Pendelegasian adalah proses pengalihan sebagian fungsi manajer kepada karyawan lain. Pendelegasian wewenang: fitur, prinsip, dan persyaratan

07.12.2021 -

, pelatih bisnis, konsultan pelatih, mitra pengelola lokakarya pelatihan "Kepribadian dan Karir"

Proses pendelegasian dimulai segera setelah manajer membuat keputusan untuk mendelegasikan wewenang dan telah mengidentifikasi karyawan yang akan melaksanakan tugas tersebut. Agar proses ini menjadi efektif, dan pada akhirnya untuk mendapatkan hasil yang diinginkan, mereka yang menetapkan tugas harus mematuhi beberapa aturan. Apa poin-poin penting dari delegasi dan apa yang terjadi jika mereka diabaikan?

Tetapkan tujuan, tentukan hasilnya

Aturan pertama adalah merumuskan tujuan sespesifik mungkin. Sejak awal, manajer harus dengan jelas menjelaskan kepada bawahan hasil apa dan dalam kerangka waktu apa yang dia harapkan, menentukan apa yang seharusnya menjadi hasil pekerjaan (misalnya, menarik pelanggan baru, acara yang diadakan tepat waktu, dll.). Pemahaman yang jelas tentang karyawan tentang hasil apa yang perlu dicapai adalah prasyarat yang diperlukan untuk pendelegasian tugas yang benar. Upaya untuk mendelegasikan hanya proses, yaitu, untuk menunjukkan kepada bawahan hanya apa yang perlu dilakukan, sepenuhnya menghilangkan tanggung jawab atas hasil darinya, dan juga mengurangi motivasi dan efisiensi kerjanya.

Ketika seorang karyawan diberi tugas-proses (misalnya, untuk menelepon perusahaan mitra dan menawarkan untuk menjadi sponsor organisasi), sebenarnya, mereka diberitahu apa yang harus mereka lakukan selama jam kerja. Tetapi hasil kegiatan tidak ditentukan di sini. Hal lain adalah jika tugas ditetapkan "dengan memperhatikan" hasilnya: untuk menemukan tiga perusahaan klien dan membuat perjanjian dengan mereka. Sangat penting bahwa pemimpin memberi tahu bawahan tentang hasil yang diharapkan, sehingga bawahan memiliki visi untuk bergerak menuju tujuan. Dan hanya kemudian manajer dapat mengembangkan (sebaiknya bersama-sama dengan karyawan yang berwenang) proses rencana untuk mencapai tujuan.

Di Rusia ada dua jenis kata kerja - sempurna dan tidak sempurna, dan jenis ini dengan jelas membedakan antara tindakan berorientasi hasil (apa yang harus dilakukan?) dan tindakan proses (apa yang harus dilakukan?). Dari sudut pandang ini, ada baiknya menganalisis deskripsi pekerjaan yang dikembangkan dalam organisasi: mereka sering menyatakan apa yang harus dilakukan karyawan ini atau itu, tetapi bukan apa yang harus dia capai dan dengan kriteria apa kinerjanya akan dievaluasi.

Poin kunci lain dalam penetapan tujuan adalah kejelasan. Tugas yang mirip dengan frasa dari dongeng "Pergi ke sana, saya tidak tahu di mana, bawa sesuatu, saya tidak tahu apa" menyebabkan kesalahpahaman timbal balik, dan kadang-kadang bahkan konflik antara bos dan bawahan. Suatu tugas yang ditetapkan dengan benar harus memenuhi kriteria analisis SMART, yaitu spesifik (Specific), terukur (Measurable), dapat dicapai (Achievable), realistis (Relevant) dan terbatas waktu (Timed). Batas waktu yang jelas dan realistis untuk pelaksanaan tugas yang didelegasikan menerjemahkan tugas "keinginan" ("Akan menyenangkan untuk mengadakan kelas master di musim gugur") ke dalam kategori tugas - "untuk mengadakan kelas master di minggu pertama Oktober".

Jadi, dengan pernyataan tugas yang benar dan jelas, manajer mengalihkan tanggung jawab fungsional utama untuk hasil dan dapat meminta / menuntut pencapaiannya dari karyawan. Dan, tentu saja, perlu untuk mentransfer tugas dan wewenang langsung ke manajer sendiri, jika tidak, Anda akan diberikan efek "telepon rusak".

Kebebasan dalam batas yang ketat

Aturan kedua adalah untuk menunjukkan hak dan kewajiban bawahan dalam pelaksanaan tugas. Karyawan harus memahami dengan jelas peraturan dan norma apa yang harus dipatuhi, sumber daya apa yang tersedia untuk mencapai tujuan dan batasan apa yang ditetapkan.

Untuk melakukan ini, manajer harus menetapkan "aturan main" - kerangka kerja di mana karyawan dapat bertindak. Kerangka kerja ini harus menentukan batas-batas inisiatif bawahan, haknya untuk membuat keputusan independen dan kewajiban untuk mengoordinasikan keputusan dan tindakannya yang lain dengan pimpinan. Tingkat inisiatif biasanya ditentukan oleh kompetensi karyawan. Apakah dia mampu melakukan pekerjaan itu sendiri? Apakah dia membutuhkan saran dan penyesuaian "dari atas"? Atau apakah level bawahan memungkinkannya hanya menjadi pelaksana perintah? Apakah ada kebutuhan untuk terus memantau tindakannya dan memberikan instruksi yang jelas? Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, pemimpin dapat memutuskan tingkat kebebasan bertindak bawahan dan tingkat kendalinya atas kemajuan tugas.

Pada saat yang sama, hal lain juga penting - korespondensi dari wewenang yang didelegasikan dengan tugas yang sedang dilakukan. Dengan kata lain, karyawan harus menerima dari pemimpin sebanyak mungkin kekuasaan, sumber daya, kebebasan dan informasi yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Jika manajer tidak menyediakan semua yang diperlukan bawahan, hasilnya akan dalam bahaya jika dia benar-benar "melepaskan tangannya" - karyawan dapat menyalahgunakan otoritas dan "permainan kekuasaan" yang merusak. Dalam kasus seperti itu sekretaris atau petugas ruang ganti hampir menjadi orang utama dalam organisasi, karena kemungkinan bertemu dengan direktur atau menghadiri acara yang disiapkan untuk mereka oleh penonton mungkin bergantung pada niat baik mereka (“tiket terjual, tetapi jumlahnya tidak cukup”).

Berkenaan dengan tugas bawahan, mereka perlu menetapkan metode kontrol dan cara melaporkan kinerja tugas. Manajer perlu menghindari peran pengawas dan pada saat yang sama memberikan dirinya sendiri informasi yang tepat waktu dan spesifik “dari lapangan”. Tanggung jawab dapat mencakup kepatuhan terhadap standar keselamatan, aturan etika perusahaan, tenggat waktu dan bentuk laporan penyelesaian tugas, kepatuhan dengan metode dan teknologi tertentu saat mencapai tujuan, dll. Yang utama adalah bahwa semua "aturan main", serta mengapa mereka perlu diamati dipahami oleh bawahan. Jika tidak, sabotase dapat diprovokasi: karyawan akan mencoba mengelak atau melanggar larangan yang tidak ada artinya, dari sudut pandang mereka, sementara bos tidak melihat.

Hadiah apa yang ada di depan?

Aturan ketiga dari delegasi yang sukses adalah menciptakan motivasi untuk menyelesaikan tugas. Itu bisa berupa "tongkat" ("itu harus dilakukan, jika tidak mereka akan dihukum") dan "wortel" ("jika kita melakukannya, kita akan menerima hadiah yang layak"). Praktek menunjukkan bahwa karyawan bekerja lebih baik jika mereka memahami konsekuensi dari menyelesaikan tugas: hadiah apa yang menunggu mereka dan dalam kondisi apa, bagaimana tugas yang diselesaikan akan mempengaruhi hasil tim dan organisasi secara keseluruhan, sikap konsumen layanan dan pendapatan tambahan. Artinya, karyawan harus memahami apa manfaatnya.

Juga sangat penting adalah hubungan antara keberhasilan penyelesaian tugas dan imbalan finansial, pertumbuhan karir, kesempatan untuk belajar dan meningkatkan kompetensi mereka, pengakuan non-materi dan dorongan. Hanya dengan demikian tugas-tugas yang didelegasikan akan dianggap bukan sebagai beban, tetapi sebagai peluang dan tawaran yang menguntungkan.

Apakah semuanya jelas bagi karyawan?

Aturan keempat: perlu untuk memeriksa pemahaman karyawan tentang tugas yang diberikan kepadanya, kekuatannya, dan kondisi motivasinya. Setelah menguasai tiga aturan sebelumnya dengan sempurna, manajer sering lupa tentang perlunya "menyinkronkan jam tangan", mendapatkan umpan balik dari bawahan dan memastikan bahwa dia memahami semuanya dengan benar. Tetapi bahkan jika mereka tidak lupa, mereka menganggap bahwa pertanyaan "spesifik" "Apakah semuanya jelas?" dan anggukan afirmatif berikutnya dari karyawan sudah cukup. Meskipun jawaban lain apa yang bisa diberikan sebagian besar bawahan?

Mari kita ilustrasikan situasi ini dengan sebuah contoh. Suatu ketika, ketika memberi nasihat kepada direktur sebuah organisasi tentang pengaturan tugas yang efektif bagi karyawan, penulis artikel merekomendasikan hal berikut kepadanya. Setelah negosiasi dengan bawahan, yang terakhir harus menuliskan tugas dan pertanyaan kunci mereka dan, sebelum mulai bekerja, berbicara lagi dengan pemimpin, berdasarkan catatan yang dibuat. Suatu hari praktik seperti itu cukup untuk mengejutkan direktur: dia akhirnya dengan jelas melihat perbedaan antara apa yang dia katakan di rapat dan apa yang kemudian dilakukan karyawannya.

Memang, semua orang melihat dan memahami informasi secara berbeda. Jika pemimpin bermaksud untuk bernegosiasi dan bertindak bersama, dia perlu menerima umpan balik dari bawahannya. Tugas ini ada padanya! Mungkin karyawan tidak berani mengajukan pertanyaan klarifikasi, takut terlihat bodoh atau terburu-buru untuk mulai bekerja. Ada kemungkinan bawahan yakin bahwa hanya atasan yang dapat mengajukan pertanyaan.

Oleh karena itu, manajerlah yang harus bertanya kepada karyawan bagaimana dia memahami tugas tersebut. Langkah ini akan memungkinkan Anda untuk memperbaiki tindakan tepat waktu, mencapai kesepakatan dan kesepakatan nyata, dan bukan ilusi pemahaman. Sebaliknya, tanpa umpan balik yang didelegasikan, ada kemungkinan besar keterlambatan penemuan bug, harga tinggi yang harus dibayar untuk mengoreksi pekerjaan yang salah, dan kekecewaan timbal balik.

Dukungan dan kontrol

Terakhir, aturan kelima adalah memberikan dukungan dan pengawasan yang memadai selama pelaksanaan tugas. Karena tanggung jawab atas keputusan yang dibuat oleh bawahan, kesalahan, dan hasil akhir masih berada di tangan manajer, ia harus menemani proses penyelesaian tugas, "tetap waspada". Untuk melakukan ini, perlu bertemu dengan karyawan yang didelegasikan, mengontrol kemajuan tahapan kerja, dan memberi mereka informasi dan sumber daya lainnya. Adalah penting bahwa bawahan menyadari kesempatan untuk meminta nasihat, bantuan, dan umpan balik kepada pemimpin. Antara atasan dan bawahan, komunikasi harus dibangun tanpa hambatan, memungkinkan pertukaran informasi operasional secara bebas dan menciptakan bidang informasi tunggal untuk pendelegasian dan wewenang.

Pada tahap dukungan inilah karyawan dilatih dan dikembangkan - dia bisa mendapatkan saran, petunjuk atau persetujuan dari manajer, menawarkan dan mendiskusikan visinya untuk memecahkan masalah, metode tindakan baru, ide dan peluang. Pada gilirannya, pemimpin harus merespon secara konstruktif dan benar tindakan bawahan, terutama jika kesalahan dan kekurangan terjadi di pihaknya. Kriteria utama untuk umpan balik berkualitas tinggi adalah bahwa reaksi pihak berwenang harus menginspirasi bawahan, dan tidak menghentikan pekerjaan mereka, karena kesalahan hanyalah alasan untuk mempelajari sesuatu yang baru.

Mengambil wewenang dan tugas, karyawan (jika tingkat kompetensi dan inisiatifnya memungkinkan) juga mendapat hak, dalam kerangka yang diberikan, untuk mengambil risiko yang diperhitungkan dan membuat kesalahan. Hanya mereka yang tidak melakukan apa-apa yang tidak berhak melakukan kesalahan. Namun, komisaris, sebagai suatu peraturan, bertanggung jawab tidak hanya atas keputusan dan tindakannya, tetapi juga atas kelambanan dan konsekuensinya. Ini sangat penting dalam situasi ekstrem: ketika tidak ada waktu untuk meminta nasihat pihak berwenang, kompetensi dan inisiatif karyawan menjadi sangat penting.

Adapun kontrol, bentuk, waktu, dan metodenya harus ditentukan pada tahap penetapan tugas, sehingga ketegangan yang tidak perlu di kemudian hari tidak muncul dalam hubungan. Perwalian kecil atau kedudukan pengawas hanya merugikan pekerjaan. Oleh karena itu, manajer pada awalnya harus menetapkan bagaimana karyawan akan memberi tahu dia tentang kemajuan pekerjaan, informasi apa yang dia, manajer, akan andalkan ketika menyimpulkan hasil antara. Penting bagi karyawan untuk memahami kebutuhan akan pengendalian dan memberikan informasi yang objektif untuk tujuan ini. Pada saat yang sama, manajer harus segera memberi tahu bawahannya tentang hasil pengendalian. Ketika ada kejelasan tertinggi dalam kriteria untuk mengevaluasi hasil, ini sangat berkontribusi pada produktivitas tindakan dan pencapaian para komisaris.

Dengan demikian, kontrol kualitas, berdasarkan kepatuhan terhadap perjanjian dan memperoleh informasi tentang hasil antara, memungkinkan Anda untuk memperbaiki arah pergerakan tepat waktu dan memperbaiki kesalahan.

Sudahkah Anda memilih tugas? Jawab pertanyaannya!

Untuk mendelegasikan kekuasaan dan tugas secara efektif kepada bawahan, manajer pertama-tama harus menjawab sendiri beberapa pertanyaan mengenai tugas yang dipilih untuk dipindahkan:

Apa akan perlu dilakukan? Apa hasil akhir yang ingin dicapai? Apa yang bisa menjadi kendala dalam perjalanan dan apa yang penting untuk dipertimbangkan? Apa yang akan menjadi hadiah untuk mencapai hasil?
Siapa kandidat yang paling cocok untuk tugas ini? Siapa yang akan membantu? Siapa yang bertanggung jawab dan untuk apa sebenarnya?
Mengapa haruskah tujuan itu tercapai? Kenapa tidak bisa tercapai? Apa yang terjadi jika masalahnya sebagian atau seluruhnya tidak terselesaikan?
bagaimana harus didekati untuk menyelesaikan tugas? Metode dan metode apa yang harus digunakan? Aturan dan peraturan apa yang harus Anda perhatikan? Bagaimana saya akan mengontrol prosesnya? Bagaimana saya akan mendukung dan menemani karyawan tersebut?
Dengan menggunakan apa akankah hasil akhir diperoleh? Sumber daya, informasi, kekuatan apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas?
Kapan Haruskah saya mulai mengerjakan tugas? Pukul berapa harus selesai? Apa yang harus menjadi syarat dan hasil antara? Kapan seorang karyawan harus memberi tahu saya tentang keadaan saat ini? Kapan saya harus memeriksa kemajuan pekerjaan?

Delegasi adalah dasar dari konsep kepemimpinan Eropa, lebih dikenal sebagai model manajemen Harzburg. Selama lebih dari 30 tahun, metode manajemen ini telah berhasil digunakan di berbagai perusahaan dan organisasi. Pendelegasian yang berhasil memungkinkan Anda untuk mencapai beberapa tujuan sekaligus: mengoptimalkan proses kerja, mengurangi biaya, meningkatkan kualifikasi dan melatih karyawan, mengembangkan cadangan personel organisasi, mengasah keterampilan manajerial, dan keterampilan pemimpin itu sendiri. Tetapi yang utama adalah bahwa pendelegasian membantu untuk mendapatkan hasil yang tinggi karena kinerja berkualitas tinggi oleh karyawan dari tugas yang diberikan kepada mereka.

Untuk pengembangan praktis topik ini kami merekomendasikan pelatihan , termasuk topik delegasi

Pendelegasian wewenang adalah alat yang ampuh di tangan seorang manajer puncak. Maksud dia pengalihan tugas dan wewenang kepada bawahan, untuk meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Sayangnya, hanya sedikit contoh delegasi yang berhasil di negara kita. Setengah dari pemimpin sepenuhnya meninggalkan metode ini, yang lain tanpa pandang bulu "menyalahkan tugas" pada bawahan. Sikap menyimpang seperti itu terhadap pendelegasian merupakan hambatan bagi perkembangan perusahaan, karena pendelegasian yang tepat akan memungkinkan manajer untuk meluangkan waktu untuk memecahkan masalah-masalah strategis.

Kapan Anda harus mendelegasikan wewenang?

Manajer puncak bertanggung jawab atas pekerjaan seluruh departemen bawahan. Penting untuk dipahami bahwa bahkan dengan pendelegasian wewenang, tanggung jawab atas kualitas kinerja pekerjaan tetap ada padanya.
Pemimpin harus mendelegasikan kekuasaannya dalam tiga kasus. Pertama, ketika seorang bawahan melakukan pekerjaan yang lebih baik darinya. Karena ini adalah masa spesialis sempit, jangan takut untuk mengakui kepada diri sendiri dan orang lain bahwa karyawan biasa memahami sesuatu lebih baik daripada Anda. Hal utama adalah menggunakan potensi karyawan dengan benar.
Kedua, ketika kesibukan manajer tidak memungkinkannya untuk menangani masalah yang muncul. Anda mengelola divisi tertentu dari perusahaan, tetapi tidak ada yang mengharapkan Anda melakukan semua pekerjaan sendiri.
Ketiga, ketika pendelegasian memungkinkan pemimpin untuk meluangkan waktu untuk melakukan tugas-tugas penting yang memerlukan eksekusi segera.

Apa yang ditakuti oleh para pemimpin?

Beberapa manajer tidak mau mendelegasikan wewenangnya kepada bawahan karena alasan berikut:
1) Mereka pikir mereka bisa berbuat lebih baik. Kesalahpahaman yang sangat umum di antara manajer puncak. Namun, itu berbahaya karena Anda akan tenggelam dalam hal-hal kecil, melupakan tanggung jawab langsung Anda.
2) Kurangnya kepemimpinan. Manajer tanpa keterampilan manajemen menyelesaikan tugas-tugas sesaat, tugas-tugas saat ini, dan mengesampingkan solusi tugas-tugas strategis. Dengan pemimpin seperti itu, perusahaan, sebagai suatu peraturan, mulai "mati".
3) Ketidakpercayaan. Karyawan dalam pekerjaannya dipandu oleh tindakan pemimpinnya. Kurangnya kepercayaan di pihaknya akan menyebabkan hilangnya kepercayaan di pihak karyawan.
4) Takut mengambil risiko. Beberapa manajer yakin bahwa ketika melakukan tugas yang diberikan, karyawan tidak akan merasa bertanggung jawab penuh atas hasilnya, dan akibatnya, efisiensi kerja akan minimal.
5) Kurangnya mekanisme kontrol diperlukan untuk pemberitahuan tepat waktu kepada kepala tentang hasil pekerjaan.

Mengapa karyawan tidak mau melakukan pekerjaan bos?

Seiring dengan keengganan manajer untuk mendelegasikan wewenang, karyawan tidak mau mengambil tanggung jawab. Dalam kebanyakan kasus, mereka menghindari tanggung jawab dan bahkan mengajukan argumen untuk membatasinya. Hal ini terjadi karena:
1. bawahan lebih suka belajar dari manajer bagaimana memecahkan masalah tertentu daripada membuat keputusan sendiri;
2. karyawan takut dikritik dan dihukum atas kesalahannya;
3. kurangnya informasi dan sumber daya yang diperlukan di antara karyawan;
4. sejumlah besar pekerjaan, karyawan tidak dapat melakukan tugas tambahan;
5. kualifikasi yang tidak memadai untuk pelaksanaan instruksi yang efektif;
6. kurangnya motivasi tambahan untuk tambahan kerja.

Sebagai motivasi tambahan, mungkin ada kenaikan gaji, promosi, gelar yang tidak biasa, ijazah dan terimakasih.

7 Aturan Pendelegasian yang Efektif

Bagi para pemimpin yang ingin mendelegasikan wewenangnya secara efektif, saya telah merumuskan beberapa aturan:

Aturan 1 Mendelegasikan kepada bawahan tingkat wewenang yang diperlukan dan cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan.

Aturan 2 Jangan melakukan pekerjaan untuk pelaku, tetapi hanya, jika perlu, membantu.

Aturan 3 Pastikan karyawan memahami tugas secara akurat.

Aturan 4 Tetapkan tanggal mulai dan berakhir untuk bekerja. Bagi tugas besar menjadi beberapa tahap.

Aturan 5 Latih bawahan untuk tanggung jawab baru.

Aturan 6 Jangan izinkan tugas yang tidak sah, mereka harus datang sesuai dengan hierarki kontrol.

Aturan 7. Dorong bawahan Anda untuk kinerja yang efektif dari tugas yang diberikan kepada mereka.

Kesalahan umum dalam pendelegasian wewenang

Ikuti aturan delegasi, dan kemudian Anda akan dapat menghindari kesalahan umum:
Kegagalan untuk menjelaskan tugas. Sementara itu, ketepatan dan kelengkapan uraian masalah, serta kapasitas perumusan tugas, mempengaruhi kualitas kinerja.
Penolakan dari menggunakan masukan. Bahkan saat mengalihkan tugas ke pegawai lain, tetap pantau pelaksanaannya. Tanyakan, misalnya, untuk menunjukkan hasil antara studi, dll.
Ketidakpuasan dengan pekerjaan bawahan. Kritik yang membangun dan rekomendasi yang bermanfaat dapat disampaikan. Tetapi jangan pernah mengungkapkan ketidakpuasan Anda dengan keadaannya, kecuali jika Anda memiliki saran khusus untuk memperbaikinya.
Takut kehilangan otoritas. Mengenali kompetensi karyawan di beberapa bidang sangatlah penting. Dan lain kali Anda mengatakan bahwa Anda tahu satu-satunya solusi yang tepat, mereka akan lebih percaya Anda.

Apakah Anda tahu contoh pendelegasian wewenang yang berhasil?

Tindakan manajerial ini sering dianggap rahasia oleh banyak manajer. Mereka yang tahu bagaimana menerapkannya, lebih sering daripada yang lain mencapai kesuksesan dalam kegiatan manajerial. Manajer yang memilikinya memiliki banyak alasan untuk disebut sebagai organisator yang baik: dia tidak meminta posisi - posisi itu ditawarkan kepadanya. Pemegang "senjata rahasia" sebagian besar telah memahami rahasia karier. Tindakan manajemen yang dimaksud disebut pendelegasian.

Delegasi adalah suatu organisasi kerja di mana manajer mendistribusikan tugas-tugas tertentu di antara bawahan. Bisa juga dikatakan berbeda: pendelegasian adalah pengalihan tugas atau tindakan kepada bawahan yang harus dilaksanakan oleh pemimpin, bersama dengan wewenang yang diperlukan untuk itu.

Pendelegasian adalah tindakan yang mutlak diperlukan. Apakah manajer mau atau tidak, suka atau tidak suka, tahu caranya atau tidak, hidup memaksanya untuk mendelegasikan. Kita dapat mengatakan bahwa ini adalah kebutuhan objektif. Jika seorang pemimpin tahu bagaimana mendistribusikan tugas-tugas tertentu di antara bawahannya, maka dia telah menguasai salah satu perintah utama seorang manajer: "Saya tidak harus mematuhi pekerjaan, tetapi pekerjaan harus mematuhi saya." Mengapa pendelegasian diperlukan? Setidaknya karena dua alasan:

Jumlah pekerjaan harian yang harus dilakukan oleh pemimpin selalu melebihi kemampuan fisik dan temporernya: setiap hari dia harus melakukan lebih dari yang dia bisa, dan ini normal. Dan penugasan kasus, tugas kepada bawahannya memungkinkan pemimpin untuk melakukan lebih banyak pekerjaan.

Secara alami, seorang bawahan mampu melakukan beberapa pekerjaan atau mengatasi tugas apa pun lebih baik daripada bos. Hal ini tidak perlu ditakuti, tetapi harus didorong dan dibudayakan. Seorang manajer yang baik bukanlah orang yang dapat melakukan bisnis apa pun lebih baik daripada bawahannya, tetapi orang yang mengelola sehingga setiap bawahan melakukan pekerjaannya dengan cara terbaik.

Pendelegasian adalah salah satu tugas utama dalam manajemen. Namun terlepas dari ini, ada manajer yang mencoba menghindari pendelegasian bila memungkinkan. Mengapa? Posisi ini didasarkan pada alasan psikologis murni, stereotip kesadaran, dan terkadang ketakutan. Apakah mereka?

1. Delegasi- Ini menyingkirkan pekerjaan tidak menarik yang tidak perlu. Selain itu, sayang sekali untuk memaksakan pada orang lain pekerjaan yang bisa saya lakukan sendiri.

Ini, tentu saja, adalah delusi. Jika pemimpin tahu bagaimana menetapkan tujuan dan rencana, maka konsep "kerja ekstra" tidak ada lagi sama sekali. Memaksakan pekerjaan itu buruk, tetapi jika manajer telah menguasai metode, metode memotivasi karyawan untuk bekerja, maka memaksakan itu tidak mungkin.

2. Delegasi- mendelegasikan kasus, ini adalah cara untuk menghindari tanggung jawab, membuangnya pada bawahan .

Ini tidak benar! Pendelegasian adalah bentuk pembagian kerja dan, karenanya, pembagian tanggung jawab, dan tidak selalu ke arah pengurangan. Pikirkan sendiri: dalam hal apa pun, manajer bertanggung jawab atas keadaan di unit, dan ketika mendelegasikan tanggung jawabnya, itu tidak berkurang, tetapi meningkat. Lagi pula, sekarang dia bertanggung jawab tidak hanya untuk menyelesaikan masalah, tetapi juga untuk orang (atau lebih tepatnya, untuk kebenaran pilihannya) yang dipercayakan dengan tugas itu. Jadi pendelegasian tidak mengurangi tanggung jawab dan tidak menghilangkannya, tetapi sebaliknya, meningkatkan tanggung jawab baik manajer maupun karyawan. Omong-omong, ini adalah salah satu alasan penolakan delegasi oleh kedua belah pihak.

3. Pendelegasian melibatkan pengambilan tanggung jawab baru. Saya harus memilih karyawan yang tepat, merangsang dan mengendalikan tindakannya, memberikan instruksi yang diperlukan, penjelasan, dll, dan tanpa jaminan bahwa pekerjaan akan selesai. Jauh lebih cepat dan lebih dapat diandalkan untuk melakukannya sendiri.

Tentu saja, pendelegasian membutuhkan waktu. Tetapi jika dilakukan secara efektif, maka manajer memenangkan lebih banyak waktu daripada yang dihabiskannya. Jadi ketakutan di atas adalah konsekuensi dari ketidakmampuan untuk mendelegasikan, dan tidak lebih. Bagaimanapun, delegasi yang terorganisir secara efektif memberikan banyak hal. Nilai sendiri:

Pendelegasian adalah cara untuk memotivasi karyawan.

Pendelegasian memberikan kesempatan kepada manajer untuk mengetahui kemampuan karyawan, tingkat kualifikasinya, dan menentukan potensinya.

Dan, akhirnya, delegasi memungkinkan Anda menemukan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas strategis dan tugas-tugas kelompok A, tanpa melupakan sisanya. Dengan kata lain, tidak berlebihan untuk mengatakan bahwa kemampuan mendelegasikan ini adalah kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan tangan orang lain, yaitu memimpin.

Kondisi Psikologis untuk Pendelegasian yang Berhasil

Pertama, mari kita cari tahu apa yang bisa didelegasikan dan apa yang tidak. Bagaimanapun, Anda perlu mendelegasikan:

pekerjaan rutin;

aktivitas khusus (yaitu, aktivitas yang dapat dilakukan karyawan Anda lebih baik dari Anda);

solusi masalah pribadi;

pekerjaan persiapan (proyek, dll.).

Secara umum, dalam setiap kasus tertentu, periksa salah satu kasus Anda yang akan datang untuk kemungkinan pendelegasian. Dipandu oleh prinsip yang sangat sederhana: segala sesuatu yang dapat dilakukan oleh karyawan, harus dilakukan oleh karyawan. Untuk memulai, coba evaluasi kemungkinan pendelegasian jenis pekerjaan sebagai berikut:

a) perumusan awal (tetapi bukan persetujuan akhir!) dari tujuan, rencana, program dan proyek di mana Anda harus membuat keputusan;

b) partisipasi alih-alih Anda dalam pertemuan di mana proyek dan proposal Anda dipresentasikan.

Tidak pernah tidak tunduk pada delegasi:

Fungsi manajerial seperti penetapan tujuan, keputusan akhir tentang isu-isu strategis; kontrol hasil.

Motivasi pegawai.

tugas-tugas penting tertentu.

Tugas berisiko tinggi.

Kasus luar biasa, luar biasa.

Hal-hal aktual dan mendesak, tanpa menyisakan waktu untuk penjelasan atau pemeriksaan ulang.

Tugas rahasia.

Jadi, saat Anda memulai hari, pertimbangkan untuk mendelegasikan setiap tugas yang Anda miliki, identifikasi tugas yang perlu didelegasikan, dan mulailah.

Kapan mendelegasikan? Dalam situasi kerja sehari-hari - selalu, sesering dan sebanyak yang dimungkinkan oleh lingkungan kerja. Selain itu, pendelegasian harus digunakan ketika situasi kerja telah berubah secara signifikan dan ada kebutuhan untuk mendistribusikan kembali fungsi dan kekuasaan. Itu terjadi:

ketika mengubah struktur kepegawaian (pengangkatan baru, promosi, pemberhentian, dll);

ketika reorganisasi atau restrukturisasi departemen (perusahaan, divisi);

dalam situasi krisis;

dalam hal munculnya bidang kegiatan baru atau perubahan kompetensi.

Jelaslah bahwa pendelegasian bukanlah suatu penugasan atau penugasan kembali suatu tugas yang sederhana, melainkan suatu penugasan tugas yang berkorelasi dengan kapabilitas dan kemampuan (serta beban kerja!) bawahan. Beban kerja karyawan adalah pengatur terpenting aktivitas Anda saat mendelegasikan.

Aturan Delegasi

Alihkan kekuasaan Anda bukan karena alasan gengsi, tetapi semata-mata untuk kebaikan tujuan. Penyebabnya, kegunaannya, bukan ambisinya, adalah kriteria pendelegasian.

Gunakan delegasi sebagai sarana untuk meningkatkan kepercayaan diri bawahan. Ini tidak kurang, jika tidak lebih, penting dari tugas itu sendiri.

Bersiaplah untuk mendukung orang yang kepadanya Anda telah mendelegasikan tugas tersebut. Bahkan karyawan yang paling mandiri dan kompeten pun membutuhkan dukungan bos, jika hanya untuk memastikan bahwa bos masih menganggapnya mandiri dan kompeten.

Ingatlah bahwa, setelah menerima tugas, bawahan mungkin tidak membuat keputusan yang paling akurat, dan terkadang salah. Tentu saja, ada tugas yang harus diselesaikan tanpa kesalahan, tetapi tidak boleh dipercayakan kepada orang lain.

Delegasikan secara langsung tanpa menggunakan tautan relai untuk menghindari efek "telepon rusak". Ingat hukum "pemisahan" dan distorsi makna informasi manajemen, yang dapat merugikan.

Dalam kasus di mana karyawan membuat kesalahan dalam pelaksanaan fungsi yang didelegasikan, analisis secara objektif esensi masalah, esensi kesalahan, dan bukan kualitas pribadi, kekurangan, dan salah perhitungan bawahan. Bagaimanapun, pada akhirnya Andalah yang memilih dia untuk menyelesaikan masalah ini. Jadi kritiklah dengan hati-hati, jangan menuntut permintaan maaf, tetapi penjelasan tentang alasan yang menyebabkan kesalahan, dan saran yang membangun untuk memperbaiki situasi.

Setelah mengalihkan tugas dan wewenang yang sesuai kepada bawahan, jangan ikut campur dalam penyelesaiannya tanpa alasan yang cukup baik, yaitu, sampai Anda melihat bahwa komplikasi serius dapat muncul.

Bertanggung jawab atas semua keputusan yang dibuat oleh bawahan Anda, yang telah menerima otoritas yang diperlukan dari Anda. Jika berhasil, berikan kepada bawahan - pelaksana langsung tugas; jika gagal, bertanggung jawab. Anda dapat yakin bahwa itu akan dihargai.

Dan hal terakhir: jika Anda tidak ingin membuat kesalahan ketika memilih siapa yang akan mendelegasikan tugas, bertindaklah sesuai dengan prinsip: “Anda harus mendelegasikan tugas bukan kepada seseorang yang mau, tetapi kepada seseorang yang bisa dan mampu. untuk menyelesaikannya.”

Seperti yang Anda lihat, rekomendasi ini, meskipun penting, masih bersifat umum. Oleh karena itu, mari kita beralih ke aturan pendelegasian efektif yang dikenal dalam psikologi manajemen, yang dirumuskan oleh para peneliti Barat.

Dua Puluh Kriteria Pendelegasian yang Berhasil

Delegasikan lebih awal. Keputusan tentang apa dan kepada siapa Anda ingin atau harus mempercayakan, ambil segera setelah menyusun rencana kerja untuk hari itu.

Delegasikan sesuai dengan kemampuan dan kemampuan karyawan Anda.

Ingat - delegasi tanpa motivasi dan stimulasi tidak mungkin! Memotivasi karyawan selama pendelegasian.

Delegasikan tugas atau pekerjaan semaksimal mungkin, bukan dalam tugas yang terisolasi sebagian.

Setiap kali Anda mendelegasikan, jelaskan apakah Anda berbicara tentang satu kasus atau delegasi permanen.

Lebih baik mempercayakan solusi tugas homogen kepada karyawan yang sama.

Pastikan karyawan tersebut mampu dan mau mengambil pekerjaan itu.

Waspadalah terhadap, bisa dikatakan, "untuk keandalan" untuk mempercayakan pekerjaan yang sama kepada dua karyawan yang tidak mengetahuinya.

Mentransfer wewenang dan kompetensi bersama dengan tugas (hingga hak untuk menandatangani dokumen, jika perlu).

Instruksikan karyawan seakurat dan selengkap mungkin saat mendelegasikan. Pastikan bahwa tugas yang diberikan dipahami dengan benar. Ingatlah bahwa seorang bawahan hanya dapat melakukan apa yang Anda perintahkan, dan bukan apa yang Anda bayangkan atau pikirkan saat menetapkan tugas (hukum "ketidakpastian respons").

Saat menginstruksikan, penting untuk tidak hanya menjelaskan esensi tugas, tetapi juga makna dan tujuannya.

Jika tugasnya rumit dan baru, maka saat menetapkannya, Anda harus menerapkan metode lima langkah. Langkah-langkah metode ini memiliki arti psikologis tertentu:

mempersiapkan karyawan (motivasi);

menjelaskan tugas (instruksi terperinci);

tunjukkan bagaimana melakukan pekerjaan itu (berikan contoh);

mempercayakan karyawan untuk melakukan pekerjaan di bawah pengawasan dan memperbaiki tindakannya;

mentransfer seluruh pekerjaan kepada karyawan, hanya menyisakan kontrol.

Berikan bawahan kesempatan untuk pelatihan profesional lebih lanjut dan bahkan pertumbuhan karir agar dapat melakukan tugas yang diberikan dengan lebih baik.

Berikan akses ke informasi yang diperlukan. Karyawan menilai pentingnya tugas sebagian besar dengan seberapa lengkap dan tepat waktu mereka menerima informasi.

Hindari mengganggu alur kerja tanpa alasan yang baik.

Pada saat yang sama, ciptakan kepercayaan pada bawahan bahwa jika ada kesulitan atau masalah, dia selalu dapat meminta saran atau dukungan dari Anda.

Setuju dengan karyawan tentang kapan, seberapa sering dan dalam bentuk apa dia akan melaporkan kepada Anda bagaimana perkembangan kasusnya.

Mengontrol hasil akhir dari tugas yang diberikan dan segera memberi tahu karyawan tentang hasil kontrol.

Secara konstruktif memuji keberhasilan dan mengkritik kekurangan dalam pekerjaan yang sedang dilakukan.

Inilah kriteria (prinsip) pendelegasian yang berhasil. Ketaatan mereka memungkinkan Anda untuk menghindari banyak masalah. Tetapi kriteria pendelegasian yang efektif tidak begitu mudah digunakan dalam praktik manajemen. Untuk memfasilitasi tugas ini, para ahli menawarkan daftar pertanyaan, yang jawabannya akan membantu pemimpin memberikan instruksi khusus kepada bawahan. Jawablah pertanyaan-pertanyaan ini juga, maka penugasan kepada karyawan akan dibuat lebih berkualitas.

Apa? Apa yang umumnya perlu dilakukan? Tugas parsial mana yang perlu dilakukan secara terpisah? Apa yang harus menjadi hasil akhirnya? Penyimpangan apa darinya yang dapat diperhitungkan? Kesulitan apa yang harus diharapkan?

Siapa? Siapa orang yang paling cocok untuk tugas ini? Siapa yang harus membantu implementasinya?

Mengapa? Mengapa kita harus melakukan tugas atau kegiatan ini? Apa tujuannya? Apa yang terjadi jika pekerjaan tidak dilakukan seluruhnya atau sebagian?

Bagaimana? Bagaimana Anda harus mendekati tugas? Bagaimana cara dan cara melamarnya? Dokumen peraturan apa (resep, instruksi) yang harus saya perhatikan? Otoritas dan departemen mana yang harus diinformasikan? Apa yang mungkin menjadi biaya?

Dengan menggunakan apa? Alat bantu apa yang dapat dan harus digunakan? Dokumen apa yang mungkin diperlukan?

Kapan? Kapan pekerjaan harus dimulai? Kapan harus diselesaikan? Batas waktu sementara apa yang harus dipenuhi? Kapan seorang karyawan harus memberi tahu saya tentang situasinya? Kapan saya harus memeriksa kemajuan tugas?

Kesalahan delegasi

Sebagai kesimpulan, kami ingin membahas analisis beberapa kesalahan tipikal dalam pendelegasian. Mengetahui mereka dapat membantu Anda mengembangkan gaya delegasi Anda sendiri dan bagaimana Anda dapat meningkatkannya.

Kegagalan untuk menginstruksikan. Bagaimana bawahan memahami instruksi tergantung pada apakah dia akan mengatasi tugasnya. Petunjuk:

menunjukkan pentingnya, pentingnya dan tanggung jawab kasus yang ditugaskan dan dengan demikian menetapkan karyawan untuk solusi yang berkualitas, untuk sikap serius terhadap kasus tersebut;

menghindari godaan untuk mengaitkan kegagalan dengan "Saya diinstruksikan dengan buruk."

Delegasi palsu. Ini adalah situasi ketika tugas, fungsi dan kekuasaan yang dimiliki bawahan berdasarkan tugas resmi mereka didelegasikan. Untuk mencegah hal ini terjadi dan Anda tidak mendiskreditkan diri Anda dengan tindakan Anda, sebelum mendelegasikan, biasakan diri Anda dengan tanggung jawab pekerjaan karyawan. Dan jika tidak ada, kembangkan. Ini berguna dan bahkan perlu dari banyak sudut pandang. Anehnya, tetapi benar: banyak karyawan tidak mengetahui dengan baik (atau hanya mengetahui secara umum) tanggung jawab pekerjaan mereka. Seseorang hampir tidak dapat berbicara dengan serius tentang pengorganisasian tenaga kerja dalam tim seperti itu.

Kesalahan dalam pemilihan delegasi. Tidak ada yang kebal dari kesalahan ini, namun, mengikuti aturan delegasi akan mengurangi kemungkinan dan konsekuensi dari kesalahan ini seminimal mungkin.

Fokusnya bukan pada bisnis, tetapi pada individu. Kesal, tidak bertarak, emosi yang berlebihan dalam masalah yang rumit seperti pendelegasian tidak dapat diterima. Dan ketenangan dan hubungan yang setara dengan bawahan diperlukan.

Pendelegasian fungsi dan wewenang kepada sekelompok karyawan tanpa mendefinisikan tanggung jawab individu.

Takut "menjatuhkan otoritas." Jika Anda tidak tahu sesuatu, lebih baik berkonsultasi dengan spesialis. Adapun karyawan, Anda dapat dengan jujur mengakui kepada mereka bahwa Anda tidak tahu bagaimana menyelesaikan masalah ini. Ini tidak akan memberikan pukulan keras bagi kredibilitas Anda.

Kesalahan paling berbahaya dalam pendelegasian adalah mendelegasikan fungsi manajemen pemersatu kepada bawahan. Pemimpin adalah koordinator utama kegiatan bawahan.

Jadi, pendelegasian bukanlah cara untuk menghindari tanggung jawab, melainkan suatu bentuk pembagian kerja manajerial, yang memungkinkan untuk meningkatkan efisiensinya. Pendelegasian memfasilitasi pekerjaan manajer, tetapi tidak membebaskannya dari kewajiban untuk membuat keputusan akhir, dan kewajiban inilah yang menjadikan karyawan sebagai pemimpin.

Nikolai Veresov

Sumber: dakozlov.ru

Kepemimpinan dan manajemen

Kata kunci:

1 -1

Salam pembuka! Setiap orang pasti pernah mendengar tentang pendelegasian wewenang. Semua orang tahu bahwa delegasi yang kompeten memungkinkan Anda meningkatkan efisiensi perusahaan secara signifikan. Puluhan buku dan ratusan seminar pelatihan mengajarkan Anda cara mendelegasikan dengan benar.

Namun entah kenapa, sampai saat ini, “pendelegasian wewenang” di Rusia dianggap eksotik dan sesuatu yang “muskil” dan opsional.

Hari ini kita akan sekali lagi berbicara tentang apa itu pendelegasian wewenang, dengan pro dan kontra, mengapa perlu, dan kesalahan apa yang lebih sering dilakukan para pemimpin daripada yang lain.

Bahkan pemimpin, pengusaha, atau kepala keluarga yang paling efektif pun tidak dapat menangani semua urusan secara pribadi. Masing-masing dari kita hanya memiliki 24 jam dalam sehari. Waktu kerja dapat dihabiskan untuk "pergantian" dan rutinitas, atau Anda dapat menghabiskannya untuk tugas-tugas penting dan signifikan.

Oleh karena itu kesimpulan logisnya: sebagian besar kekuasaan dapat dan harus (!) didelegasikan kepada orang lain untuk dieksekusi. Pembagian tugas yang tepat antara karyawan disebut delegasi. Definisi lain dari delegasi adalah transfer ke bawahan dari tugas yang seharusnya diselesaikan oleh manajer.

Telah terbukti bahwa orang yang tahu bagaimana mendelegasikan dengan benar mencapai kesuksesan dalam aktivitas manajerial lebih sering dan lebih cepat daripada yang lain.

Catatan! Ini bukan tentang tugas langsung karyawan! Pendelegasian adalah tugas dan wewenang tambahan (paling sering satu kali).

Mengapa mendelegasikan?

Pendelegasian hak dan kekuasaan yang kompeten memecahkan beberapa masalah sekaligus.

Memungkinkan manajer untuk tidak membuang waktu untuk hal-hal sepele, tetapi untuk fokus pada proyek-proyek penting

Pemimpin tidak boleh "menyodok hidungnya" ke dalam semua detail bisnisnya. Dan terlebih lagi, dia tidak boleh menyelidiki detail terkecil dari pekerjaan setiap karyawan. Tugasnya adalah pengembangan strategis perusahaan dan pengendalian secara keseluruhan. Oleh karena itu, semua “perputaran” (bahkan yang kompleks dan tidak biasa) dapat dan harus didelegasikan kepada orang lain.

Meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan

Selain tugas langsung, setiap karyawan memiliki "kuda" - apa yang bisa dia lakukan lebih baik daripada yang lain. Apa pun bisa menjadi "kuda": organisasi pihak perusahaan, resolusi konflik atau korespondensi elektronik dengan klien.

Jika setiap karyawan hanya melakukan tugas "mereka", tim akan bekerja seefisien mungkin.

Menciptakan iklim psikologis yang sehat

Para ahli dalam manajemen personalia menganggap pendelegasian wewenang sebagai salah satu alat motivasi non-materi personel. Dengan mempercayakan tugas-tugas penting dan menarik kepada bawahan, pemimpin membuat mereka merasa penting dan berkontribusi pada tujuan bersama.

Menguji bawahan untuk "kesesuaian profesional"

Hasil pendelegasian yang efektif memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi karyawan yang menjanjikan. Promosi dan pertumbuhan karir mereka akan meningkatkan efisiensi perusahaan di masa depan.

Bagaimana delegasi berbeda dari pengaturan tugas?

Pernyataan masalah adalah konsep yang lebih sempit. Apa itu? Manajer menetapkan tugas untuk bawahan (sebagai aturan, dalam kerangka tugas resmi mereka) dan hanya itu ... itu saja. Bagaimana karyawan akan menyelesaikannya adalah masalah mereka.

Tujuan pendelegasian adalah untuk menghapus beberapa tugas dari diri sendiri dan mengalihkannya kepada orang lain. Pada saat yang sama, inti dari pendelegasian adalah untuk mentransfer tugas "secara keseluruhan": dari penetapan tugas dan pengarahan ke pelaporan hasil.

Kelebihan dan kekurangan pendelegasian

Tentu saja, delegasi memiliki pro dan kontra. Tetapi dalam keadilan, saya perhatikan bahwa kerugiannya hanya muncul dengan delegasi yang salah.

Manfaat pendelegasian

Melatih dan mengembangkan karyawan
Berkontribusi pada pengembangan perusahaan secara keseluruhan
Membentuk tim dan memilih karyawan yang menjanjikan
Menghemat waktu kerja manajer, yang dapat ia habiskan untuk menyelesaikan tugas yang lebih penting
Mempertajam keterampilan kepemimpinan
Memungkinkan Anda memaksimalkan "keahlian" karyawan di semua bidang
Memotivasi staf dengan cara non-materi. Dengan mendelegasikan wewenang, Anda dapat mempertahankan karyawan yang berharga tanpa mempromosikan mereka
Meningkatkan loyalitas karyawan kepada manajemen dan perusahaan secara keseluruhan
Memberikan kesempatan untuk menilai kemampuan dan kualifikasi karyawan dalam kondisi "lapangan"
Meningkatkan otonomi karyawan

Kontra delegasi

Anda tidak dapat 100% yakin bahwa proses pendelegasian wewenang akan menghasilkan hasil yang diinginkan. Jika Anda termasuk pengelola format "jika Anda ingin melakukan sesuatu dengan baik, lakukan sendiri", akan sulit bagi Anda untuk "berbagi" dengan seseorang

Situasi terbalik: Anda takut bawahan akan mengatasi tugas jauh lebih baik daripada Anda. Karyawan merasakan ini dan mengaktifkan mode "delegasi terbalik", ketika tugas, dengan dalih "tidak mungkin tanpa Anda", dikembalikan ke manajer. Dengan cara ini, bawahan menyingkirkan pekerjaan "ekstra". Dan sang pemimpin menerima konfirmasi tentang keniscayaannya
Anda harus mempercayai bawahan Anda. Memang, selain tanggung jawab, mereka juga akan diberikan kekuasaan (misalnya, akses ke informasi rahasia dan hak untuk menandatangani dokumen)

Tujuan Delegasi

Pendelegasian memiliki tiga tujuan:

Meningkatkan efisiensi kerja dalam organisasi
Mengurangi beban manajemen
Tingkatkan keterlibatan staf

Pentingnya Pendelegasian

Mengapa delegasi begitu penting?

Pertama, jumlah pekerjaan yang bisa “dicerna” seorang pemimpin dalam sehari selalu melebihi kemampuannya. Setiap hari dia harus melakukan lebih dari yang dia bisa. Pendelegasian wewenang memungkinkan Anda untuk “membongkar” hari dari rutinitas dan fokus pada tugas-tugas prioritas.

Kedua, setiap pelaku yang berpengalaman mampu melakukan beberapa pekerjaan lebih baik daripada pemimpin. Ini normal dan harus didorong.

Brian Tracy berkata, "Jika seorang karyawan dapat menyelesaikan 70% tugas, mereka dapat ditugaskan untuk seluruh tugas."

Jenis wewenang dan sentralisasi manajemen

Apa itu otoritas? Adalah hak untuk menggunakan sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuannya.

Otorisasi terdiri dari dua jenis:

linier. Kekuasaan ditransfer di sepanjang "rantai" dari kepala ke wakil, dari wakil ke kepala departemen dan turun ke pelaksana akhir.
Staf. Sebuah peralatan off-sistem yang memungkinkan Anda untuk mengontrol, menyarankan dan mempengaruhi pekerjaan struktur linier.

Tergantung pada jenis otoritas, dua jenis manajemen dibedakan.

Sistem kontrol terpusat

Dalam sistem terpusat, manajemen puncak membuat sebagian besar keputusan (bahkan yang terkecil dan paling rutin). Dalam struktur seperti itu, "satu langkah ke kiri, satu langkah ke kanan dapat dihukum oleh regu tembak."

Contoh: modul hard speech untuk operator call center di beberapa perusahaan. Rekaman percakapan dengan klien harus mendengarkan wajib. Sedikit saja penyimpangan dari pola percakapan, karyawan tersebut didenda.

Sistem kontrol terdesentralisasi

Dalam sistem yang terdesentralisasi, fungsi seorang manajer tidak begitu kaku. Mereka memiliki tujuan utama dan cara yang direkomendasikan untuk mencapainya. Segala sesuatu yang lain adalah pada kebijaksanaan pemain.

Mengambil contoh call center yang sama, dalam sistem desentralisasi, karyawan diizinkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan sesuka mereka. Namun dengan nada ramah, sopan dan tanpa ekspresi bahasa sehari-hari. Prinsip pencocokan disertakan. Tugas utama karyawan adalah layanan yang berkualitas dan pelanggan yang puas. Dalam model seperti itu, bagian "singa" dari keputusan dibuat di tempat oleh pelaksana.

Bagaimana cara mendelegasikan wewenang dengan benar?

Berikut adalah aturan dasar untuk pendelegasian wewenang:

Tugas harus memiliki hasil tertentu.

Saat mendelegasikan tugas kepada bawahan, segera tunjukkan dengan jelas hasil akhirnya. Hanya setelah mencapai itu, tugas dapat dianggap selesai. Misalnya: “Siapkan laporan tentang hasil departemen penjualan secara keseluruhan dan untuk setiap karyawan untuk 2017 (penjualan dalam rubel, jumlah transaksi dan pelanggan baru, harga transaksi rata-rata, persentase rencana yang diselesaikan).

Kami menentukan tanggung jawab, waktu, dan tingkat delegasi

Ada lima tingkat delegasi secara total: dari "kepatuhan yang ketat terhadap instruksi" hingga "kebebasan bertindak sepenuhnya".

Berdiskusi dengan bawahan

Tiga aturan pendelegasian wewenang dalam diskusi. Anda perlu memastikan bahwa karyawan:

Memahami dengan benar tugas yang diberikan kepadanya
Siap menyelesaikannya tepat waktu
Setuju dengan solusi yang diusulkan untuk masalah atau dapat menawarkan alternatif

Benar "mengukur" tingkat otoritas

Dalam pendelegasian, sangat penting untuk memberi bawahan otoritas sebanyak yang dia butuhkan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Tidak lebih, tidak kurang.

Jika Anda "berlebihan" - karyawan tersebut dapat menyalahgunakan posisi resminya. Jika "diremehkan" - dia tidak akan dapat menyelesaikan masalah secara efektif. Ini terutama benar ketika seorang bawahan membutuhkan akses ke informasi sensitif.

Karyawan tingkat bawah mengetahui detail dengan lebih baik

Pelaku langsung selalu mengetahui seluk-beluk dan detail dari proses tertentu dengan lebih baik. Karena itu, lebih baik mempercayakan tugas "sempit" kepada mereka.

Contoh delegasi. Anda adalah pemilik kedai kopi kecil. Kami memutuskan untuk memperluas jangkauan produk dan meningkatkan daya saing gerai. Informasi yang paling akurat dan terkini tentang permintaan pelanggan akan diberikan kepada Anda oleh ... seorang barista pada saat itu. Lagi pula, setiap hari dia mendengarkan keluhan dan keinginan mereka.
Omong-omong, prinsip delegasi ini selalu dilanggar. Bos memberikan tugas kepada deputi, dia "sepak bola" untuk asistennya, dan seterusnya ad infinitum. Contoh tipikal adalah tentara atau pegawai negeri mana pun, di mana tugas apa pun "menurun" rantai dari atas ke bawah.

Publisitas delegasi

Setiap orang harus tahu bahwa Anda meminta seseorang untuk mengumpulkan statistik hasil departemen penjualan. Keterbukaan akan menghilangkan kesalahpahaman dan meningkatkan efisiensi pendelegasian.

Delegasikan tidak hanya "sampah"

Anda tidak dapat terus-menerus mendelegasikan pekerjaan yang tidak menyenangkan atau "kotor" kepada orang lain. Telah terbukti bahwa pendekatan ini sangat mengurangi efisiensi tim secara keseluruhan. Dari waktu ke waktu, ada baiknya mempercayakan tugas "baik" kepada bawahan: kreatif, menarik, dan bermakna.

Motivasi yang "benar"

Tidaklah cukup bagi karyawan untuk terus-menerus "memuat" lebih banyak tugas baru. Mereka perlu dimotivasi! Motivasi yang “benar” meningkatkan loyalitas dan kinerja mereka.

Tingkat dan jenis pendelegasian wewenang

"Kedalaman" dan tahapan pendelegasian secara langsung tergantung pada tingkat kematangan karyawan.

Tingkat kedewasaan yang rendah. Ini termasuk karyawan yang tidak berpengalaman dan orang-orang yang tidak aman. Anda perlu mendelegasikan wewenang kepada mereka dengan instruksi yang jelas dan pemantauan rutin.
Tingkat kedewasaan rata-rata. Karyawan tidak bisa, tetapi ingin bekerja dengan baik (dia hanya tidak memiliki keterampilan dan kemampuan yang diperlukan). Penting juga untuk memberikan instruksi khusus di sini. Dan pastikan untuk memberikan umpan balik dan mempertahankan antusiasme.
Tingkat sedang. Karyawan cukup mampu menyelesaikan tugas. Namun karena suatu hal, ia tidak mau bekerja secara efektif. Pada level ini, penting untuk memahami penyebabnya.

Untuk mengatasi masalah serupa, salah satu metode berikut hampir selalu membantu:

Memberikan kebebasan dalam memilih alat untuk memecahkan masalah
Delegasikan kekuatan yang menarik dan bermakna
Libatkan karyawan dalam pengambilan keputusan

Tingkat kedewasaan yang tinggi. Karyawan mampu dan mau bekerja. Semuanya jelas di sini. Dia dapat dengan aman mendelegasikan kekuatan yang dapat dia tangani.

Kesalahan utama dalam pengalihan wewenang

Aturan emas pendelegasian: "Anda perlu mendelegasikan tugas bukan kepada seseorang yang ingin, tetapi kepada seseorang yang mampu menyelesaikannya."

Kesalahan manajer yang umum:

Andalkan fakta bahwa bawahan dapat membaca pikiran Anda. Sayangnya, ini tidak diberikan kepada siapa pun. Oleh karena itu, ketika mempercayakan suatu tugas kepada seseorang, rumuskan dengan sejelas dan sespesifik mungkin.
Meremehkan waktu yang dibutuhkan pelaku untuk membuat keputusan. Banyak pelatih merekomendasikan untuk selalu meninggalkan beberapa hari "sebagai cadangan" (untuk force majeure, penyesuaian, dan penyempurnaan). Katakanlah, jika laporan itu diperlukan sebelum 20 Maret, umumkan kepada kontraktor pada 15 Maret.
Kontrol setiap langkah. Ini adalah kesalahan yang dilakukan kebanyakan pemimpin. Mengapa tidak mungkin untuk terus-menerus "menjaga jiwa" seorang karyawan? Pertama, tidak praktis. Memang, dalam hal ini, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mengontrol seperti pada tugas. Kedua, kontrol yang ketat benar-benar mengecilkan hati bawahan dari keinginan untuk bekerja secara efektif.
Jangan menyuarakan "kedalaman" tanggung jawabnya kepada pemain. Kesalahan seperti itu menghancurkan seluruh efek pendelegasian jika tugas diberikan kepada kelompok. Karyawan dengan sukarela mengalihkan tanggung jawab satu sama lain.
Mendelegasikan kepada bawahan tanggung jawab pekerjaannya sendiri. Anehnya, tetapi banyak karyawan (serta pemimpin mereka) tidak tahu apa yang umumnya mereka sertakan!

Apa yang bisa didelegasikan?

Studi menunjukkan bahwa hingga 80% dari tugas manajer dapat didelegasikan. Secara singkat:

Pekerjaan rutin
Kegiatan khusus (di mana bawahan dianggap sebagai ahli)
Pekerjaan persiapan (misalnya, analisis awal pesaing, persiapan proyek)
Pertanyaan pribadi (satu kali)

Apa yang tidak bisa didelegasikan?

Ada pengecualian untuk setiap aturan. Apa yang seharusnya tidak didelegasikan kepada bawahan, tetapi selalu dilakukan sendiri?

Mempekerjakan dan memecat karyawan

Di perusahaan kecil, semua masalah personel harus diputuskan secara eksklusif oleh kepala. Dalam yang besar - departemen yang sesuai dan tidak ada orang lain.

Perencanaan strategis

Tentu saja, pemimpin harus tertarik dengan pendapat karyawannya dan menggunakan pemikiran / ide / komentar yang paling sukses untuk kepentingan perusahaan. Namun, hanya pemilik bisnis yang dapat menentukan arah strategis bagi perkembangan perusahaan.

Tugas serius dengan tingkat risiko tinggi

Dari waktu ke waktu Anda harus memecahkan masalah yang dapat berdampak serius pada hasil atau prospek perusahaan. Juga lebih baik untuk melakukannya sendiri.

Terima kasih dari perusahaan

Jika ada karyawan (atau departemen) yang pantas menerima ucapan terima kasih atas nama perusahaan, itu harus dilakukan secara pribadi dan “dengan saksi”.

Rahasia Delegasi

Cobalah untuk mendelegasikan tugas secara keseluruhan, bukan sebagian. Setiap karyawan (dalam posisi apa pun) harus memiliki setidaknya satu “front of work”, yang menjadi tanggung jawabnya sepenuhnya.
Mendorong diskusi. Jika seorang bawahan dapat berkomunikasi langsung dengan manajemen dan menawarkan ide-idenya, ini sangat meningkatkan laba atas pekerjaannya.
Jangan menarik karyawan dengan sia-sia. Jika Anda mendelegasikan tugas kepadanya, tunggu tenggat waktu yang ditentukan. Penyesuaian, perubahan, dan pemeriksaan yang konstan mengurangi efisiensi kerja.

Buku tentang Delegasi

Sergey Potapov “Bagaimana mendelegasikan wewenang. 50 pelajaran tentang stiker»
Maria Urban “Sukses dengan proxy. Pendelegasian wewenang yang efektif»
Brian Tracy "Delegasi dan Manajemen"
Julie-Ann Amos "Delegasi"

P.S. Fakta yang menarik. Euroset dulu memiliki aturan seperti itu. Segera setelah kepala departemen mulai bekerja lembur secara teratur, dia diminta untuk meninjau beban kerja di departemen dan mendistribusikannya kembali di antara bawahannya. Jika ini tidak membantu, seorang asisten "melekat" padanya. Mau tak mau, pemimpin harus mendelegasikan kekuasaannya.

Agar pendelegasian wewenang menjadi seefektif mungkin dan mengarah pada penyelesaian tugas yang ditetapkan, manajer harus dipandu oleh aturan berikut.

1. Pendelegasian wewenang harus menjadi tujuan.

Selain fakta bahwa "gambar" gambar hasil manajer tugas dan "gambar" karyawan pelaksana harus sama, manajer harus memahami dengan jelas efek atau tujuan "sekunder" dari langkah ini:

luangkan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lebih penting yang membutuhkan partisipasinya (manajer);
untuk mendiagnosis seorang karyawan, untuk memeriksa kompetensinya, kemampuannya di bidang tertentu;
mengembangkan karyawan secara profesional dan pribadi;
menyiapkan cadangan manajemen personalia;
mendapatkan efek lainnya.

2. Pendelegasian wewenang harus dilakukan terlebih dahulu.

Keputusan tentang apa dan kepada siapa untuk dipercayakan, manajer harus mengambil segera setelah munculnya tugas tertentu, rencana kerja di atas kertas atau di kepalanya. Kebetulan dalam budaya manajemen domestik kita bahwa sebagian besar tugas yang ditetapkan manajer untuk karyawan memiliki tenggat waktu “kemarin”. Tentu saja, realitas bisnis modern sedemikian rupa sehingga seorang manajer perlu dengan cepat merespons situasi yang muncul, membuat keputusan, dan menetapkan tugas yang sesuai untuk diselesaikan karyawan. Tentu saja, dalam beberapa kasus, untuk mempertahankan "nada kerja" yang diperlukan di antara karyawan, adalah mungkin dan bahkan perlu untuk menciptakan lingkungan tekanan waktu sementara, yang disebut "ketidaknyamanan dalam kenyamanan". Tetapi situasi "mengganggu", "menyegarkan" seperti itu seharusnya tidak menjadi norma kehidupan organisasi.

Hasil dari "kejang" karyawan yang konstan oleh pemimpin dapat berupa:

kepergian beberapa karyawan dari organisasi;
sabotase bawahan yang tersembunyi atau terbuka, mereka mengabaikan perintah kepala;
stres, konflik, dan realitas organisasi negatif lainnya yang akan menyita banyak waktu dan sumber daya lain dari manajer.

3. Pendelegasian wewenang dilakukan, sesuai dengan kemampuan dan kapabilitas bawahan.

Setiap karyawan (termasuk manajer) memiliki delta (rentang) tugas yang dilakukan olehnya sendiri - dari yang tidak efisien hingga yang sangat efektif. Ujung bawah kisaran ini dimulai dengan tugas-tugas mudah. Ini, sebagai suatu peraturan, tugas-tugas saat ini yang bersifat teknis, mengalihkan perhatian manajer (spesialis berkualifikasi tinggi) dari melakukan tugas-tugas yang lebih penting dan kompleks. Batas atas adalah tugas-tugas yang bermakna dan membutuhkan banyak waktu, sumber daya pribadi dan intelektual untuk pelaksanaannya. Di antara dua batas ekstrem ini terdapat serangkaian tugas yang benar-benar membutuhkan keterlibatan dan aktivitas pemimpin itu sendiri. Pada saat yang sama, tugas-tugas yang diselesaikan oleh seorang manajer atau spesialis berkualifikasi tinggi dengan cepat menghadirkan kesulitan tertentu bagi karyawan biasa untuk dilakukan. Selain itu, tingkat kerumitan ini berbeda untuk setiap karyawan. Manajer dapat mempercayakan pelaksanaan tugas kepada karyawan tertentu, mengetahui dengan pasti bahwa dia dapat melakukannya, bahwa dia pasti akan menyelesaikannya, karena dia telah berulang kali menyelesaikan tugas dengan tingkat kerumitan yang sama dan lebih tinggi. Tetapi akan ada sedikit manfaat dari keputusan seperti itu baik untuk karyawan ini, atau untuk manajer, atau untuk seluruh unit struktural dalam jangka panjang.

Pilihan yang ideal adalah ketika manajer menetapkan tugas untuk karyawan dengan pintu masuk ke "zona perkembangan proksimalnya", yaitu, pada tingkat yang agak lebih tinggi daripada kemampuan dan kemampuannya (saat ini) yang sebenarnya. Diasumsikan bahwa karyawan harus melakukan upaya intelektual, berkemauan keras, fisik, komunikatif dan lainnya untuk menyelesaikan tugas. Artinya, "melampaui diri Anda sendiri." Tanpa tingkat ketegangan tertentu, pengembangan, perubahan kualitatif, dan pertumbuhan seorang karyawan tidak mungkin dilakukan. Untuk mendistribusikan tugas di antara karyawan, sesuai dengan kemampuan dan kemampuannya, manajer harus mengetahui kemampuan dan kemampuan bawahannya saat ini dan secara tegas fokus pada pertumbuhan profesional mereka dan pengembangan kualitatif seluruh unit.

Sedangkan untuk tugas-tugas padat konten yang membutuhkan sejumlah besar sumber daya waktu untuk pelaksanaannya, juga disarankan bagi manajer untuk mendelegasikannya kepada karyawan, mungkin dalam bentuk pekerjaan proyek, yang melibatkan beberapa orang untuk menyelesaikannya.

4. Saat mendelegasikan wewenang kepada karyawan motivasi dan kebutuhan mereka untuk pengembangan profesional diperhitungkan.

Manajer harus memastikan bahwa karyawan ini dapat dan ingin menerima apa yang ditawarkan kepadanya. Untuk memahami apa sebenarnya yang penting dalam struktur motivasi-kebutuhan bagi karyawan mereka saat ini dan dalam jangka pendek, manajer harus terus-menerus berkomunikasi dengan mereka, tertarik pada rencana profesional dan pribadi mereka. Berdasarkan minat, motif, kebutuhan karyawan, manajer mendistribusikan tugas-tugas di unit strukturalnya sedemikian rupa sehingga memberikan kontribusi yang maksimal bagi realisasi aspirasi profesional dan rencana karir mereka.

5. Untuk mentransfer tugas, tugas atau pekerjaan harus, jika memungkinkan, secara utuh, dan tidak dalam bentuk sebagian dan tersendiri bagi pelaksana tugas.

Ketika mendelegasikan wewenang kepada seorang karyawan, manajer harus menyampaikan kepadanya tidak hanya APA yang perlu dilakukan, tetapi juga MENGAPA itu perlu dilakukan, kontribusi apa yang akan diberikan oleh pemenuhan tugas terhadap pekerjaan seluruh sistem (organisasi, struktural satuan). Jika wewenang yang didelegasikan kepada seorang karyawan bersifat multi-level, multi-aspek, manajer, yang menetapkan tugas yang harus diselesaikannya pada tahap pertama, harus memperbarui seluruh masalah tersebut, sehingga dia tidak akan menjadi terkejut pada tahap pekerjaan selanjutnya.

Orang yang mendelegasikan wewenang tanpa mengetahui detail kasus yang dia percayakan kepada orang lain, berisiko tidak perlu.
Manajer Amerika G. Jenine (1910–1997)

6. Pegawai tersebut perlu menjelaskan apakah pendelegasian wewenang tertentu merupakan kasus tersendiri atau merupakan prosedur yang panjang (berkepanjangan).

Seiring waktu, tugas yang didelegasikan kepada karyawan untuk dieksekusi dapat masuk ke dalam daftar tugas fungsionalnya. Jika manajer memiliki tujuan jangka panjang, dia perlu memahami seberapa sukses bawahan ini dapat mengatasi tugas ini. Memberinya bantuan dan dukungan dalam kinerja awal tugas, menganalisis aspek positif dan kekurangan dalam pekerjaan bawahan, manajer mencapai tingkat kualitas yang diperlukan dan dapat membawa kinerja tugas ini ke dalam fungsi (tugas) bawahan.

7. Kasus homogen diinginkan untuk ditransfer ke karyawan yang sama.

Ketentuan ini berkaitan dengan persiapan pegawai untuk menerima tugas tersebut dalam tugas fungsionalnya. Namun, manajer harus ingat untuk menciptakan stabilitas unit strukturalnya melalui pertukaran karyawan. Oleh karena itu, dipandu oleh kepentingan pelatihan karyawan tertentu, pemimpin tidak boleh melupakan bawahannya yang lain.

8. Anda tidak boleh, untuk menghindari kesalahpahaman dan munculnya situasi konflik, mempercayakan pekerjaan yang sama kepada dua karyawan untuk keandalan.

Untuk setiap kasus tertentu, satu orang harus bertanggung jawab - penyelenggara kasus ini, tetapi banyak manajer tidak memberinya wewenang seperti itu karena beberapa alasan. Yang utama adalah bahwa manajer takut untuk mendelegasikan hak sepenuhnya kepada salah satu bawahannya.

Jika lebih dari satu orang bertanggung jawab atas kesalahan itu, tidak ada yang harus disalahkan.
"Hukum Murphy"

Ketika tugas yang diberikan oleh manajer kepada dua karyawan yang berbeda menarik, berstatus tinggi, perjuangan dapat dimulai di antara mereka baik untuk sumber daya untuk implementasinya maupun untuk perhatian dari manajer. Jika tugasnya tidak menarik, terlalu rutin, membutuhkan upaya karyawan yang signifikan, maka, kemungkinan besar, itu tidak akan diselesaikan sama sekali.