनिटम पर। एक विशिष्ट उदाहरण सेना या कोई सिविल सेवा है, जहां कोई भी कार्य ऊपर से नीचे तक श्रृंखला "नीचे" जाता है।

• प्रतिनिधिमंडल का प्रचार

सभी को पता होना चाहिए कि आपने किसी को बिक्री विभाग के परिणामों पर आंकड़े एकत्र करने के लिए कहा था। खुलापन गलतफहमी को दूर करेगा और प्रतिनिधिमंडल की दक्षता में वृद्धि करेगा।

• प्रतिनिधि न केवल "कचरा"

आप लगातार दूसरों को अप्रिय या "गंदा" काम नहीं सौंप सकते। यह साबित हो गया है कि यह दृष्टिकोण पूरी टीम की दक्षता को बहुत कम कर देता है। समय-समय पर यह अधीनस्थों को "अच्छे" कार्यों को सौंपने के लायक है: रचनात्मक, दिलचस्प और सार्थक।

• "सही" प्रेरणा

कर्मचारियों के लिए अधिक से अधिक नए कार्यों को लगातार "लोड" करना पर्याप्त नहीं है। उन्हें प्रेरित करने की जरूरत है! "सही" प्रेरणा उनकी वफादारी और उनके प्रदर्शन दोनों को बढ़ाती है।

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल के स्तर और प्रकार

प्रतिनिधिमंडल की "गहराई" और चरण सीधे कर्मचारी की परिपक्वता की डिग्री पर निर्भर करते हैं।

• परिपक्वता का निम्न स्तर। इसमें अनुभवहीन कर्मचारी और असुरक्षित लोग शामिल हैं। आपको स्पष्ट निर्देशों और नियमित निगरानी के साथ उन्हें अधिकार सौंपने की आवश्यकता है।
• परिपक्वता का औसत स्तर। कर्मचारी नहीं कर सकता, लेकिन अच्छी तरह से काम करना चाहता है (उसके पास बस आवश्यक कौशल और क्षमताओं की कमी है)। यहां विशेष निर्देश देना भी जरूरी है। और प्रतिक्रिया देना और उत्साह बनाए रखना सुनिश्चित करें।
• मध्यम उच्च स्तर। कर्मचारी कार्य को पूरा करने में काफी सक्षम है। लेकिन किसी कारण से यह प्रभावी ढंग से काम नहीं करना चाहता है। इस स्तर पर, कारण को समझना महत्वपूर्ण है।

एक समान समस्या को हल करने के लिए, निम्न विधियों में से एक लगभग हमेशा मदद करता है:

• समस्या को हल करने के लिए उपकरणों के चुनाव में स्वतंत्रता प्रदान करें
• दिलचस्प और सार्थक शक्तियां सौंपें
• निर्णय लेने में कर्मचारियों को शामिल करें

• उच्च स्तर की परिपक्वता। कर्मचारी काम करने में सक्षम और इच्छुक है। यहाँ सब कुछ स्पष्ट है। उसे उन शक्तियों को सुरक्षित रूप से प्रत्यायोजित किया जा सकता है जिसके साथ वह संभाल सकता है।

प्राधिकरण के हस्तांतरण में मुख्य गलतियाँ

प्रतिनिधिमंडल का सुनहरा नियम: "आपको किसी ऐसे व्यक्ति को कार्य सौंपने की ज़रूरत नहीं है जो इसे चाहता है, बल्कि किसी ऐसे व्यक्ति को सौंपना है जो इसे हल करने में सक्षम है।"

विशिष्ट प्रबंधक गलतियाँ:

1. इस बात पर भरोसा करें कि अधीनस्थ आपके विचारों को पढ़ सकते हैं। यह, दुर्भाग्य से, किसी को नहीं दिया जाता है। इसलिए, किसी को कार्य सौंपते समय, इसे यथासंभव स्पष्ट और विशेष रूप से तैयार करें।
2. कलाकार को निर्णय लेने में लगने वाले समय को कम करके आंकें। कई कोच हमेशा कुछ दिनों को "रिजर्व में" छोड़ने की सलाह देते हैं (जबरदस्ती, समायोजन और शोधन के लिए)। मान लीजिए 20 मार्च तक रिपोर्ट चाहिए तो 15 मार्च को ठेकेदार को बताएं।
3. हर कदम पर नियंत्रण रखें। ज्यादातर नेता यही गलती करते हैं। एक कर्मचारी की लगातार "आत्मा के ऊपर खड़े रहना" असंभव क्यों है? सबसे पहले, यह व्यावहारिक नहीं है। दरअसल, इस मामले में आप कार्य पर जितना समय नियंत्रण पर खर्च करेंगे। दूसरे, कड़ा नियंत्रण अधीनस्थों को प्रभावी ढंग से काम करने की इच्छा से पूरी तरह से हतोत्साहित करता है।
4. कलाकार को उसकी जिम्मेदारी की "गहराई" की आवाज न दें। यदि किसी समूह को कार्य दिया जाता है तो ऐसी गलती प्रतिनिधिमंडल के पूरे प्रभाव को नष्ट कर देती है। कर्मचारी स्वेच्छा से एक-दूसरे को जिम्मेदारी सौंपते हैं।
5. एक अधीनस्थ को अपनी नौकरी की जिम्मेदारियां सौंपें। अजीब तरह से पर्याप्त है, लेकिन कई कर्मचारियों (साथ ही उनके नेताओं) को इस बात का बहुत कम पता है कि वे आम तौर पर क्या शामिल करते हैं!

क्या प्रत्यायोजित किया जा सकता है?

अध्ययनों से पता चलता है कि प्रबंधक के कार्यों का 80% तक प्रत्यायोजित किया जा सकता है। संक्षेप में:

• दैनिक कार्य
• विशिष्ट गतिविधि (जिसमें अधीनस्थ को विशेषज्ञ माना जाता है)
• प्रारंभिक कार्य (उदाहरण के लिए, प्रतियोगियों का प्रारंभिक विश्लेषण, परियोजना की तैयारी)
• निजी प्रश्न (एक बार)

क्या प्रत्यायोजित नहीं किया जा सकता है?

हर नियम के अपवाद हैं। क्या अधीनस्थों को नहीं सौंपा जाना चाहिए, लेकिन हमेशा स्वयं द्वारा किया जाना चाहिए?

• कर्मचारियों को काम पर रखना और निकालना

एक छोटी कंपनी में, सभी कर्मियों के मुद्दों को विशेष रूप से प्रमुख द्वारा तय किया जाना चाहिए। एक बड़े में - संबंधित विभाग और कोई नहीं।

• रणनीतिक योजना

बेशक, नेता को अपने कर्मचारियों की राय में दिलचस्पी लेनी चाहिए और कंपनी के लाभ के लिए सबसे सफल विचारों / विचारों / टिप्पणियों का उपयोग करना चाहिए। हालाँकि, केवल व्यवसाय का स्वामी ही कंपनी के विकास के लिए रणनीतिक दिशाएँ निर्धारित कर सकता है।

• उच्च स्तर के जोखिम वाले गंभीर कार्य

समय-समय पर आपको उन समस्याओं को हल करना होगा जो कंपनी के परिणामों या संभावनाओं पर गंभीर प्रभाव डाल सकती हैं। उन्हें स्वयं करना भी बेहतर है।

• कंपनी की ओर से आभार

यदि कोई कर्मचारी (या विभाग) कंपनी की ओर से कृतज्ञता का पात्र है, तो इसे व्यक्तिगत रूप से और "गवाहों के साथ" किया जाना चाहिए।

प्रतिनिधिमंडल का राज

1. कार्य को संपूर्ण रूप से सौंपने का प्रयास करें, भागों में नहीं। प्रत्येक कर्मचारी (किसी भी स्थिति में) के पास कम से कम एक "काम के सामने" होना चाहिए, जिसके लिए वह पूरी तरह से जिम्मेदार है।
2. चर्चा को प्रोत्साहित करें। यदि एक अधीनस्थ प्रबंधन के साथ सीधे संवाद कर सकता है और अपने विचार पेश कर सकता है, तो इससे उसके काम पर रिटर्न बहुत बढ़ जाता है।
3. कर्मचारी को व्यर्थ न खींचे। यदि आपने उसे कोई कार्य सौंपा है, तो नियत समय सीमा की प्रतीक्षा करें। लगातार समायोजन, परिवर्तन और जांच कार्य की दक्षता को कम करते हैं।

प्रतिनिधिमंडल पर पुस्तकें

• सर्गेई पोटापोव "अधिकार कैसे सौंपें। स्टिकर पर 50 पाठ»
• मारिया अर्बन "प्रॉक्सी द्वारा सफलता। अधिकार का प्रभावी प्रतिनिधिमंडल »
• ब्रायन ट्रेसी "प्रतिनिधिमंडल और प्रबंधन"
• जूली-एन अमोस "प्रतिनिधिमंडल"

पी.एस. रोचक तथ्य। यूरोसेट में ऐसा नियम हुआ करता था। जैसे ही विभागाध्यक्ष नियमित रूप से काम पर देर से रुकने लगे, उन्हें विभाग में कार्यभार की समीक्षा करने और अपने अधीनस्थों के बीच पुनर्वितरित करने के लिए कहा गया। यदि इससे मदद नहीं मिली, तो एक सहायक उसके साथ "संलग्न" हो गया। विली-निली, नेता को अपनी शक्तियों का प्रत्यायोजन करना पड़ा।

प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल को यथासंभव प्रभावी होने और निर्धारित कार्यों के समाधान की ओर ले जाने के लिए, प्रबंधक को निम्नलिखित नियमों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

1. प्राधिकरण का प्रत्यायोजन चाहिए उद्देश्यपूर्ण बनें.

इस तथ्य के अलावा कि कार्य प्रबंधक के परिणाम की छवि की "तस्वीर" और कर्मचारी-निष्पादक की "तस्वीर" समान होनी चाहिए, प्रबंधक को इस चरण के "माध्यमिक" प्रभावों या लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से समझना चाहिए:

• अधिक महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए खाली समय जिसमें उसकी (प्रबंधक की) भागीदारी की आवश्यकता होती है;
• एक कर्मचारी का निदान करने के लिए, एक निश्चित क्षेत्र में उसकी क्षमता, क्षमताओं की जांच करने के लिए;
• एक कर्मचारी को पेशेवर और व्यक्तिगत रूप से विकसित करना;
• एक कार्मिक प्रबंधन रिजर्व तैयार करें;
• अन्य प्रभाव प्राप्त करें।

2. प्राधिकरण का प्रत्यायोजन चाहिए पहले से किया हुआ.

क्या और किसको सौंपना है, इस बारे में निर्णय, प्रबंधक को किसी विशिष्ट कार्य, कार्य योजना के कागज पर या उसके सिर में आने के तुरंत बाद लेना चाहिए। हमारी घरेलू प्रबंधन संस्कृति में ऐसा हुआ है कि प्रबंधक द्वारा कर्मचारी के लिए निर्धारित अधिकांश कार्यों की "कल" ​​की समय सीमा होती है। बेशक, आधुनिक व्यावसायिक वास्तविकताएं ऐसी हैं कि एक प्रबंधक को एक उभरती हुई स्थिति पर तुरंत प्रतिक्रिया देने, निर्णय लेने और कर्मचारियों को पूरा करने के लिए उपयुक्त कार्य निर्धारित करने की आवश्यकता होती है। बेशक, कुछ मामलों में, कर्मचारियों के बीच आवश्यक "काम करने के स्वर" को बनाए रखने के लिए, अस्थायी समय के दबाव, तथाकथित "आराम में बेचैनी" का वातावरण बनाना संभव और आवश्यक भी है। लेकिन ऐसी "परेशान करने वाली", "स्फूर्तिदायक" स्थिति संगठनात्मक जीवन का आदर्श नहीं होना चाहिए।

नेता द्वारा कर्मचारियों के निरंतर "चिकोटी" का परिणाम हो सकता है:

• संगठन से कुछ कर्मचारियों का प्रस्थान;
• अधीनस्थों की छिपी या खुली तोड़फोड़, उनके मुखिया के आदेशों की अनदेखी;
• तनाव, संघर्ष और अन्य नकारात्मक संगठनात्मक वास्तविकताएं जो प्रबंधक से बड़ी मात्रा में समय और अन्य संसाधनों को लेगी।

3. शक्तियों का प्रत्यायोजन किया जाता है, अधीनस्थों की क्षमताओं और क्षमताओं के अनुसार.

प्रत्येक कर्मचारी (प्रबंधक सहित) के पास उसके द्वारा किए गए कार्यों का अपना डेल्टा (रेंज) होता है - अक्षम से लेकर अत्यधिक प्रभावी तक। इस श्रेणी का निचला सिरा आसान कार्यों से शुरू होता है। ये, एक नियम के रूप में, तकनीकी प्रकृति के वर्तमान कार्य हैं, जो प्रबंधक (अत्यधिक योग्य विशेषज्ञ) को अधिक महत्वपूर्ण और जटिल कार्यों को करने से विचलित करते हैं। ऊपरी सीमा - कार्य सामग्री-क्षमता वाले हैं, उनके कार्यान्वयन के लिए बड़ी मात्रा में समय, व्यक्तिगत और बौद्धिक संसाधनों की आवश्यकता होती है। इन दो चरम सीमाओं के बीच कई प्रकार के कार्य होते हैं जिनमें वास्तव में स्वयं नेता के समावेश और गतिविधि की आवश्यकता होती है। उसी समय, एक प्रबंधक या एक उच्च योग्य विशेषज्ञ द्वारा हल किए जाने वाले कार्य सामान्य कर्मचारियों के लिए एक निश्चित कठिनाई को शीघ्रता से हल करते हैं। इसके अलावा, प्रत्येक कर्मचारी के लिए इस जटिलता की डिग्री अलग है। प्रबंधक किसी विशिष्ट कर्मचारी को कार्य के निष्पादन को सौंप सकता है, यह सुनिश्चित करने के लिए कि वह इसे कर सकता है, कि वह निश्चित रूप से इसे पूरा करेगा, क्योंकि उसने समान और उच्च स्तर की जटिलता के कार्यों को बार-बार हल किया है। लेकिन इस तरह के निर्णय से या तो इस कर्मचारी के लिए, या प्रबंधक के लिए, या लंबे समय में पूरी संरचनात्मक इकाई के लिए बहुत कम लाभ होगा।

आदर्श विकल्प तब होता है जब प्रबंधक कर्मचारी के लिए "अपने समीपस्थ विकास के क्षेत्र" के प्रवेश द्वार के साथ कार्य निर्धारित करता है, अर्थात, उसकी वास्तविक (वर्तमान) क्षमताओं और क्षमताओं से कुछ अधिक स्तर पर। यह माना जाता है कि कार्य को पूरा करने के लिए कर्मचारी को एक निश्चित बौद्धिक, दृढ़-इच्छाशक्ति, शारीरिक, संचार और अन्य प्रयास करना चाहिए। यानी "अपने आप को पार करें।" एक निश्चित स्तर के तनाव के बिना एक कर्मचारी का विकास, गुणात्मक परिवर्तन और विकास असंभव है। कर्मचारियों के बीच कार्यों को उनकी क्षमताओं और क्षमताओं के अनुसार वितरित करने के लिए, प्रबंधक को अपने अधीनस्थों की वर्तमान क्षमताओं और क्षमताओं को जानना चाहिए और उनके पेशेवर विकास और पूरी इकाई के गुणात्मक विकास पर दृढ़ता से ध्यान केंद्रित करना चाहिए।

सामग्री-गहन कार्यों के लिए जिनके कार्यान्वयन के लिए बड़ी मात्रा में समय संसाधनों की आवश्यकता होती है, प्रबंधक के लिए यह भी सलाह दी जाती है कि उन्हें कर्मचारियों को सौंपें, संभवतः परियोजना कार्य के रूप में, इसे पूरा करने के लिए कई लोगों को शामिल करें।

4. कर्मचारियों को अधिकार सौंपते समय पेशेवर विकास के लिए उनकी प्रेरणा और आवश्यकता को ध्यान में रखा जाता है.

प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह कर्मचारी जो पेशकश की जाती है उसे लेना चाहता है और लेना चाहता है। यह समझने के लिए कि वर्तमान समय में अपने कर्मचारियों के लिए आवश्यक-प्रेरक संरचना में वास्तव में क्या महत्वपूर्ण है और अल्पावधि में, प्रबंधक को उनके साथ लगातार संवाद करना चाहिए, उनकी पेशेवर और व्यक्तिगत योजनाओं में रुचि होनी चाहिए। कर्मचारियों के हितों, उद्देश्यों, जरूरतों के आधार पर, प्रबंधक अपनी संरचनात्मक इकाई में कार्यों को इस तरह से वितरित करता है कि यह उनकी पेशेवर आकांक्षाओं और कैरियर योजनाओं की प्राप्ति में अधिकतम योगदान देता है।

5. किसी कार्य, कार्य या कार्य को स्थानांतरित करने के लिए होना चाहिए, यदि संभव हो तो, पूरी तरह से, और कार्य निष्पादक के लिए आंशिक और पृथक के रूप में नहीं.

किसी कर्मचारी को अधिकार सौंपते समय, प्रबंधक को उसे न केवल यह बताना चाहिए कि उसे क्या करने की आवश्यकता है, बल्कि यह भी कि उसे क्यों करना है, कार्य की पूर्ति पूरे सिस्टम (संगठन, संरचनात्मक) के काम में क्या योगदान देगी। इकाई)। यदि किसी कर्मचारी को सौंपा गया अधिकार बहु-स्तरीय, बहु-पहलू प्रकृति का है, तो प्रबंधक, उसे पहले चरण में हल करने के लिए एक कार्य निर्धारित करता है, उसे पूरे मामले पर अद्यतित करना चाहिए, ताकि वह नहीं होगा काम के बाद के चरणों में हैरान।

जो व्यक्ति दूसरों को सौंपे गए मामले का विवरण जाने बिना अधिकार सौंपता है, वह अनावश्यक होने का जोखिम उठाता है।
अमेरिकी प्रबंधक जी. जेनिन (1910-1997)

6. कर्मचारी को यह समझाने की जरूरत है कि क्या विशिष्ट शक्तियों का प्रत्यायोजन एक अलग मामला है या यह एक लंबी (लंबी) प्रक्रिया है।

समय के साथ, एक कर्मचारी को निष्पादन के लिए सौंपा गया कार्य उसके कार्यात्मक कर्तव्यों की सूची में जा सकता है। यदि प्रबंधक का इतना दीर्घकालिक लक्ष्य है, तो उसे यह समझने की आवश्यकता है कि यह अधीनस्थ इस कार्य को कितनी सफलतापूर्वक पूरा कर सकता है। कार्य के प्रारंभिक प्रदर्शन के दौरान उसे सहायता और समर्थन प्रदान करना, अधीनस्थ के काम में सकारात्मक पहलुओं और कमियों का विश्लेषण करना, प्रबंधक गुणवत्ता के आवश्यक स्तर को प्राप्त करता है और इस कार्य के प्रदर्शन को कार्यक्षमता (कर्तव्यों) में ला सकता है। अधीनस्थ।

7. एक ही कर्मचारी को स्थानांतरित करने के लिए सजातीय मामले वांछनीय हैं.

यह प्रावधान कर्मचारी को उसके कार्यात्मक कर्तव्यों में इस कार्य को प्राप्त करने के लिए तैयार करने से जुड़ा है। हालांकि, प्रबंधक को कर्मचारियों की विनिमेयता के माध्यम से अपनी संरचनात्मक इकाई की स्थिरता बनाना याद रखना चाहिए। इसलिए, किसी विशेष कर्मचारी के प्रशिक्षण के हितों से निर्देशित, नेता को अपने अन्य अधीनस्थों की दृष्टि नहीं खोनी चाहिए।

8. गलतफहमी और संघर्ष की स्थिति के उभरने से बचने के लिए, विश्वसनीयता के लिए दो कर्मचारियों को एक ही काम सौंपना नहीं चाहिए।

प्रत्येक विशिष्ट मामले के लिए, एक व्यक्ति जिम्मेदार होना चाहिए - इस मामले के आयोजक, लेकिन कई प्रबंधक कई कारणों से उसे ऐसा अधिकार नहीं देते हैं। मुख्य बात यह है कि प्रबंधक अपने अधीनस्थों में से एक को अधिकार पूरी तरह से सौंपने से डरते हैं।

यदि त्रुटि के लिए एक से अधिक व्यक्ति जिम्मेदार हैं, तो किसी को दोष नहीं देना है।
"मर्फी के नियम"

जब प्रबंधक द्वारा दो अलग-अलग कर्मचारियों को सौंपा गया कार्य दिलचस्प, उच्च-स्थिति वाला होता है, तो इसके कार्यान्वयन के लिए संसाधनों और प्रबंधक के ध्यान के लिए दोनों के बीच संघर्ष शुरू हो सकता है। यदि कार्य अनाकर्षक है, बहुत नियमित है, जिसमें कर्मचारियों के महत्वपूर्ण प्रयासों की आवश्यकता है, तो, सबसे अधिक संभावना है, यह बिल्कुल भी हल नहीं होगा।