Инструкции за изготвяне на трудови книжки. Инструкция за реда за водене на трудови книжки и документ за нейното одобрение

22.09.2019 -

Работната книжка съдържа цялата информация за трудова дейностслужител и се използва за определяне на продължителността на неговия стаж. Актуалните формуляри на трудовата книжка и листовката се установяват в Пощата. бр.225 от 16.04.2003 г. Как да попълним правилно трудова книжка е посочено в Пощата. № 69 от 10 октомври 2003 г. Тези решения съдържат несъответствия по някои въпроси, което налага прибягване до Кодекса на труда и още повече затруднява съставянето на трудова книжка.

Това е особено вярно за частните предприемачи, които са принудени да поемат отговорността за поддържане на кадровата документация. Най-малкото отклонение от стандартите за попълване на трудова книжка води до недействителност на въведената информация, както и различни грешки, допуснати в самите записи. За да се премахнат последствията, корекциите се правят в съответните колони стриктно според установения модел. В изключителни случаи на служителя се издава дубликат.

Кога се отваря

Всяка трудова книжка има свой номер, издава се на служителя за цял живот и не може да бъде заменена, освен в някои случаи. Ако наскоро нает служител няма този документ, трябва да отворите нов за него. Ако е имало такава, но по някаква причина не може да бъде предоставена, тази информация се отразява в акта, който се удостоверява с подписи: лицето, което издава новата трудова книжка, служителят и свидетелят.

Документът се създава за служител, който е работил във фирмата най-малко шест дни, и трябва да бъде издаден в рамките на една седмица от датата на постъпване на работа. Тази процедурасе извършва в присъствието на служител, от чиято заплата впоследствие се удържа стойността на формуляра.

Трудова книжка, образец за попълване при кандидатстване за работа:

Как да попълните

Всички вписвания в трудовата книжка се вписват от длъжностно лице на организацията, упълномощено за това със заповед на ръководителя, най-често от служител на отдела за персонал. В негово отсъствие това може да е счетоводител или директор на предприятието. Документът подлежи на регистрация в книгата и се съхранява от работодателя до уволнение или преместване на служителя на друго място на работа. При необходимост на служителя се издава извлечение от книгата на мястото на поискване.

Извлечение от трудовата книжка - примерно попълване:

Записите се водят с четлив почерк, всички думи са дадени изцяло, без съкращения. Числово изразяванедати, характеристики и друга информация са посочени само с арабски цифри. Освен това не можете да напишете името на месеца с думи. Правилният формат на датата е 03/05/2019. Допустимо е използването на химикалки, гел и химикалки. Съдържащите се в тях паста, гел и мастило трябва да имат повишена устойчивост на вода и ултравиолетови лъчи. Оптимални са сините, тъмно лилавите и черните нюанси на оцветяващия пигмент.

Документация

За да попълните трудова книжка, трябва:

паспорт на служител (или друг документ за самоличност);
диплома за образование;
регистър на трудовите книжки;
IP сертификат или устав на организацията;
печат на печат.

За подробности как да попълните заглавната страница на работната книга вижте видеоклипа

Работната тетрадка е разделена на три части:

Заглавна страница, съдържаща информация за собственика на документа.
Информация за работата, включително наименованието на предприятията, където е извършена трудова дейност и продължителността на тази работа.
Раздел за награди.

Моля, имайте предвид, че правилата за попълване на трудови книжки ви задължават да направите корекции в случай на възможна промяна:

фирмено наименование (вкл. правна форма);
вид печат (използването на различни в една книга е неприемливо!).

Заглавна страница

На първата страница на трудовата книжка трябва да посочите цялата информация за служителя, като се ръководите от предоставените от него документи. Тя трябва да съдържа:

F&O на собственика;
дата на раждане (в числово изражение);
ниво на образование (средно, средно специално, висше);
наименованието на професията, посочена в дипломата;
дата на отваряне на трудовата книжка;
подпис на служител;
подпис на лицето, което попълва документа;
официален печат на организацията.

Заглавна страница на работната книжка, примерно попълване 2019 г.:

Подробности за работата

Всяка страница от средния и най-обширен раздел се състои от четири колони, съдържащи:

Пореден номер на записа (започвайки от #1 и нататък).
Дата на работа и други събития.
Самият запис, който представлява информация за организацията (пълното и съкратено наименование), длъжността (с квалификации) и звено. Освен факта на наемане тук се записват и случаи на преместване на друга длъжност и уволнение. Информация за това трябва да се въведе в графата в 7-дневен срок от датата на издаване на заповедта, с изключение на протокола за уволнение, който се съставя непосредствено в деня на съставянето му.
Документално потвърждение на вписването - името на поръчката, датата на нейното издаване и номер (в този ред).

За подробности как да правите бележки за работата в работната книга, вижте видеоклипа

Допълнителна информация

По искане на служителя в него се вписва информация за непълно работно време. Вписването се извършва въз основа на документи, предоставени от друго предприятие, в което служителят е назначен на комбинирана длъжност. В този случай се използват същите принципи за попълване на колоната, както при въвеждане на информация за основната работа. Трудовата книжка трябва да се съхранява от служител на отдела за персонал на мястото на основна работа, който единствен има право да въвежда каквато и да е информация в нея.
Придобиването на втора професия, получаването на звание, повишаването на квалификацията също са отразени в този раздел.
Ако има преименуване на предприятието, се прави подходящ запис, посочващ документа, който е послужил като основа за това. Тази информацияще може да обясни несъответствието в поставените печати при наемане на работа и уволнение на служителя. Същите действия се извършват при преименуване на позиция.
В случай на реорганизация на предприятието, разделът отбелязва уволнението на служителя с последващото му приемане в новото дружество.

Пример за попълване на трудова книжка по време на ликвидацията на LLC:

Примери

А. С. Копачева се присъединява към длъжността юрисконсулт в Авелан OJSC на 27 февруари 2016 г. На 12 август 2016 г. е преместена на длъжността старши юрисконсулт. Този фактбеше отразено в раздел "Информация за работата".

При уволнение на служител в колона № 3 е необходимо да се посочи нормативният акт на Кодекса на труда, според който е приложена тази мярка. Вписването трябва да бъде потвърдено с печата на фирмата или отдела за персонал и подписа на лицето, попълнило трудовата книжка. Служителят също трябва да се подпише в тази колона, като по този начин потвърди съгласието си с вписванията, направени по време на работа.

А. М. Шолохов изпълняваше задълженията на продавач в CJSC Continent. На 6 март 2017 г. е уволнен за отсъствие без добра причина. Заповедта за уволнение е подписана същия ден.

награди

Този раздел съдържа информация за присвоените на служителя звания, дипломи, удостоверения и други награди, които са му присъдени, предвидени от вътрешните правилници и законодателството на дружеството. Те не могат да включват устна благодарност от ръководството, както и редовно изплащани парични бонуси, включени в системата за заплати. Което обяснява пълно отсъствиеинформация в този раздел, намираща се в трудовите книжки на повечето служители. Освен това различни сертификати и дипломи, издадени на служител без издаване на подходяща заповед, също са само номинален израз на благодарност, който не се отразява нито в трудовата книжка, нито в личното досие.

Попълване на трудова книжка 2019 г., образец:

Вмъкване на дизайн

Ако всички свободни места в работната книжка са изразходвани и няма къде да се правят нови вписвания, вложката се отваря. Обикновено се зашива в края на документа, тъй като няма конкретни инструкции за това в инструкциите за попълване на работни книги. На заглавната страница (или корицата) на основната книга се поставя печат върху издаването на вложката, като се посочват нейната серия и номер.

Правилата за поддържане на двата документа са идентични, попълва се и заглавната страница на листовката. Номерирането на вписванията продължава след номера, на който е приключило попълването на трудовата книжка. Ако са допуснати грешки при попълването на листовката, тя ще бъде обезвредена в присъствието на комисията, която съставя акт. Същото важи и за отхвърлени или остарели трудови книжки.

Готови сме да отговорим на вашите въпроси - задайте ги в коментарите

1. Одобрява:

Инструкция за попълване на трудови книжки съгласно Приложение No 1;

образецът на приходната и разходната книга за отчитане на формулярите на трудовата книжка и вложката в нея съгласно Приложение № 2;

Формата на книгата за отчитане на движението на работните книжки и вложките в тях в съответствие с Приложение N 3.

2. Признайте, че не работи на територията Руска федерация:

от 2 август 1985 г. N 252 "За въвеждане на изменения и допълнения в Инструкцията за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции и организации, одобрена с Указ на Държавния комитет по труда от 20 юни 1974 г. N 162";

Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 31 март 1987 г. N 201 "За внасяне на допълнения в Инструкцията за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции, организации";

параграф 2 от Указа на Държавния комитет по труда на СССР от 15 август 1990 г. N 332 "За обявяване на недействителни и изменение на решенията на Държавния комитет по труда по въпросите на комбинираната заетост";

Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 19 октомври 1990 г. N 412 „За изменение на Инструкцията за реда за водене на трудови книжки в предприятия, институции и организации, одобрена с Указ на Държавния комитет по труда от 20 юни 1974 г. N 162 ( изменен с Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 2 август 1985 г. N 252).

министър на труда
и социалното развитие
Руска федерация
A.P.POCHINOK

ИНСТРУКЦИИ
ЗА ПОПЪЛНЯВАНЕ НА РАБОТНА КНИЖКА

1. Общи положения

1.1. Записванията на датите във всички раздели на трудовите книжки се извършват с арабски цифри (ден и месец - двуцифрени, година - четирицифрени). Например, ако служител е бил нает на 5 септември 2003 г., в трудовата книжка се вписва: "09/05/2003".

Вписванията се извършват спретнато, с фонтан или гел химикал, химикал (включително химикал), светлоустойчиво мастило (паста, гел) в черно, синьо или лилаво и без никакви съкращения. Например, не е позволено да се пише "pr." вместо "поръчай", "дисп." вместо "инструкция", "транс". вместо "преведен" и т.н.

1.2. В разделите „Информация за работата“ и „Информация за наградата“ на трудовата книжка не се допуска зачеркване на по-рано направени неточни, неверни или други невалидни вписвания.

Например, ако е необходимо да промените конкретна трудова книжка в раздел „Данни за заетостта“, след съответния последен запис в този раздел се посочва последващият пореден номер, датата на вписването, в колона 3 се вписва вписването : "Записът за номер такъв и такъв е невалиден." След това се прави правилно вписване: „Приет от такава и такава професия (должност)“ и колона 4 повтаря датата и номера на заповедта (заповедта) или друго решение на работодателя, вписването от което е вписано неправилно в са посочени трудовата книжка, или датата и номерът на заповедта (заповед) или друго решение на работодателя, въз основа на което се прави правилно вписване.

По същия начин вписване за уволнение, прехвърляне на друг постоянна работав случай, че уволнението или преместването е признато за незаконно от самия работодател, контролния и надзорния орган, органа за разрешаване на трудови спорове или съда и възстановяване на предишната работа или промяна в формулировката на причината за уволнението. Например: "Записът за номера такъв и такъв е невалиден, възстановен към предишната работа." При промяна на формулировката на причината за уволнение се прави вписване: „Записът за номера такъв и такъв е невалиден, отхвърлен (посочва се новата редакция)“. В колона 4 се прави препратка към заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за възстановяване на работа или промяна на формулировката на причината за уволнението.

Ако в трудовата книжка има запис за уволнение или преместване на друга постоянна работа, впоследствие признато за недействително, по писмено заявление на служителя се издава дубликат на трудовата книжка, без да се прави вписване, обявено за недействително. В същото време в горния десен ъгъл на първата страница на дубликата на трудовата книжка се прави надпис: „Дублиране“. На първата страница (заглавната страница) на предишната работна книжка е написано: „Вместо това е издаден дубликат“, като се посочват нейната серия и номер.

2. Попълване на информация за служителя

2.1. Информацията за служителя, предвидена в Правилата за водене на трудови книжки, посочена на първа страница (заглавна страница) на трудовите книжки, се попълва, както следва:

фамилното име, името и бащиното име се посочват изцяло, без съкращение или замяна на името и бащината с инициали, датата на раждане се записва изцяло (ден, месец, година) въз основа на паспорт или друг документ за самоличност (напр. , военна книжка, задграничен паспорт, шофьорска книжка и др.);

запис на образованието (основно общо, средно общо, основно професионално, средно професионално, висше професионално и следдипломно професионално образование) се извършва само въз основа на надлежно заверени документи (сертификат, удостоверение, диплома и др.);

може да се направи запис на незавършено образование на съответното ниво въз основа на представените надлежно заверени документи (ученическа карта, класна книжка, удостоверение от учебно заведение и др.);

професия и/или специалност се посочват въз основа на документи за образование, квалификация или наличие на специални знания (при кандидатстване за работа, която изисква специални познания или специално обучение) или други правилно оформени документи.

2.2. След като посочи датата на попълване на трудовата книжка, служителят удостоверява с подписа си на първа страница (заглавна страница) на трудовата книжка, че въведената информация е вярна.

Първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка също се подписва от лицето, отговорно за издаването на трудови книжки, след което се полага печат на организацията (печат на службата за персонал) (ако има такъв), в която е била трудовата книжка първо попълнена. (Изменена със Заповед на Министерството на труда на Руската федерация от 31 октомври 2016 г. N 588n)

2.3. Промените в записите в трудовите книжки за фамилно име, собствено име, отчество и дата на раждане се извършват въз основа на паспорт, акт за раждане, брак, развод, промяна на фамилия, собствено име, отчество и други документи и по отношение на техния номер и дата.

Тези промени се правят на първа страница (заглавна страница) на работната книжка. Предишното фамилно или собствено име, отчество, дата на раждане се зачертават с един ред и се записват нови данни. Връзки към съответните документи се правят на вътрекорици на трудовата книжка и се удостоверяват с подписа на работодателя или специално упълномощено от него лице и печата на организацията (или печата на службата за персонал) (ако има печат). (Изменена със Заповед на Министерството на труда на Руската федерация от 31 октомври 2016 г. N 588n)

2.4. Промяната (добавянето) на първата страница (заглавната страница) на трудовата книжка на записите за ново образование, професия, получена специалност се извършва чрез допълване на съществуващи записи (ако вече съществуват) или попълване на съответните редове, без зачеркване на предварително направени записи.

3. Попълване на данни за работа

3.1. В колона 3 на раздела "Информация за работата" на работната книга, пълното име на организацията, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такова) се посочват под формата на заглавие.

Под това заглавие в колона 1 се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на постъпване на работа.

В колона 3 се прави запис за приемане или назначаване в структурно звено на организацията, като се посочва конкретното му име (ако условието за работа в конкретна структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), името на длъжността ( длъжност), специалност, професия, с посочване на квалификация, а колона 4 съдържа датата и номера на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя, по което е нает работникът или служителят. Записите за наименованието на длъжността (работата), специалността, професията, посочващи квалификациите, се правят, като правило, в съответствие с щатното разписание на организацията. Ако в съответствие с федералните закони предоставянето на обезщетения или ограничения е свързано с извършването на работа на определени позиции, специалности или професии, тогава имената на тези длъжности, специалности или професии и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изисквания, предвидени в съответните справочници за квалификация.

Промените и допълненията, направени по установения ред в квалификационните справочници, щатното разписание на организацията, се довеждат до вниманието на служителите, след което се правят подходящи промени и допълнения в техните трудови книжки въз основа на заповед (инструкция) или друго решение на работодателя.

Ако на служителя се присвои нова категория (клас, категория и т.н.) през периода на работа, тогава се прави съответно вписване по предписания начин.

Установяването на втора и последваща професия, специалност или друга квалификация за служител се отбелязва в трудовата книжка, като се посочват категориите, класовете или други категории на тези професии, специалности или нива на квалификация. Например, втората професия "Електрически и газов заварчик" е възложена на ремонтник с присвояване на 3-та категория. В този случай в трудовата книжка: в колона 1 на раздел "Информация за работата" се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на установяване на втората професия, в колона 3 се вписва вписването : „Втората професия „Електро-газозаварчик” е създадена с присвояване на 3 категории”, в колона 4 се посочва съответното удостоверение, неговия номер и дата.

По искане на служителя информацията за работа на непълно работно време се записва в трудовата книжка на мястото на основната работа въз основа на документ, потвърждаващ работата на непълно работно време. В колона 1 на раздела "Информация за работата" на трудовата книжка се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на работа като непълно работно време, в колона 3 се прави запис за приемане или назначаване като работник на непълно работно време в структурното звено на организацията, като се посочва конкретното му име (ако условието за работа в определена структурна единица е включено в трудовия договор като съществено), наименованието на длъжността, специалността , професия, посочваща квалификация, в колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е направено вписването с позоваване на неговата дата и номер. По същия ред се прави протокол за уволнение от тази работа.

3.2. Ако името на организацията се промени по време на работата на служителя, тогава в колона 3 на раздела „Информация за работата“ на трудовата книжка се записва отделен ред за това: „Организация такава и такава е преименувана от такава и такава дата на такъв и такъв“, като в колона 4 се поставя основанието за преименуване е заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, нейната дата и номер.

3.3. В трудовите книжки на лицата, изтърпели наказание от поправителен труд, се прави вписване за невключването на времето на работа през периода на изтърпяване на наказанието в непрекъснатия трудов стаж, както следва. В раздел "Справка за работа" на трудовата книжка в колона 1 се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 - датата на вписването; в колона 3 се вписва: „Времето на работа от такава и такава дата (ден, месец, година) до такава и такава дата (ден, месец, година) не се зачита за непрекъснат трудов стаж“. В колона 4 се посочва основанието за вписване в трудовата книжка - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя (издадено в съответствие с присъдата (определението) на съда), нейната дата и номер.

3.4. Когато продължителният трудов стаж бъде възстановен по установения ред, в трудовата книжка на служителя на последното място на работа се вписва в колона 3 на раздел „Информация за работа“: „Продължителният трудов стаж е възстановен от такъв и такава дата, месец, година", в колона 4 се прави препратка към съответното наименование на документа, въз основа на който е извършено вписването с позоваване на неговата дата и номер.

4. Попълване на информация за наградата

Процедурата за въвеждане на информация за наградата е следната: в колона 3 на раздела "Информация за наградата" на работната книжка се вписват пълното име на организацията, както и съкратеното наименование на организацията (ако има такова). посочени под формата на заглавие; по-долу в колона 1 е поредният номер на вписването (номерацията, която се увеличава през целия период на трудова дейност на служителя); в колона 2 се посочва датата на награждаване; колона 3 записва кой е наградил служителя, за какви постижения и каква награда; в колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването, с позоваване на неговата дата и номер.

5. Попълване на информация за уволнението (прекратяване на трудовия договор)

5.1. Писмо за оставка (прекратяване трудов договор) в трудовата книжка на служителя се прави в следния ред: в колона 1 се поставя поредният номер на вписването; в колона 2 се посочва датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор); в колона 3 се вписва причината за уволнението (прекратяване на трудовия договор); в колона 4 се посочва наименованието на документа, въз основа на който е извършено вписването - заповед (инструкция) или друго решение на работодателя, неговата дата и номер.

Датата на уволнение (прекратяване на трудовия договор) е последният работен ден, освен ако не е предвидено друго във федерален закон, трудов договор или споразумение между работодателя и служителя.

Така например при прекратяване на трудов договор с работник или служител поради съкращаване на щата, за последен ден от работата му се определя 10 октомври 2003 г. В трудовата книжка на служителя трябва да се направи следното вписване: в колона 1 на раздел "Информация за работа" се поставя поредният номер на вписването, в колона 2 се посочва датата на уволнението (10.10.2003 г.), в колона 3 се прави вписването: параграф 2 на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация", колона 4 посочва датата и номера на заповедта (инструкцията) или друго решение на работодателя за уволнение.

5.2. При прекратяване на трудов договор на основание, предвидено в член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация (с изключение на случаите на прекратяване на трудов договор по инициатива на работодателя и поради обстоятелства извън контрола на страните (параграфи 4 и 10 от този член), вписването за уволнение се прави в трудовата книжка (прекратяване на трудовия договор) с позоваване на съответния параграф на този член.

Например: „Уволнен по споразумение на страните, параграф 1 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен по собствено желание, параграф 3

5.3. При прекратяване на трудов договор по инициатива на работодателя се прави вписване в трудовата книжка за уволнението (прекратяване на трудовия договор) с позоваване на съответния параграф на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация или други основания. за прекратяване на трудовия договор по инициатива на работодателя, предвидено в закона.

Например: „Уволнен поради ликвидация на организацията, параграф 1 на член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен поради прекратяване на достъпа до държавни тайни, параграф 12 от член 81 от Кодекса на труда на Руската федерация. Руската федерация“.

5.4. При прекратяване на трудов договор поради обстоятелства извън контрола на страните, в трудовата книжка се вписва основанието за прекратяване на трудовия договор по отношение на съответния параграф на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация. .

Например: „Уволнен поради неизбиране на длъжността, параграф 3 на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Трудов договор, прекратен поради смърт на служител, параграф 6 на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация“.

5.5. При прекратяване на трудов договор на допълнителни основания, предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация или други федерални закони, вписванията за уволнение (прекратяване на трудовия договор) се правят в трудовата книжка с позоваване на съответния член от Кодекса на труда. на Руската федерация или друг федерален закон.

Например: „Уволнен поради многократно грубо нарушение на устава на образователна институция през годината, параграф 1 на член 336 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнен поради навършване на възрастовата граница, установена за попълване на обществеността позиция обществена услуга, параграф 2, параграф 1 от член 25 от Федералния закон от 31 юли 1995 г. N 119-FZ "За основите на публичната служба на Руската федерация".

Във връзка със загубата на сила на Федералния закон от 31 юли 1995 г. N 119-FZ трябва да се ръководи от приетия вместо него Федерален закон от 27 юли 2004 г. N 79-FZ.

5.6. При прекратяване на трудов договор по инициатива на служител по причини, към които законът отнася предоставянето на определени обезщетения и обезщетения, в трудовата книжка се прави вписване за уволнение (прекратяване на трудовия договор), като се посочват тези причини. Например: „Уволнена по собствена воля във връзка с преместването на съпруга си на работа в друго населено място, параграф 3 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“ или „Уволнена по собствена воля във връзка с нужда от грижи за дете под 14-годишна възраст, параграф 3 от член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация.

6. Характеристики на попълване на информация за уволнението (прекратяване на трудовия договор) и приемането (назначаването) на работа във връзка с прехвърлянето на служителя на друга постоянна работа при друг работодател (към друга организация) или преместването му на избираема работа (позиция)

6.1. При уволнение (прекратяване на трудовия договор) във връзка с прехвърлянето на служителя на друга постоянна работа към друг работодател (към друга организация), колона 3 от раздела "Информация за работата" на трудовата книжка посочва по какъв ред е преместването се извършва: по искане на служителя или с негово съгласие.

При постъпване на ново място на работа в трудовата книжка на служителя в колона 3 на раздел „Информация за работа“ се прави вписване, както е предвидено в параграф 3.1 от тази инструкция, като се посочва, че служителят е приет (назначен) в ред за прехвърляне.

6.2. При уволнение (прекратяване на трудовия договор) във връзка с преместване на служителя на изборна работа (должност) при друг работодател (в друга организация) в трудовата книжка се вписва: „Уволнен поради преместване в изборна работа (позиция) в (посочено е името на организацията), параграф 5 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация".

На новото място на работа, след посочване на пълното наименование на избрания орган, както и съкратеното наименование на избрания орган (ако има такова), в колона 3 на раздел „Информация за работа“ на трудовата книжка се вписва вписване се прави за каква работа (длъжност) е избран служителят, като в колона 4 се посочва решението на избрания орган, датата и номерът на приемането му.

7. Характеристики на попълване на дубликат на трудова книжка

7.1. Дубликат на трудовата книжка се попълва в съответствие с раздели 1 - 6 от тази инструкция.

7.2. Ако служителят вече е работил преди да се присъедини към тази организация (при този работодател), тогава при попълване на дубликат на трудова книжка в секцията "Информация за работата" в колона 3, първо се прави запис за общия и / или непрекъснат трудов стаж като служител до приемане в тази организация (при този работодател), потвърден от съответните документи.

Общият трудов стаж се записва общо, тоест е посочен обща сумагодини, месеци, дни работа без да се посочва кой работодател, в какви периоди от време и на какви длъжности е работил собственикът на трудовата книжка в миналото.

След това общият и/или непрекъснат трудов стаж, потвърден с надлежно оформени документи, се записва за отделните периоди на работа в следния ред: колона 2 посочва датата на работа; колона 3 съдържа името на организацията (работодателя), в която е работил служителят, както и структурното звено и работата (должността), специалността, професията, като се посочва квалификацията, за която е нает служителят.

Ако представените документи потвърждават, че служителят е бил преместен на друга постоянна работа в същата организация (при същия работодател), тогава се прави и съответен запис за това.

Трудовата книжка е специален документ, който има специфичен правно значение. Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 утвърди правилата за поддържане и съхранение на книги, изготвяне на формуляри и предоставяне на работодателите с тях. Създадено е Министерство на труда специална инструкцияза попълване на книги (одобрени с Указ на Министерството на труда на Руската федерация
от 10 октомври 2003 г. бр.69). Но на практика често има нестандартни ситуации,
нека разгледаме някои от тях.

Копие и дубликат на трудова книжка

Копие от трудовата книжка може да е необходимо на служител по всяко време: за представяне
до посолството или паспортната служба. С това искане той ще се свърже с отдела си за персонал. Моля, имайте предвид, че в този случай документът трябва да бъде заверен от служител на службата за персонал. Необходимо е да се правят копия от онези страници на документа, които имат някакви записи. Качеството на копията трябва да е задоволително. Не трябва да отпечатвате сканиране и не трябва да променяте мащаба, когато копирате книга. След последното вписване върху копието на страницата трябва да се направи маркировка, която ще съдържа нейния пореден номер и надпис „работно
Досега". Необходимо е също така да се посочи датата на заверка на копието, пълното име и длъжността на удостоверяващото лице и да се постави печат под записа. Под страницата на копието трябва да поставите отметка „копието е правилно“, да посочите пълното име на служителя по персонала и длъжността на удостоверяващото лице, час и подпис. Такъв протокол трябва да придружава всяка страница от копието на труда.

В някои случаи може да се наложи да издадете дубликат на книга. Това е необходимо, например, ако документ е загубен. Дубликат може да бъде издаден при обезсилване на протокола за уволнение, възстановяване на служителя на работа или загуба от служителя на трудовата книжка при настъпване на спешни случаи. В този случай в горния десен ъгъл заглавна страницадокумент, трябва да напишете думата "Дубликат". Ако на заглавната й страница има работна книжка, трябва да посочите следното: „Вместо това е издаден дубликат“,
в този случай е необходимо да въведете серията и номера на дубликата. Новият документ трябва да съдържа информация за общия и непрекъснат стаж на служителя, преди да пристигне в организацията, която е издала новия документ. След това трябва да запишете информация за дейностите и стимулите, които са били вписани в книгата, когато сте служили на предишни работни места. Общият трудов стаж може да бъде отчетен общо, като е необходимо само да се посочи общият брой години, месеци и дни от дейността.

Често срещани грешки

Ако при първоначалното попълване е допусната грешка в труда, тогава работната книжка трябва да бъде унищожена, без да се правят промени. След това трябва да съставите акт за унищожаване и да попълните нов формуляр. Ако бъде открита грешка при попълване на данните от втория и следващ работодател, тогава ще трябва да отидете в съда, за да признаете, че трудовата книжка принадлежи на служителя. Това се отнася за грешки в името, фамилията и бащиното име на служителя, както и други лични данни.

Следващият елемент не е грешка, но много хора изпитват затруднения при попълването на този елемент, което често води до грешки. Така че, ако служител на компанията направи запис
за недовършеното висше образование, тогава какво трябва да направи HR специалист в друга организация, след като служителят завърши обучението си? Въз основа на дипломата трябва да създадете следния запис за квалификацията на служителя.

Ако е допусната грешка в информацията за служителя, е необходимо да зачеркнете старите записи
и въвеждат нови въз основа на съответните документи. Моля, имайте предвид, че зачертаванията не са разрешени в подробности за работата. Ако е допусната грешка в тези полета, тогава трябва да направите следното: след последното вписване в съответния раздел, направете бележка за разпознаването на грешния запис и въведете правилните данни под новия сериен номер. Ако се установи грешка в записа при нов служител, отговорен за вписването в трудовите книжки, тогава служителят по персонала прави запис за недействителността на предишния, прави правилната бележка, поставя датата на корекция. В този случай информацията за анулирането на неправилен запис трябва да бъде номерирана със следващия номер последователно.

При признаване на уволнението на служител за невалидно има две възможности за попълване на книги. Първо: в трудовата книжка се прави нов запис за наемане, както и бележка, че информацията за уволнението е невалидна. Във втория случай старият запис също трябва да бъде анулиран, но кадровият служител прави протокол за уволнение с нова причина. Изглежда, че грешките са толкова очевидни, че е невъзможно да се признаят. въпреки това
поради това често възникват трудови спорове, които водят страните до съда. Затова препоръчвам още веднъж да прочетете, повторете Общи изискванияза попълване на трудови книжки, както и внимателно наблюдение на промените в законодателството, официалната позиция на Министерството на труда на Русия.

Проект на Министерството на труда

През февруари 2016 г. на федералния портал за наредби се проведе обсъждане на проекта на закон, разработен от Министерството на труда „За изменение на правилата за водене и съхранение на трудови книжки, съставяне на формуляри на работна книжка и предоставяне на работодателите с тях“. Основата за разработването на законопроекта беше приемането на Федерален закон № 82-FZ от 6 април 2015 г. „За изменения на някои законодателни актовена Руската федерация относно премахването на задължението за печат на стопански субекти.
В съответствие със закона наличието на печат в организациите стана незадължително - сега това е право, а не задължение. Нека ви разкажа за някои възможни промени.

Параграф първи от клауза 35 от Правилата

AT текущото изданиеот Правилника, при уволнение на служител, всички вписвания, направени в трудовата книжка по време на работата му във фирмата, се удостоверяват с подпис на работодателя или лицето, отговорно за воденето на трудови книжки, печат и подпис на самия служител. Разработчиците на законопроекта предлагат да се използва печат само в случаите, когато федералният закон предвижда задължението на компанията да използва печата или ако информацията за наличието на печата се съдържа в устава на организацията. В други случаи пломбата се поставя, ако има такава. В тази връзка следва да се променят данните в трудовата книжка и листовката - след думите „М. П." ще бъде добавена думата "(ако има)".

Клауза 39 от Правилата

Сегашната редакция на параграф 39 от Правилника предвижда поставяне в работната книжка при издаване на всяка вложка на печат с надпис „Приложка издадена“, указваща серията и номера. В новото издание се предлага да се направи подходящ запис за това,
без поставяне на печат в трудовата книжка.

Алинея четвърта от клауза 41 от Правилата

Законопроектът предлага да се премахнат нормите, задължаващи работодателите да завързват, както и да запечатват с восъчен печат или подпечатват приходната и разходната книга за отчитане на формуляри на книжки и вложки в нея и книгата за отчитане движението на трудовите книжки и вмъква в тях, като оставя нормите за задължителна номерация и заверка с подписа на ръководните организации. Планираната дата за влизане в сила на законопроекта е октомври 2016 г. До момента обаче не са направени промени в Кодекс на труда, нито в постановлението на правителството на Руската федерация за трудовите книжки и постановлението на Министерството на труда
относно правилата за счетоводство. Така че, докато законопроектът не е придобил силата на федерален закон.

Отмяна на употреба

И още един много важен въпрос относно трудовите книжки. AT последните временачесто се обсъжда темата за премахването на книгите в Руската федерация. Дали обаче наистина е необходимо? Създават ли се условия за подобни промени в системата на трудовите отношения? Няколко години подред на държавно ниво се повдига въпросът за неуместността на воденето на книги, уж те са в съвременен свят- реликва от миналото. Експертите коментират ситуацията по следния начин: Министерството на труда няма да изключи напълно книгите от употреба, ведомството най-вероятно ще замени документа с електронни книги.

Според проучвания на общественото мнение работодателите се противопоставят изцяло на изключването на книгите. Тъй като информацията за предишни работни места на кандидата за вакантна позиция често е важна. Само от трудовата книжка можете да разберете: за прекъсвания в трудовия стаж; относно съкращения;
относно честотата на смяна на работата. Но всички тези данни могат да бъдат отразени в електронната база данни.

Специални служители

Когато правите запис в работата на водача, имайте предвид, че тези служители трябва да предоставят на компанията следните документи за издаване на книжка: паспорт, SNILS, военна книжка, шофьорска книжка, документи за образование. За такива служители е важно да имат сертификат за завършен медицински прегледда се увери, че служителят има право да върши тази работа, въпреки че самата информация не е отразена в труда.

Трудовата книжка отразява цялата трудова биография на човек. Правенето на вписвания в него, както и съхраняването и издаването му на служител при уволнение е строго регламентирано от законодателството на Руската федерация през 2016 г. и е необходимо да се спазват тези правила за поддържане на трудови книжки.

Нормативна уредба на въпросите на трудовите книжки

Начинаещ служител по персонал или счетоводител, който за първи път се сблъска с трудовите книжки на служителите, със сигурност трябва да знае какви норми на закона уреждат тяхното боравене.

Трудовата книжка е форма на формуляра, установен с Правилника, със съответните степени на защита, посочващ серията и броя на 20 разпечатки, страниците на които са номерирани и имат раздели, в които се вписват записи от съответния вид (информация за служителя (т.нар. заглавна страница), информация за работата, информация за награди).

Ако разделите "Информация за работа" или "Информация за награди" са приключили, тогава в работната книжка се прави вмъкване. Формата, формата и поддръжката му са предмет на изисквания, подобни на изискванията за самата трудова книжка.

Работодателят е длъжен да разполага постоянно с необходимия брой формуляри на трудови книжки и вложки в тях (клауза 44 от Правилника).

Формулярите на трудови книжки и листовки трябва да бъдат закупени от работодателя централно от официални дистрибутори, упълномощени от GOZNAK (списъкът им е публикуван на уебсайта на GOZNAK).

Подобни формуляри могат да бъдат намерени в магазини за канцеларски материали и павилиони, които продават печатни материали за обществеността, но такава продажба не е законна. Тъй като няма гаранции за тяхната автентичност и съответствие с изискванията на нормативните актове, работодателят няма право да изисква от новонаетия служител да закупи формуляр в павилион. Освен това е незаконно да го приемате от служител за по-нататъшно попълване и не препоръчваме да правите това, за да избегнете допълнителни проблеми.

Формулярът на трудовата книжка може да се провери за автентичност, като се сравнят съответствието на серията и номера с годината на издаване, както и формата, установена със същото правителствено постановление, с което са одобрени Правилата.

Трудова книжка - строга отчетна форма

Както трудовите книжки, получени от служителите, така и техните празни формуляри и листове подлежат на стриктно отчитане, когато се съхраняват при работодателя (това е посочено в раздел шест от Правилата).

За тези цели счетоводните дневници трябва да се водят съгласно установените форми:

приходна и разходна книга за счетоводни форми на трудовата книжка и лист в нея;
книга за отчитане движението на трудови книжки и вложки в тях.

И двете книги трябва да бъдат задължително завързани и номерирани, заверени с подписа на ръководителя на организацията и запечатани с восъчен печат (запечатани) - това е посочено в параграф 41 от Правилата.

Книгата на приходите и разходите за отчитане на формуляри се поддържа от счетоводния отдел на организацията и отразява всички операции по получаване и разходване на формуляри на работната книга (вмъкнете се в нея), като се посочват серията и номера на формуляра.

Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки се поддържа от кадрови служители. В него се записва информация за приемането и издаването при уволнение на всички трудови книжки на служителите и вмъкванията в тях, както приети от служители при постъпване на работа, така и издадени на служителите отново. В същото време тяхната серия и номер трябва да бъдат посочени в счетоводната книга, а подписът на служителя се поставя, за да получи трудовата книжка в ръцете си при уволнение.

Длъжностното лице на организацията, отговарящо за трудовите книжки

Законът пряко задължава работодателя да организира правилно работата с трудовите книжки.

Стриктното отчитане на тези документи в организацията изисква присъствието на специално упълномощено длъжностно лице - лицето, отговорно за поддържането, съхраняването, записването и издаването на трудови книжки.

Такова лице се назначава със заповед или заповед на работодателя. Обикновено такава отговорност се възлага на конкретен служител от службата за персонал или счетоводител, който пряко участва в трудовите книжки.

Заповедта е издадена в произволна форма, нейната формулировка може да изглежда, например, както следва: „За отговорник по водене, съхраняване, отчитане и издаване на трудови книжки да се назначи инспектор отдел „Личен състав“ Анна Николаевна Петрова.“Поставят се номерът на поръчката, датата, както и трите имена, длъжността и, разбира се, подписът на ръководителя.

Редът за водене на трудови книжки

Процедурата за вписване в трудовите книжки на служителите е от голямо значение, така че те трябва да се извършват стриктно според установените правила.

Посочената по-горе Инструкция, съдържаща нормите за водене на трудови книжки, е посветена на реда за водене на трудови книжки.

Инструкциите регулират всички възможни етапи на попълване на този документ, като се започне от това как правилно да се въведе информация за служителя (на заглавната страница), записи за работа и трансфери, награди и стимули, уволнение, анулиране на записа и завършване с въпроси за издаване на дубликат.

Трябва да се отбележи, че след публикуването на Инструкцията фундаментални променине беше включено в него. Следователно Инструкцията за водене на трудови книжки през 2015-2016 г. не се различава по никакви характеристики спрямо предходни периоди.

Как да водим работна книга

Тъй като бланката на трудовата книжка е документ за строга отчетност, а попълнената трудова книжка съдържа и личните данни на служителя, законът вменява на работодателя задължението да я съхранява правилно.

Говорихме за отчитането на работните книжки в специални книги по-горе, сега нека поговорим всъщност за тяхното съхранение.

Нито Кодексът на труда на Руската федерация, нито правилата, нито инструкциите съдържат правила за това къде трябва да се съхраняват трудовите книжки. Тоест няма специални правила за съхранение на трудовите книжки.

Следователно трябва да се обърнете към нормите за документооборота (настоящият „ТЕКСТ за документи и документооборота в счетоводството“, одобрен от Министерството на финансите на СССР на 29 юли 1983 г. N 105).

Той предвижда, че формите на строга отчетност трябва да се съхраняват в сейфове, метални шкафове или специални помещения, за да се гарантира тяхната безопасност (клауза 6.2). Мълчи се дали такъв сейф трябва да бъде огнеупорен и дали трябва да се поставят решетки на прозорците на стаята.

По този начин съхранението на трудовите книжки трябва да се извършва по начин, който гарантира тяхната безопасност и предотвратява достъпа до тях на неоторизирани лица.

Срок на годност на трудовите книжки

Работодателят постоянно води трудови книжки на всички служители на пълен работен ден, с изключение на работещите на непълно работно време.

Те се раздават само при уволнение на служителя (прекратяване на трудовия договор с него по някаква причина) или за известно време за подаване на органите социална осигуровка(охрана) в съответствие с чл. 62 от Кодекса на труда на Руската федерация по писмено искане на служителя.

Възможно е да има ситуации, когато трудовите книжки на починали служители остават при работодателя.

Съгласно параграф 37 от Правилата, в случай на смърт на служител, трудова книжка (с направено вписване в нея за прекратяване на трудовия договор по параграф 6 на част 1 на член 83 от Кодекса на труда на Руската федерация) се издава в ръцете на един от неговите роднини срещу разписка в книгата за счетоводство на движението на трудовите книжки или се изпраща по пощата по писмено искане на един от роднините.

Тоест работодателят трябва да уведоми роднините на такъв служител за необходимостта от получаване на трудовата му книжка или да се съгласи да я изпрати по пощата.

Ако по някаква причина трудовата книжка на починалия служител е останала при работодателя, тогава тя трябва да се съхранява постоянно в организацията, докато не може да бъде поискана от роднини.

Срокът на годност на трудовите книжки, които не са били търсени, е 75 години (клауза 664 от Списъка на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността правителствени агенции, местните власти и организации, посочващи условията на съхранение, одобрени. Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. N 558).

Правилата за поддръжка са описани подробно в следните документи:

Процедурата за предоставяне на работодателите на формуляри за трудови книжки и вложка в трудовата книжка, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 22 декември 2003 г. № 117n.

Как се извършва съхранението и счетоводството?

Съгласно Правилника отговорността за безопасността на формулярите на служителите се носи от работодателя. Назначава и служител, отговорен за поддържането на формулярите на служителите на фирмата. Такова решение се взема със заповед.

Заповед за водене на трудови книжки, образец

Всяка организация трябва да закупи празни документи за свои собствени цели. Те се съхраняват в отдела за персонал и се издават при регистрация на служители, които са наети за първи път, както и ако е необходимо да се издаде дубликат. Всички формуляри подлежат на строго отчитане и се съхраняват в съответствие с правилата.

За отчитане на ТС е необходимо да се водят две книги:

книга за приходите и разходите за счетоводство на търговски центрове и вложки в тях (поддържа се от счетоводството на дружеството. В нея се въвежда информация за разхода на формуляри, като се посочват серията и номера на всеки документ);

При издаване на ТС на служител, мениджърът му начислява такса, равна на разходите за придобиването му. Срокът за изработка на нов търговски център е 1 седмица (клауза 8 от Правилата).

Каква информация е включена в работната книга?

Каква информация се вписва в трудовата книжка? В първоначална регистрацияВ заглавната страница на ТК се вписва следната информация за служителя:

Дата на раждане;
информация за образованието;
професия;
специалност.

След попълване на заглавната страница служителят удостоверява с подписа си верността на въведената информация (параграф 1, точка 2.2 от Инструкцията). Служителят по персонала, отговорен за попълването на формуляра, поставя своя подпис и печата на организацията на необходимия ред.

Следващите страници съдържат информация за наемане, повишение и уволнение. Има и раздел за награди и стимули за служителите за добра работа. Цялата информация в документа се въвежда въз основа на заповед на работодателя. Неговите данни също са без провалпосочени в съответната колона.

Работодателят е длъжен да запознава собственика си с всяко направено вписване за трудова дейност, за преместване и уволнение срещу подпис в личната му карта.

Изразете мнението си за статията или задайте въпрос на експертите, за да получите отговор